起初，公司需要依靠幾款客製化系統，去管理大多數辦事處的生產製造、庫存及銷售流程，越南業務亦採用了當地的印刷解決方案，但很快就發現不同問題。由於各款客製化系統及不同團隊互相獨立運作，團隊之間的認知、理解及溝通往往有所不足：某些細節資料對一部份團隊或者是無關痛癢，但對其他團隊可能是至關重要，卻經常被遺忘，未能在團隊之間有效傳遞。這樣的工作流程，令團隊單是收集和綜合數據以編製報告，也要花費兩星期時間，無法及時反映業務表現，費時失事，更不用說要以人手在跨國辦事處之間收發資訊，所引起的麻煩及可能出現的人為錯誤。
兩全其美的方案
公司作為全球時裝產業內其中一間國際知名的標籤製造商，工作流程與一般製造業或印刷企業相比，需要有其獨特之處，才可應付廠商對客製化標籤的龐大需求。例如，公司必須按照客戶的特定要求，為柯式印刷、數碼打印或編織而成的標籤，選用指定材料及尺寸，而非單純向客戶提供一系列現成選擇。這項獨特的挑戰，促使公司着力尋求全面的印刷業務管理方案。
看中了開箱即用、又可自訂功能的兩大優勢後，公司決定採用 Odoo 的解決方案。系統預設提供一整套全面的標準功能，程式亦是開放源碼（open-source），提供穩固的基礎去作簡易自訂，協助公司處理複雜的工作流程，從而優化整體效率，同時大大省卻要由零開始開發新系統的成本。Odoo 還有其他好處，包括操作介面易學易用，以及可選擇雲端寄存資料，就算要跨地域為眾多辦事處部署使用，都可輕鬆自如。
這間總部設於香港的公司，採用了 Odoo 本地合作夥伴 Aboutknowledge 的實施服務，引入機器人流程自動化（RPA），能在銷售以至製造流程中，使用整合的工作單及操作單，為不同工作點定義所有製造工序，輕易及流暢地傳達客戶的特殊要求，例如出品標準、標籤尺寸等。這些自訂功能，全部均受 Odoo 的銷售、製造管理、採購、庫存等官方應用程式支援。
整合數據，增強工作流程透明度，並輕鬆產生統計報告
整合工作單、銷售、發票、生產各項工序後，便能自動化分享相關銷售單的資訊，提供更優質、更及時的客戶服務。
使用 Odoo 後的其中一個最大轉變，是工作流程的透明度大大提升。團隊利用 Odoo 各程式互連互通的特點，在同一張銷售單內便可輕易掌握大量資料：由 Odoo 專案管理程式提供的專案項目狀態及進度、 Odoo 庫存程式 提供的庫存水平及缺貨數據，以及 Odoo 製造管理程式提供的生產狀態資訊，增強跨部門合作的效率與協調。
Ivanhoe 形容，以往的試算表統計數據分散在大量電子郵件及文件之中，但現在全靠 Odoo 系統集中儲存了團隊需要用到的八成資訊，員工只需於平台內輕按一下，即可查閱。只要營運人員嚴格遵守 SOP 標準流程，團隊便可節省大量的溝通及人手收集資料時間。
Odoo 讓公司數據高度及高效整合，此特性也有助 Odoo 會計應用程式輕鬆產生各類報表。在任何時間，Odoo 都能產生實時反映業務表現、簡明易讀的報告，例如訂單及發票分析、複式庫存記錄等。
多公司採用相同 SOP，改善協作及數據透明度
Odoo 系統容易擴充，它的「多公司」功能十分有用。
除了為公司實施一套提升工作效率的商業管理軟件外，Odoo 還協助集美印刷的各地辦事處，建立一套標準作業程序（SOP）。舉例，現在離岸辦事處及工廠的所有員工，都有一份檢查清單可以遵從，確保員工徹底完成在 Odoo 上的所有資料輸入工作，絕無遺漏。
多得 Odoo 的「多公司」功能及靈活度，各地辦事處可自主管理各類作業及生產線。其中，越南分部在一星期內，便成功實施電子發票應用程式，功能亦符合當地的監管要求。同時，銷售團隊可在幾秒內，透過網上執行庫存檢查及庫存控制工序，加快服務客戶，提供一流的客戶旅程——全因以前要靠電郵，花幾天時間將資料傳來傳去，而現在只需點按一下，便可即時在網上讀取。
此外，公司亦留意到員工心態有了意想不到的變化，其中一項是團隊成員現在能夠更全面了解整個營運生產線的流程，甚至自願設立檢查點，利用 Odoo 平台提供的真實、可靠、絕少人為錯誤的數據，協助評估工作流程。其次，團隊現在會多加關注這些準確的統計數據，因為他們也深知，可靠的數據有助推進團隊長足進步。
對 Ivanhoe 而言，運用 Odoo 去管理工作及支援員工是容易得多，因為能夠在一個平台集中查看所有資訊，無需再在眾多系統的不同分頁和視窗之間跳來跳去。
他形容：「以往員工未必會很關心其他同事的工作，缺漏資訊的情況十分常見。Odoo 為我們引入了標準作業程序，以及隨之而來的協作精神。現在，整個團隊在進入下一步工作之前，會更加意識到要檢查清楚材料及庫存水平。此舉不只可以預防人手出錯，亦有助大大減少不停來回溝通的需要。
跨地域全球運用 Odoo
享受了 Odoo 為公司大幅簡化管理工夫的好處後，集美印刷準備在不久將來，在其餘孟加拉、美國、危地馬拉的辦事處及工廠，推行和實施 Odoo。
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