選用 ERP 需要知道的 5 大秘笈

每間公司都有自己獨特的運作方式，所以不會有一款 ERP 軟件是所謂「最好」；但毫無疑問，市面上總有一款最適合你的業務。選定一款 ERP 投入使用之前，不妨先考慮一下以下五個範疇。

1. 甚麼是 ERP？運作原理是如何？

採用 ERP 軟件的第一步，是要理解它是甚麼東西，以及代表甚麼意思：ERP 全名是「企業資源規劃」（Enterprise Resource Planning），指的是一套營運平台，將公司的核心業務（包括財務、人力資源 HR）及其他營運流程（例如銷售、製造、市場推廣等），集中並整合處理。將上述林林總總操作放在同一個資料庫上管理，一大好處是方便程式作跨模組、實時的資料共用，幫助公司優化資源運用。

舉例，對於零售或批發業務，ERP 軟件可以協助買賣雙方盡快完成交易，並幫助公司與客戶保持良好關係；對於財務或金融業，ERP 應該能加快結算工序，從而節省資料輸入及檢查核對的時間；對於製造業的廠商，ERP 將物料需求計劃（MRP）、製造執行系統（MES）、產品生命周期管理（PLM）、品質控制以至保養維護，集中一處完成。至於對小型企業的東主而言，ERP 可以提供上述全部功能。

要為公司實施 ERP 軟件管理，必須經歷以下五個階段。下文會提及每個階段建議花費多少時間。

分析投資回報率（ROI）：此過程大約需要 3 至 50 天，應佔整個實施過程 10% 時間。在投資回報分析階段，你應該準備一份精準的計劃及財政預算，並因應之後會出現的變化，為團隊做好準備。
起動專案項目：此階段也應投入約 5% 時間。在此階段內，應該要敲定最終的專案計劃，同時開始讓你的團隊接觸和試用新系統。
實施：此部份將會花費你大約 80% 的時間，以完成系統設定、資料遷移、特別功能開發、核證，以及最終用戶培訓。無論過程有幾複雜，專案都必須不斷向前推進。
上線（go live）：達陣了！這就是最後 5% 時間的用途。要確保資料庫已經過測試，而團隊對於新系統操作亦訓練有素。即使有未盡如人意的地方，也不用灰心，因為⋯⋯
第二輪部署：運作幾個月後，你的專案負責人會檢視第一階段未能啟用的剩餘開發需要。此時你可作出修改，如果發現需要開發其他自訂功能，也可能是時機開始着手部署。

ERP 軟件可以有三種寄存方式選項

雲端寄存：雲端 ERP 即是將你的資料庫放在第三方伺服器上運行。只要能夠上網，你便可以隨時隨地存取你的資料庫。這種寄存方式很有可能採用基於訂閱模式、按使用者人數計算的定價及收費，適合有興趣進行數碼轉型的小型企業，以低成本享受最多的服務。

內部部署（離線安裝）：資料庫寄存在私人專用伺服器，讓你在基礎架構、資料管理、自訂功能及安全性方面，盡享最大的靈活度。通常建議擁有內部 IT 團隊、或本身具有進階技術知識的人員，才使用這種寄存選項。此寄存選項的局限在於存取較為不方便：不在公司內的員工，須透過 VPN 才可存取公司資料庫。

混合模式：混合模式 ERP 是上述兩者的結合，根據客戶需求，將不同業務流程分別寄存至本地伺服器及雲端。必須留意的是，你要確保非本地系統已連結至本地系統，資料才可無縫交接。

混合寄存的其中一個例子是「兩層 ERP」。這種寄存方法是在公司總部採用內部部署的 ERP，用於執行需要較高安全性的核心業務（例如財務工作），然後系統會連接至另一個管理輔助營運工序的 ERP，以管理各地辦事處的銷售及推廣等工作。

2. 為甚麼應該採用 ERP 管理業務

ERP 將所有營運工序和資訊，整合至同一個平台上，實現資料集中處理，並引進任何老闆都絕對樂見的無數優勢，包括：

高效協作

Odoo 讓複雜的商業流程變得簡單。如果你希望快速獲得成果，Odoo 不會讓你失望。

Yuan Gao • Alumi Group Ltd 共同創辦人

隨着業務不斷擴大，其中一項可能會出現的新挑戰，是如何有效傳遞資訊。做得不好，便會引發一連串營運問題，例如交付服務延誤、工作重疊多餘等。

功能優良的 ERP 應該能夠讓重要資料輕易可見、任務及專案進度容易追蹤，以及讓溝通平台集中，確保不同團隊都能掌握一致的資訊，但同時能夠彼此無縫交接工作。此外，好的 ERP 通常具備一系列自動化功能，為你自動產生銷售訂單（SO）、採購訂單（PO），以及其他原本需要大量人手收集和輸入資料，才可編製的文件。

延伸閱讀：Alumi Group 的成功案例即開即用的 Odoo 解決方案為 Alumi 提高 40% 生產訂單效率

生產力

ERP 系統的自動化財務平台，進一步簡化了日常操作，減少出錯風險，並改善整體財務管理。

Jameson Chow • 新加坡食物銀行經理

很多人混淆生產效率與生產力的概念。效率是指更快地完成任務，而生產力是有「放大效果」的含義，讓工作產生更重大的影響。

提供即時的資料共享功能，是 ERP 工具常見的增強工作效果做法。假設銷售人員新開了一張銷售訂單（SO），系統應能在 CRM、財務、製造及庫存等模組上，實時共享訂單內的所有資料，提示各個團隊為這項銷售，完成各自的任務。這樣可節省來回溝通的時間和精力，改善資源分配，創造更多的銷售機會。

延伸閱讀：新加坡食物銀行的成功案例
新加坡食物銀行利用 Odoo 啟動行業革命，解決糧食安全問題

彈性工作安排

我們非常高興 Odoo 在 2020 年 2 月成功投入使用，因為他們的電子商務功能，是我們在 Covid 19 疫情大流行期間取得成功的關鍵。

Amr Baz • Fayendra 資訊科技經理

隨着全世界從疫症大流行中慢慢恢復，大多數企業都開始採用混合/遙距的工作方式。

要順利過渡至這種新常態，使用 ERP 去管理業務是很必要的，因為這種工具允許員工透過 WiFi，隨時隨地存取公司的門戶網站。這不單可以促進不同地區團隊之間的無縫協作，為公司清除國際化擴充的障礙，亦能促進公司內部採用更健康及可持續的工作文化。彈性工作安排的好處有兩方面：首先，僱主可就每位員工節省約 1.1 萬美元的成本；同時，根據一項福布斯調查，多達 71% 的遙距工作受訪者，認為能夠保持工作與生活平衡。

延伸閱讀：Fayendra 的成功案例
無懼疫情，Fayendra 營商仍能取得成功

改善財政預算

Odoo 將各式各樣的工序和流程整合在一起，使我們能夠單靠一個平台，便能輕鬆集中管理銷售訂單、追蹤交貨進度及開立發票。

Mohammed Al Lawati • Al Waqia 鞋業公司營運總監

看了以上感言，便不難理解為甚麼採用適合的 ERP，可以為企業優化財政預算。

有了科技的幫助，即使不擴充員工數量，企業也可以輕鬆增加收入。團隊可以將工作重心，轉移至更積極的銷售策略，集中精力提升客戶數量及質素；而在背後，你的 ERP 系統會自動處理所有瑣碎雜務，同時進行數學運算，為你尋找出最佳的交易價格，降低產品成本。

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3. 如何選擇 ERP

數碼轉型對一盤生意來說，是重大的舉動，老闆要從市場上眾多 ERP 解決方案中選擇，亦可能覺得花多眼亂。選擇 ERP 時，你需要衡量三方面：公司規模、業務性質，以及運作需要。

公司規模

對於中小型企業（SME）而言，因為很可能沒有 IT 人員或技術團隊，故此應該着眼於 ERP 的成本效益，以及是否容易擴展。

中小企業的理想 ERP 應該直觀易用，讓員工無需深入培訓，便能夠利用系統開始管理工作任務。在基礎架構方面，應該要提供所有必需的模組，為你節省手動執行任務的時間。

這也是中小企傾向使用雲端 ERP 的原因。公司只需定期支付服務費用，便可存取所有模組，在軟件開發、安裝及實施方面只需投入極少量資源。這種模式讓中小企能夠以較低的前期成本，享受最大的靈活性及可擴展性。

如果是大型企業及跨國公司（MNC），情況會有所不同。

它們的業務管理系統應該具備強大架構，支援處理大量資料及較複雜操作。另一個需要考慮的因素，是有多大空間可以自訂功能。擁有較多資源，甚至設有內部技術團隊的大公司，會有較大可能想為 ERP 軟件自訂功能：即是說，它們需要方便自訂的解決方案。

資料寄存方面，有些大公司甚至會動用自己的資源，由零開始，為自己度身設計一套管理軟件。其他公司可能會選擇混合模式：即是核心操作留給公司內部管理，確保享有最大安全性，其餘營運流程則會採購外間解決方案去處理。

產業

當然，公司的業務性質，也是選擇 ERP 的一項關鍵考慮因素。

你應該選擇針對所屬行業的 ERP，透過該行業既有的最佳做法及一些最常見的工作流程，加上預先設定的合規配置，以滿足你的業務需求。舉例，製造業廠商應尋找一些提供品質控制、生產計劃及庫存管理模組的 ERP 系統。

ERP 軟件能否配合你最常用的第三方服務提供者、作出整合，也是該軟件是否適合你公司的一個很好的參考準則。假設你是經營網店的線上零售商，你所選用的電子商務模組，就必須能夠整合主要的付款服務商及送遞公司。

業務需求

實施新的系統之前，你還應該從頭到尾評估業務流程及運作需要，辨別哪些關鍵功能是最需要、最應該優先處理的。

如果你公司的業務管理需要數碼化轉型的原因，是出於逐漸轉向混合工作模式，那麼選用的 ERP 應該具備團隊生產力應用程式，協助你促進溝通效率，並使專案管理更流暢簡單。

選擇 ERP 時，也需要考慮業務未來增長的情況。你應該檢視選用的平台，能否讓你因應業務增長，去自訂工作流程、概覽畫面及各類報表。

最後一項關注要點，是 ERP 軟件在你所屬行業內的聲譽。選用已在軟件界立足一段時間、客戶支援服務良好的 ERP 供應商。符合這項要求的軟件，日後會為你省卻麻煩，讓你順利整合，並享用充足的售後功能及技術支援。

4. 我應該投入多少時間和金錢

數碼化需要花費時間和金錢，你要確保這兩項公司最寶貴的資產，投資在值得的事項上。由零開始為公司實施 ERP，可能成本高昂，又極費心神。

公司要投入的時間及財務資源，會因應公司規模、專案要求、客製化自訂功能，及其他獨特的運作需要，而有所不同。對中小企業來說，實施時間短則兩個月，長則可達一年；跨國公司更需要至少幾個月，甚至超過一年時間，才可完成。

正因如此，你應該事先與財務團隊，制定財務預算計劃。以下是你預算內一些關鍵交付成果的例子，以及服務提供者為確保成功實施系統而建議的實施時間表。

變化管理

團隊有否足夠訓練，去運作系統？
團隊是否了解這次轉用軟件的必要性，以及軟件為他們帶來的好處？
負責的專案項目經理，是否積極推進變革進程，並掃除當中障礙？

專案完成

軟件投入使用後，公司內部是否有足夠的支援？
新系統滿足了我的要求嗎？
它是否提高了工作流程效率，並成功減省人手操作？

5. 其後展望

軟件投入使用後，你的旅程仍會繼續下去，因為大家都會繼續尋找改進空間。當團隊開始習慣使用新系統去管理工作後，從長遠來看，合適的 ERP 應該仍會為你公司帶來其他益處。

業務增長

衡量業務成長速度的方法有很多：例如成功產生的收入、潛在客戶數量、團隊生產力等等。現在，工作流程自動化及簡化後，完成專案項目所需的時間，以及公司獲得的潛在客戶數量，都應該會有所增長。

管理層可以存取實時的公司數據，以及系統升級後能夠自動產生的各類報告及報表。作為高級管理人員，應好好加以利用和參考這些資料，作出更及時、更敏銳的決策。

可擴展性及自訂功能

如果你的 ERP 能滿足所有要求，公司踏上穩定增長之路，便是時候探索更多可以優化 ERP 使用的機會。

你的 ERP 應該與公司一起同步成長，形成持久的夥伴關係。如果你的 ERP 具備靈活及容易擴充的基礎架構，應該能夠定期提供產品或版本升級選項、整合不同解決方案的新功能、針對特定地區的本地化功能，以及自訂和客製化的空間，以支援不斷增長的資料庫，提供更流暢的操作、資料流，以及更進階的功能。

系統能夠持續變得更成熟，好處數之不盡，不單可以確保軟件能夠支援你不斷變化的需求，而你亦可以在系統引進新功能及整合時獲取靈感，發掘擴充業務的新方向。