Bedrijf: Rhea Vendors Benelux

Locatie: Nederland, Europa

Sector: Groothandel en dienstverlening

Oprichting: 2007

Aantal medewerkers: <30

Odoo-gebruikers: <30

Hostingtype: Odoo.sh

Apps: CRM, Verkoop, Inkoop, Facturatie, Boekhouding, Website, E-commerce, Logistiek, Voorraad, Kwaliteit, Projectbeheer, Studio, Documenten

Implementatiepartner: Radical Fanatics

Rhea Vendors Benelux maakt deel uit van de wereldwijd toonaangevende Rhea Group in de productie van op maat gemaakte koffiemachines. Het bedrijf werkte met verschillende tools en ondervond uitdagingen bij het beheer van operaties. Deze aanpak voldeed echter niet meer, waardoor Rhea besloot een ingrijpende stap te zetten. Ze implementeerden een geïntegreerd modern beheersysteem en kozen voor de software van Odoo om werkstromen te optimaliseren, de efficiëntie te verhogen en ruimte te creëren voor toekomstige groei.  

De Rhea Group, opgericht in 1960, is een van de grootste producenten van op maat gemaakte koffiemachines. Het bedrijf onderscheidt zich door zijn internationale aanwezigheid, hoogwaardig design, geavanceerde technologie en de uitmuntende kwaliteit ‘Made in Italy’. 

Rhea is een wereldspeler in de distributiesector en heeft zich daarnaast gepositioneerd als pionier in diverse andere sectoren, zoals retail, horeca en out-of-home. Het bedrijf heeft als missie de voortdurend veranderende markt niet alleen te interpreteren, maar zelfs te anticiperen. 

Rhea opende in 2007 een filiaal in de Benelux maar beschikte nog niet over een systeem om taken en operaties te beheren. Het team onderzocht de markt naar geschikte software voor een startend bedrijf en besloot verschillende tools in te zetten voor het beheer van de volgende taken:

• Aanmaken en beheren van tickets
• Boekhouding
• Website 
• CRM-database
• E-commerce
• Pakketverzending 

Het bedrijf heeft in de loop der jaren verschillende softwareoplossingen aangeschaft die onafhankelijk van elkaar werkten en specifiek waren afgestemd op de behoeften van de verschillende afdelingen. Deze oplossingen werden op de een of andere manier met elkaar verbonden om de operaties te vergemakkelijken. Hoewel alles functioneerde zoals het moest, voelde Rhea Vendors Benelux de behoefte om de vertrouwde werkwijze los te laten en over te stappen naar een tool die het team in staat zou stellen betere resultaten te behalen. De beslissing om iets nieuws te omarmen was uitdagend, maar ook opwindend!

“Het was tijd om onze infrastructuur te upgraden. AI was niet geïntegreerd, de systemen draaiden on-premise en het onderhoud werd steeds duurder. We konden geen vooruitgang meer boeken en de gewenste efficiëntie behalen.” - Claudio Cottica - Manager bij Rhea Vendors Benelux

Het bedrijf begon in februari 2023 met het opstellen van een roadmap om de ideale partner voor een beheersysteem te vinden. Het team evalueerde zorgvuldig zo'n 9 leveranciers, vergeleek hun aanbiedingen en functies en besprak de benodigde ontwikkelingen om een weloverwogen keuze te maken. 

Het bedrijf realiseerde zich dat de overstap van traditionele on-premise software naar een modern online beheersysteem noodzakelijk was. Odoo werd gekozen vanwege de mogelijkheid om te schalen volgens de visie en veranderende behoeften van het bedrijf. Het was duidelijk dat het project voor de komende jaren een succes zou zijn.

Rhea Vendors Benelux startte in maart 2023 het implementatieproces, met de bedoeling om in juli live te gaan. Ze werkten samen met Radical Fanatics, een Silver Odoo-partner. De werklast werd verdeeld over de financiële, ontwerp- en webimplementatie, waarbij gegevensoverdracht een cruciale fase was. Elke partij bracht zijn expertise in en de nadruk lag op het combineren van vaardigheden. De voortgang werd wekelijks besproken terwijl de testomgeving optimaal werd benut.

De oude tools werden op 30 juni uitgeschakeld en de laatste data geïmporteerd in de software van Odoo, die vanaf dat moment het enige beheersysteem voor het bedrijf werd. De teams waren zeer enthousiast en wilden al snel meer apps toevoegen. Er werd echter besloten hen eerst de basismodules eigen te maken.

Hoewel de software van Odoo soms uitdagingen en complexiteit met zich meebrengt, is Rhea Vendors over het algemeen zeer tevreden met het beheersysteem van Odoo en vraagt zich zelfs af waarom deze oplossing niet al veel eerder is ingevoerd. Het systeem heeft aanzienlijke veranderingen binnen de organisatie teweeggebracht en biedt diverse voordelen, zoals: 

 Centralisatie van alle data en processen: alles wordt gebundeld in één geïntegreerde omgeving, wat zorgt voor rust en focus. 

 Flexibele oplossing: de flexibiliteit van het platform biedt zowel steun als meerwaarde voor het team.

 Eenvoudigere training van nieuwe teamleden: de training verloopt veel vlotter, aangezien ze slechts één interface moeten leren gebruiken. 

 Bijna papierloos kantoor: met de implementatie van Odoo is het kantoor verder gedigitaliseerd, waardoor het papierverbruik is afgenomen van 90% naar 99%. 

De implementatie van Odoo heeft niet alleen de werkstromen van het bedrijf verbeterd, maar ook waardevolle tijd vrijgemaakt voor de teams. Werknemers kunnen deze tijd benutten om processen te verfijnen, efficiënter aan projecten te werken en hun ambities waar te maken om nog meer te bereiken. 

Rhea Vendors Benelux blijft zich ontwikkelen door strategisch nieuwe functies aan het platform toe te voegen op basis van de behoeften. Zo blijft de werkomgeving volledig geoptimaliseerd voor voortdurend succes.

Na de succesvolle implementatie van Odoo bij Rhea Benelux wordt het systeem nu ook uitgerold naar de filialen. Oostenrijk gaat in januari 2025 live, gevolgd door Duitsland in januari 2026. Dit draagt verder bij aan de wereldwijde efficiëntie.