Access Solution
Access Solution, installation et maintenance de systèmes de sécurisation automatisée (portails motorisés, contrôles d’accès, interphonie et vidéosurveillance), basée à Wambrechies.
Avant notre intervention, l’entreprise gérait ses opérations avec des processus fragmentés. Les appels clients étaient sous-traités et traités manuellement, les interventions n’étaient pas digitalisées et les tickets n’étaient pas automatisés. Les devis et bons d’intervention manquaient de fluidité, la comptabilité était partiellement déconnectée et le suivi des abonnements de maintenance restait limité. L’entreprise avait besoin d’un ERP intégré pour centraliser, automatiser et fiabiliser ses processus.
L’entreprise utilise Ventes, Achats, Comptabilité, Service sur site, Abonnement, Tableaux de bord, Assistance sur Odoo 18 – Online, avec connexion Azure/Office 365 et rapports personnalisés.
Nous avons mené un cadrage fonctionnel puis paramétré les modules clés. L’assistance a été structurée autour de plusieurs équipes avec alias email et workflow automatisé : chaque demande génère un ticket, confirmé au client par email, puis suivi jusqu’à la clôture. Depuis un ticket, il est désormais possible de créer un devis ou une tâche de service sur site, avec modèles standardisés pour installation et dépannage. Les devis intègrent articles, services et notes, et se signent en ligne. Les tâches de service sur site permettent aux techniciens de récupérer les produits, remplir et faire signer une feuille de travail, puis déclencher la facturation en masse. La gestion des abonnements permet de facturer automatiquement les contrats de maintenance et de planifier des interventions préventives.
Nous avons également réorganisé la comptabilité (taxes, rapports, lettrage bancaire), repris les données clés (articles, contacts, abonnements, FEC, immobilisations) et formé les équipes à l’usage d’Odoo.
Résultat : un ERP centralisé, des interventions digitalisées, une facturation fluide et un pilotage global renforçant réactivité, traçabilité et qualité de service.
