El proceso de digitalización es en el que convertimos los modelos tradicionales y los procesos analógicos al formato digital. Los datos son transformados para poder ser procesados y tratados desde cualquier ordenador, móvil o tablet.
Digitalización de las empresas
La digitalización se ha vuelto cada vez más necesaria en las empresas, debido a diferentes factores, tales como el ahorro de tiempo, recursos y espacio. A menudo, el paso de los medios analógicos a la digitalización en las empresas conlleva una transformación de gran parte de la organización empresarial.
Hoy en día podemos digitalizar prácticamente todos los ámbitos de la empresa, desde las relaciones comerciales, a los recursos humanos, firmas, gestión de proyectos y facturación. La digitalización de nuestros recursos implica cambios a nivel organizativo, ya que las tareas realizadas en el día a día variarán.
Además, la importancia de la digitalización es tal que se ofrecen ayudas para conseguir tal fin, como el kit digital, ofertado para poder digitalizar tu empresa implementando un sistema de gestión como es Odoo.
Digitalización de las facturas
La digitalización de las facturas es uno de los procesos más importantes en este momento, además de ser el motivo por el cual muchas empresas optan por digitalizarse. Todas las ventajas que trae consigo digitalizar las facturas son motivos más que suficientes para plantearse el cambio, aunque a veces pueda parecer costoso.
La ley obliga a mantener las facturas un mínimo de 5 años, lo que implica un gasto de espacio y papel y la posibilidad de traspapelar alguna factura. Gracias a los sistemas de facturación como Odoo, todas las facturas quedarán guardadas en el sistema y ahorrarás espacio, riesgos y pérdida de información.
Pero, ¿y las facturas que ya tengo emitidas? No será un problema gracias al sistema OCR, el cual es capaz de leer las facturas, digitalizarlas e insertarlas en el sistema. El almacenamiento de las mismas dentro del sistema es totalmente legal, así como el formato electrónico de las facturas.
En Odoo, el sistema OCR está integrado en la aplicación de facturación. Este sistema funciona mediante los tokens de Odoo, al ser una inteligencia artificial, el sistema va aprendiendo y reconociendo las facturas de manera que te ahorrará cada vez más tiempo.
Una vez que tengas tu sistema de facturación podrás hacer las facturas de manera digital directamente, lo que te ahorrará ese paso de digitalizar una factura en papel. Podrás tanto emitir como recibir facturas en formato digital, con la validez legal total.
Esto es una gran ventaja cuando comienzas una empresa, con un sistema de facturación puedes cumplir con todos los requisitos legales sin preocupaciones adicionales. Un software de gestión como Odoo es el gran aliado de las pymes y de los/as autónomos/as. La sintetización de los procesos, ahorro de recursos y tiempo que se puede emplear en otras funciones.
Las ventajas de la factura digital van más allá del tiempo que les dedicamos y el espacio que ocupan. En los envíos encontraremos un ahorro de dinero, ya que las podremos enviar por correo electrónico en lugar de correo postal. Encontramos mayor facilidad en la organización y es más fácil evitar el error humano, que es siempre un factor a tener en cuenta. Además de facilitar el trabajo al equipo contable, ya sea interno o externo.
En lo referente a los requisitos que van a impulsar a la digitalización, encontramos tanto la factura electrónica como el TicketBAI. Ambas requieren de un sistema de facturación para poder cumplir con los requisitos, ya que son archivos en formato xml que deben ir acompañados de un certificado digital y deben ser firmados electrónicamente.
Currently, electronic invoicing is not mandatory, however TicketBAI is required, so these are cases in which you will always need an invoicing software. In the case of Odoo, we have both options in a fully integrated way and in compliance with all legal requirements.
Ya sea para digitalizar la facturación o cualquier ámbito de tu empresa, Odoo te ofrece la mejor solución, ya que las aplicaciones totalmente integradas te ayudarán a olvidarte de cualquier proceso analógico y podrás dedicar tus recursos al crecimiento del negocio.
Digitalización para empresas españolas