De la facturación a clientes a la recepción de cobros¶
Odoo soporta múltiple facturación y flujos de pago, entonces puede elegir y usar los que correspondan a las necesidades de su negocio. Si quiere aceptar un solo pago para una sola factura, o procesar un pago que abarca múltiples facturas y tomar descuentos por pagos anticipados, puede hacerlo eficiente y exactamente.
Desde el Borrador Factura hasta Ganancias y Pérdidas¶
Si al final elegimos un escenario típico de “gestión de cobro”, después que los bienes han sido entregados, Ud.: emitirá una factura; recibirá un pago; depositará ese pago en el banco; se asegurará que la Factura del Cliente está cerrada; hará seguimiento si los Clientes están retrasados; y finalmente presentará sus Ingresos en el Estado de Pérdidas y Ganancias y mostrará la disminución en Activos en la Hoja de Balance.
La facturación en la mayoría de países ocurre cuando una obligación contractual es atendida. Si envía una caja a un cliente, ha atendido los términos del contrato y puede facturarlos. Si su proveedor le envía un encargo, ellos han atendido los términos de ese contrato y pueden facturarle. Además, se han cumplido los términos del contrato cuando la caja se mueve a o desde un camión. En este punto, Odoo soporta la creación de lo que es llamado Factura Borrador por el personal de Bodega.
Creación de Facturas¶
Las facturas borrador puede ser generadas manualmente desde otros documentos como Órdenes de Venta, Órdenes de Compra, etc. Aunque puede crear una factura borrador directamente si quiere.
Se debe proveer al cliente con una factura con la información necesaria para que ellos puedan pagar por los bienes y servicios ordenados y entregados. También debe incluir otra información necesaria para pagar la factura a tiempo y de manera precisa.
Facturas borrador¶
El sistema genera facturas las cuales inicialmente se configuraron en estado Borrador. Mientras que estas facturas
permanezcan inválidas, no tienen impacto contable dentro del sistema. No hay nada que impida a los usuarios de crear sus propias facturas borrador.
Creemos una factura de cliente con la siguiente información:
Cliente: Agrolait
Producto: iMac
Cantidad: 1
Precio Unitario: 100
Impuestos: Impuesto 15%
El documento esta compuesto de tres partes:
la parte superior de la factura, con la información del cliente,
el cuerpo principal de la factura, con líneas de factura detalladas,
el final de la página, con detalle acerca de los impuestos, y los totales.
Facturas Pro-forma o Abiertas¶
Una factura normalmente incluye la cantidad y el precio de las mercancías y/o servicios, la fecha y las partes involucradas, el número único de factura y la información de impuestos.
«Valide» la factura cuando este listo para aprobarla. Luego, la factura se mueve desde el estado Borrador al estado Abierto.
Cuando ha validado una factura, Odoo le da un número único desde una secuencia definida y modificable.
Las entradas de contabilidad correspondientes a esta factura son generadas automáticamente cuando valida la factura. Puede ver los detalles dando clic en la entrada en el campo Diario de Entrada en la pestaña «Otra Información».
Enviar la factura al cliente¶
Después de validar la factura de cliente, puede enviarla directamente al cliente a través de la funcionalidad “Enviar por email”.
Una entrada de diario típica desde una factura validada se verá como sigue:
Cuenta |
Asociado |
Fecha de vencimiento |
Débito |
Crédito |
|---|---|---|---|---|
Cuentas por Cobrar |
Agrolait |
01/07/2015 |
115 |
|
Impuestos |
Agrolait |
15 |
||
Ventas |
100 |
Pagos¶
En Odoo, una factura es considerada para ser pagada cuando la entrada contable asociada ha sido conciliada con las entradas de pago. Si no ha habido una conciliación, la factura permanecerá en el estado Abierto hasta que haya ingresado el pago.
Una entrada de diario típica desde una factura validada se verá como sigue:
Cuenta |
Asociado |
Fecha de vencimiento |
Débito |
Crédito |
|---|---|---|---|---|
Banco |
Agrolait |
115 |
||
Cuentas por Cobrar |
Agrolait |
115 |
Recibir un pago parcial a través del extracto bancario¶
Puede manualmente ingresar en Odoo sus extractos bancarios, o puede importarlos desde un archivo csv o desde otros varios formatos predefinidos de acuerdo a la localización de su contabilidad.
Cree un extracto bancario desde el tablero contable con el diario relacionado e ingrese un monto de $100 .
Conciliar¶
Ahora concilie!
Ahora puede ir a través de cada transacción y conciliarlas o conciliar en masa con las instrucciones al final.
Después de conciliar los ítems en la hoja, la factura relacionada ahora muestra «Tiene pagos pendientes para este cliente. Puede conciliarlos para pagar esta factura.»
Aplicar el pago. Abajo, puede ver que el pago ha sido agregado a la factura.
Seguimiento de Pagos¶
Hay una creciente tendencia de clientes que pagan facturas tarde y mas tarde. Además, los recaudadores deben realizar todo tipo de esfuerzos para captar el dinero y captarlo más rápido.
Odoo le ayudará a definir su estrategia de seguimiento. Para recordarle a los clientes pagar sus facturas pendietes, puede definir diferentes acciones dependiendo de que tan grave es el pago pendiente. Estas acciones están empaquetadas en niveles de seguimiento que son desencadenadas cuando la fecha de vencimiento de una factura ha sobrepasado un cierto número de días. Si hay otras facturas pendientes del mismo cliente, se ejecutarán las acciones de la factura más vencida.
Pasando por los registros del cliente y profundizando en los «Pagos Pendientes» verá el mensaje de seguimiento y todas las facturas pendientes.
Reporte de Antigüedad de Cliente:¶
El reporte de antigüedad de cliente será una herramienta clave adicional para que el recaudador entienda los problemas de crédito del cliente, y prioretice su trabajo.
Use el reporte de antigüedad para determinar cuales clientes están pendientes e inicie con sus esfuerzos de captación.
Ganancias y pérdidas¶
El Estado de Ganancias y Pérdidas muestra los detalles de sus ingresos y gastos. En última instancia, este le da una imagen clara de sus Ganancias y Pérdidas Netas. Algunas veces es referido como «Estado de Ingresos» o «Estado de Ingresos y Gastos.»
Hoja de Balance¶
El balance resume las obligaciones, activos y neto patrimonial en un momento específico.
Por ejemplo, si administra su inventario usando el método de contabilidad perpetua, debe esperar una disminución en la cuenta «Activos Corrientes» una vez el material ha sido entregado al cliente.