Casos de uso de cuentas analíticas

La contabilidad analítica puede ser usada para muchos propósitos:

• analice costos de una compañía

• re-factura tiempo a un cliente

• analice comportamiento de un servicio o un proyecto

Para manejar contabilidad analítica, debe activarla en Configuración ‣ Ajustes:

Para ilustrar cuentas analíticas claramente, seguirá tres casos de uso, cada uno de tres diferentes tipos de compañía:

1. Compañía industrial: Analice Costos

2. Firma de Abogados: re-facture horas gastadas

3. Compañía de Servicios/IT: análisis de resultados

Caso 1: Compañía industrial: Analice costos

En industria, usualmente encontrará planes de cuentas estructurados en departamentos y productos en los que la compañía misma fue creada.

El objetivo es examinar los costos, ventas y márgenes por departamento/recursos y por producto. El primer nivel de la estructura abarca los diferentes departamentos, y los niveles más bajos representan los rangos de producto que la compañía hace y vende.

Plan Analítico de Cuentas para una Compañía de la Industria Manufacturera:

1. Departamento de marketing

2. Departamento Comercial

3. Departamento de Administración

4. Rango de Producción 1

5. Rango de Producción 2

En uso diario, es útil marcar la cuenta analítica en cada factura de compra. Cuando la factura es aprobada, automáticamente generará los asientos para ambas, la general y las correspondientes cuentas analíticas. Para cada asiento en las cuentas generales, hay por lo menos un asiento analítico que localiza costos al departamento que incurrió en ellos.

Aquí hay un posible desglose de algunos asientos de contabilidad general para el ejemplo anterior, asignados a varias cuentas analíticas:

Contabilidad General					Contabilidad Analítica
Derecho	Cuenta	Débito	Crédito		Cuenta	Valor
Compra de Materias Primas	2122	1500			Rango de Producción 1	-1 500
Subcontratistas	2122	450			Rango de Producción 2	-450
Nota de crédito por materiales defectuosos	2122		200		Rango de Producción 1	200
Los gastos de transporte	2122	450			Rango de Producción 1	-450
Gastos del personal	2121	10000			Marketing	-2 000
					Comercial	-3 000
					Administrativo	-1 000
					Rango de Producción 1	-2 000
					Rango de Producción 2	-2 000
PR	2122	450			Marketing	-400

La representación analítica por departamente le permite investirar los costos asignados a cada departamento en la compañía. El plan de cuentas analítico muestra la distribución de los costos de la compañía usando el ejemplo anterior:

En este ejemplo de una estructura jerárquica en Odoo, puede analizar no solo los costos de cada rango de producto, sino también los costos de todo el producto. Un reporte que relaciona ambas, cuentas generales y cuentas analíticas, le permite obtener un desglose de costos dentro de un departamento dado.

Los ejemplos anteriores están basados en un desglose de los costos de la compañía. Asignaciones analíticas pueden ser tan efectivas para ventas. Eso le da rentabilidad (ventas - costos) de diferentes departamentos.

Esta representación analítica por departamento es usada generalmente por compañías comercializadoras e industrias.

Una variación de esto, no es dividirlo por ventas y departamentos de mercadeo, es asignar cada costo a su correspondiente rango de producto. Esto le dará un análisis de la rentabilidad de cada rango de producto.

Eligiendo uno sobre el otro depende en cómo examine su labor de mercadeo. Es un costo global asignado en forma general, o es cada rango de producto responsable por sus propios costos de mercadeo?

Caso 2: Firma de Abogados: costos de recursos humanos?

Las firmas de abogados generalmente adoptan la administración por caso, donde cada caso representa un archivo de cliente actual. Todos los gastos y productos son luego agregados a un archivo/cuenta analítica dada.

Una preocupación principal de las firmas de abogados es la facturación de horas trabajadas, y la rentabilidad por caso y por empleado.

Los mecanismos usados para la codificación de horas trabajadas será cubierta en detalle en la documentación de hojas de trabajo. Como la mayoría de procesos de sistema, las horas trabajadas son integradas dentro la contabilidad analítica. En el formato empleado, especifique el costo del empleado. El cargopor hora es una función del costo del empleado.

Entonces una firma de abogados optará por una representación analítica la cual refleje la administración del tiempo que el empleado trabaja en los diferentes casos de clientes.

La facturación por diferentes casos es un poco inusual. Los casos no coinciden con ningún asiento en la cuenta general ni ellos vienen de facturas de compra o venta. Eston son representados por varias operaciones analíticas y no tienen contrapartes exactas en las cuentas generales. Eston son calculados en la base de costo por hora por empleado.

Al final del mes cuando pague los salarios y beneficios, intégrelos dentro de las cuentas generales pero no en las cuentas analíticas, porque éstas ya han sido consideradas para facturación de cada cuenta. Un reporte que relacione información desde las cuentas generales y analíticas luego le permite comparar los totales, entonces podrá reajustar sus estimados de costo por hora por empleado dependiendo del tiempo actualmente trabajado.

La siguiente tabla muestra un ejemplo de diferentes asientos analíticos que puede encontrar para su cuenta analítica:

Derecho	Cuenta	Cantidad		Contabilidad General	Débito	Crédito
Estudiar el archivo (1 h)	Caso 1.1	-15
Buscar la información (3 h)	Caso 1.1	-45
Consulta (4 h)	Caso 2.1	-60
Cargo de servicios	Caso 1.1	280		705 - Servicios de facturación		280
Compra de Papelería	Administrativo	-42		601 - Compra de muebles	42
Costo de combustible - Viaje de cliente	Caso 1.1	-35		613 - Transportes	35
Salarios de empleados				6201 - Salarios		3 000

Tal estructura le permite hacer un estudio detallado de la rentabilidad de varias transacciones.

Para más detalles acerde de rentabilidad, por favor lea el siguiente documento: Cómo rastrear costos de recursos humanos con hojas de trabajo?

Pero la contabilidad analítica no esta limitada a un simple análisis de la rentabildiad de diferentes clientes. La misma información puede ser utilizada para recarga automática de servicios al cliente al final del mes. Para facturar clientes, solo vincule la cuenta analítica a una orden de ventas y venda productos que manejen hojas de trabajo o gastos.

Case 3: IT Services Company: performance analysis

La mayoría de compañías que prestan servicios IT enfrentan los siguientes problemas:

• planificación de proyectos,

• facturación, la rentabilidad y el seguimiento financiero de los proyectos,

• la gestión de los contratos de soporte.

Para lidiar con estos problemas, use un plan de cuentas analítico estructurado por proyecto y por orden de venta.

La administración de servicios, gastos y ventas es similar a lo presentado antes para abogados. La facturación y el estudio de rentabilidad también son similares.

Pero ahora revise los contratos de soporte. Estos contratos usualmente están limitados a un número prepagado de horas. Cada servicio publicado en las cuentas analíticas muestra las horas de soporte restantes. Para manejar contratos de soporte, cree un producto configurado a una factura en orden y vincule la orden de venta a una cuenta analítica

En Odoo, cada línea analítica lista el número de unidades vendidas o usadas, así como que encontraría allí usualmente - el monto en unidades de moneda (USD o GBP, o cualquier otra elección que haga). Entonces puede sumar las cantidades vendidas y usadas de cada orden de ventas para determinar si quedan horas pendientes del contrato de soporte.

Conclusión

La contabilidad analítica le ayuda a analizar costos e ingresos cualquiera que sea el caso. Puede vender o comprar servicios, rastrear tiempo o analizar el rendimiento de la producción.

La contabilidad analítica es flexible y fácil de usar a través de todas las aplicaciones de Odoo (ventas, compras, hojas de trabajo, producción, facturas,…).