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¿Cómo registrar pagos de clientes con cheques?

Hay dos formas de manejar los pagos recibidos en cheque. Odoo soporta ambos enfoques para que pueda usar la que más se adapte a sus hábitos.

  1. Fondos Sin Depositar: una vez se recibe el cheque, se registra un pago en cheque en la factura. (usando un diario de cheques y registrando la cuenta Fondos Sin Depositar). Luego, una vez el cheque entra a su cuenta bancaria, mueva el dinero desde Fondos Sin Depositar a su cuenta bancaria.

  2. Una sola entrada de diario: una vez se recibe el cheque, se registra un pago en su banco, pagado en cheque, sin ir a través de los Fondos Sin Depositar. Una vez procese sus extractos bancarios, realice la correspondencia con su banco y el pago en cheque, sin crear una entrada de diario dedicada.

Recomendamos el primer enfoque ya que es más preciso (el balance de su cuenta bancaria es preciso, si se toman en cuenta los cheques que no se han canjeado aún). Ambos enfoques requieren del mismo esfuerzo.

Aún si el primer método es más limpio, Odoo soporta el segundo enfoque porque algunos contadores están acostumbrados a usarlo (usuarios de quickbooks y peachtree).

Opción 1: Fondos no depositados

Configuración

  • Crear un Diario Cheques

  • Configurar Cheques sin Depositar como una cuenta crédito/débito por defecto

  • Configurar la cuenta bancaria relacionada a este diario como Permitir Conciliación

Desde pago de cheques hasta estados de cuenta bancario

La primera forma de manejar cheques es crear un diario de cheques. Así, los cheques se convierten en un método de pago en sí mismo y registrará dos transacciones.

Una vez reciba el cheque de un cliente, vaya a la factura relacionada y de clic en Registrar Pago. Llene la información acerca del pago:

  • Método de pago: Diario de Cheques (que configuró con las cuentas débito y crédito por defecto como Fondos sin Depositar)

  • Memo: escriba el número de cheque

Esta operación producirá la siguiente entrada de diario:

Cuenta

Correspondencia de Extractos

Debe

Haber

Cuenta a cobrar

100.00

Fondos no depositados

100.00

La factura es marcada como pagada tan pronto como registre el cheque.

Luego, una vez obtiene los extractos bancarios, corresponderá este extracto con el cheque que estan en Fondos sin Depositar.

Cuenta

Correspondencia de Extractos

Debe

Haber

Fondos no depositados

X100.00

Banco

100.00

Si usa este enfoque para administrar cheques recibidos, obtiene la lista de cheques que no han sido canjeados en la cuenta Fondos sin Depositar (accesible, por ejemplo, desde el libro mayor general).

Opción 2: Una sola entrada de diario

Configuración

No hay nada que configurar si planea administrar sus cheques usando este método.

Desde pago de cheques hasta estados de cuenta bancario

Una vez reciba el cheque de un cliente, vaya a la factura relacionada y de clic en Registrar Pago. Llene la información acerca del pago:

  • Método de pago: el banco que será usado para el depósito

  • Memo: escriba el número de cheque

La factura es marcada como pagada tan pronto como registre el cheque.

Una vez reciba los extractos bancarios, hará la correspondencia con el extracto y este pago. (técnicamente: apunte este pago y relacionelo con la línea del extracto)

Con este enfoque, obtendrá el siguiente asiento de entrada en sus libros:

Cuenta

Correspondencia de Extractos

Debe

Haber

Cuenta a cobrar

X100.00

Banco

100.00

Si usa este enfoque para administrar cheques recibidos, puede usar el reporte Reporte de Conciliación Bancaria para verificar que cheques han sido recibidos o pagados por el banco. (este reporte esta disponible desde la opción Más en el tablero de Contabilidad en la cuenta bancaria relacionada).