Der digitale Wandel schreitet immer weiter voran und die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnungen) wird somit immer mehr zu einem essentiellen Element, um Effizient für Unternehmen zu steigern und zugleich aktuelle gesetzliche Standards einzuhalten. Die Änderungen der Vorschriften für elektronische Rechnungen in Deutschland werden sich auf Unternehmen aller Größen und Branchen auswirken.
Dieser Artikel soll dir helfen, das Konzept der elektronischen Rechnungsstellung, den rechtlichen Rahmen und die Auswirkungen auf deutsche Unternehmen besser zu verstehen.
E-Rechnungen verstehen
Das Erstellen und Empfangen von Rechnungen bildet die Grundlage für sämtliche Finanzgeschäfte eines Unternehmens. Die elektronische Rechnungsstellung bezieht sich auf die elektronische Generierung, Übermittlung und das Speichern von Rechnungen in einem strukturierten, standardisierten, digitalen Format.
Die Umstellung von herkömmlichen Papierrechnungen oder unstrukturierten digitalen Formaten wie PDFs auf die elektronische Rechnungsstellung optimiert Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen, indem die Datenverarbeitung automatisiert, die Zuverlässigkeit erhöht und Fehler deutlich minimiert werden.
Rechtsrahmen
Die Europäische Union hat sich stark für die elektronische Rechnungsstellung eingesetzt, insbesondere durch die Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung für Geschäfte und Transaktionen zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung (B2G) vorschreibt. Diese Richtlinie legt den Grundstein für standardisierte Formate wie EN 16931, die die Interoperabilität zwischen den EU-Mitgliedstaaten gewährleisten.
Der deutsche Ansatz zur elektronischen Rechnungsstellung lehnt sich eng an die EU-Normen an und wird in den kommenden Jahren von der öffentlichen Verwaltung auf den B2B-Sektor (Business-to-Business) ausgeweitet.
Das deutsche Bundesfinanzministerium (BMF) führt die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen ab Januar 2025 schrittweise ein. Dieser Prozess knüpft an die frühere Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor (B2G) in Deutschland an, wo Bundes- und Landesbehörden seit 2020 elektronische Rechnungen verarbeiten müssen.
Wichtige Daten und Meilensteine
Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu erhalten.
Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz von über 800 000 € müssen für B2B-Transaktionen elektronische Rechnungen ausstellen.
Alle Unternehmen müssen die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung einhalten.
Auswirkungen auf deutsche Unternehmen
Um die neuen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zu erfüllen, müssen deutsche Unternehmen digitale Plattformen einführen, die den Empfang und die Ausstellung von elektronischen Rechnungen in vorgeschriebenen Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD ermöglichen. Die Umstellung erfordert häufig IT-System-Upgrades, einschließlich der Implementierung kompatibler Software für elektronische Rechnungsstellung. Dies stellt nicht nur eine Herausforderung für das Veränderungsmanagement dar, sondern bietet auch die Chance, die digitale Infrastruktur eines Unternehmens zu optimieren. Veränderungen benötigen Zeit, sowie konkrete Schulungen für verantwortliche Mitarbeitende, um sich an die neuen Prozesse anzupassen und diese effizient nutzen zu können.
Wenn sie mit den richtigen Systemen effektiv implementiert werden, kann dieser anfängliche Aufwand erhebliche Vorteile für dein Unternehmen bringen:
Gesteigerte Effizienz: Die Verarbeitung automatisierter Rechnungen reduziert die manuelle Arbeit und beschleunigt den Zahlungsprozess.
Kosteneinsparungen: Physische Speicherung und Versand entfallen vollständig.
Gesetzliche Konformität: Die Steuergesetzgebung wird gewährleistet und der Mehrwertsteuerbetrug reduziert.
Verbesserte Datenübersicht: Strukturierte Daten optimieren Finanzberichte und unterstützen eine fundierte Entscheidungsfindung.
Kick-Start für die Digitalisierung: Die Implementierung von Softwaresystemenzur Unterstützung der elektronischen Rechnungsstellung kann genutzt werden, um Geschäftsprozesse zu optimieren und eine digitale Transformation voranzutreiben.
Diese Vorschriften können dazu beitragen, die Geschäftsvorgänge deines Unternehmens zu optimieren, und du kannst von den Vorteilen einer digitalen Zukunft profitieren.
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