Bedrijf: Allocking

Locatie: België, Europa

Sector: Bouw 

Oprichting: 2007

Aantal medewerkers: <30

Odoo-gebruikers: <30

Hostingtype: On Premise

Apps: Inkoop, Voorraad, Verkoop, Facturatie, Boekhouding, CRM, Website, E-commerce, Projectbeheer, Urenstaten, Werknemers, Studio, Documenten + Aangepaste modules voor deuren en contracten.

Implementatiepartner: Callista

Allocking is gevestigd in Aartselaar, België, en specialiseert zich in het onderhoud en de herstelling van alle soorten gebouwdeuren. Het bedrijf werkt voor uiteenlopende sectoren, zoals gezondheidszorg, retail en farmaceutische industrie. Tot 2016 maakte Allocking gebruik van losse tools en systemen die niet met elkaar geïntegreerd waren en essentiële functionaliteiten misten. De overstap naar het beheersysteem van Odoo was een gedurfde zet om te profiteren van integraties en realtimegegevens, twee elementen die tot dan toe ontbraken en de rendabele groei belemmerden.

Het Belgische bedrijf Allocking is gespecialiseerd in het onderhoud en de herstelling van diverse binnendeuren, zoals branddeuren, automatische deuren, nooduitgangen, hermetische deuren en deuren met toegangscontrolesystemen. De missie van het team is ervoor te zorgen dat elke deur perfect werkt, zodat mensen veilig zijn en de dagelijkse werking vlot verloopt. Hun visie? Deuren zijn meer dan alleen doorgangen. Het zijn cruciale elementen voor veiligheid, toegankelijkheid en beveiliging.

Allocking werd in 2007 opgericht als installateur van elektrische sloten en groeide uit tot een toegewijde servicepartner voor deursystemen. Hun doel is om dé referentie te worden in België op het vlak van deuronderhoud, door technische uitmuntendheid te combineren met een uitstekende klantenservice. Vandaag bedient het bedrijf een brede waaier aan professionele klanten, waaronder ziekenhuizen, scholen, fabrieken en kantoorgebouwen.

Allocking kampte tot 2016 met verschillende uitdagingen: 

 Versnipperde informatie verspreid over meerdere tools en systemen, waardoor het moeilijk was een realtime overzicht te krijgen van bedrijfsactiviteiten. 

 Te veel handmatige processen en spreadsheets, wat leidde tot inefficiënties, dubbel werk en een grotere kans op fouten.

 Geen toegang tot realtimegegevens voor technici op het terrein, door niet-geïntegreerde of onvoldoende mobielvriendelijke tools. Dit veroorzaakte problemen bij het plannen van interventies, het bijhouden van klantgeschiedenis, voorraadbeheer en het waarborgen van compliance. 

 Gebrek aan controle over de groei van het bedrijf, doordat het toenemende aantal technici, interventies en compliance-eisen een systeem vereiste dat end-to-end operaties kon ondersteunen op het vlak van CRM, helpdesk, buitendienst, voorraad en facturatie.

 Ontbreken van analytische functies om KPI’s te volgen of een hoge mate van transparantie aan klanten te bieden, wat het professionaliseren van klantenservice en rapportagemogelijkheden belemmerde.

"Continu verbeteren zit in ons DNA. We investeren bewust in onze technici, tools en digitale systemen om efficiënte, traceerbare en conforme interventies te garanderen. Odoo speelt daarbij een cruciale rol in het ondersteunen van deze visie." - David Gillain - CEO van Allocking

Om de efficiëntie te verhogen en processen te centraliseren, besloot Allocking in 2016 hun werkwijze te herzien. Aanvankelijk overwoog het bedrijf een combinatie van verschillende softwareoplossingen, zoals Exact Online voor boekhouding, Team Leader voor CRM en facturatie, en Atlassian voor planning. Uiteindelijk kozen ze voor de unieke waardepropositie van Odoo: één softwarepakket dat alle benodigde modules integreert.

Allocking koos voor Odoo om verschillende belangrijke redenen:

• Een alles-in-één, volledig geïntegreerde oplossing die niet te duur of te star is.
• ​Een modulaire structuur, waardoor ze konden starten met kernapps zoals CRM, Buitendienst, Voorraad en Facturatie, en geleidelijk konden uitbreiden naar andere domeinen zoals Helpdesk, HR en Planning, in lijn met de evoluerende noden.
• ​De integratie tussen backofficeprocessen en terreinactiviteiten, die toegang biedt tot interventiedetails, het mogelijk maakt rapporten bij te werken en verbruikte onderdelen onderweg te beheren en tegelijk de communicatie en efficiëntie van technici versterkt.
• ​Een opensourceplatform dat de flexibiliteit biedt om de tool af te stemmen op specifieke bedrijfsprocessen.
• ​Een actieve community en lokale partners, die zorgen voor de nodige ondersteuning om de implementatie tot een succes te maken.

"We kozen voor Odoo omdat het een alles-in-één, volledig geïntegreerde oplossing is die met ons kan meegroeien. In tegenstelling tot andere ERP-systemen, die vaak te star of te duur zijn, biedt Odoo de perfecte balans tussen flexibiliteit, schaalbaarheid en betaalbaarheid." - David Gillain - CEO van Allocking

Met de waardevolle hulp van Callista, een Odoo Silver Partner, verliepen de softwaremigratie, implementatie en configuratie van de nieuwe oplossing vlot. CRM en Voorraad waren de eerste modules die werden geïnstalleerd, gevolgd door Projectbeheer en Buitendienst, en later de financiële applicaties.

Na bijna tien jaar gebruik van Odoo behaalde Allocking concrete resultaten in verschillende bedrijfsdomeinen. De overstap naar Odoo bracht binnen de organisatie heel wat voordelen met zich mee, zoals: 

 Centralisatie van alle bedrijfsactiviteiten: Alle processen worden nu beheerd binnen één geïntegreerd platform. In plaats van te werken met verschillende, losstaande tools beheert het team alles — van CRM en helpdesk tot buitendienst, voorraadbeheer en facturatie — rechtstreeks binnen Odoo.

 90% minder tijd voor rapportering van interventies: Dankzij de Buitendienst-app ontvangen technici realtime updates over hun interventies en kunnen ze hun werk, het verbruik van onderdelen en klantfeedback rechtstreeks via tablets registreren. Dit verhoogde hun efficiëntie aanzienlijk en verminderde communicatieproblemen tussen het veld en de backoffice. Daardoor daalde de tijd voor interventierapportering met maar liefst 90%. 

 30% hogere productiviteit van technici: De planning en roostering zijn gestroomlijnd en bieden nu een helder overzicht van de beschikbaarheid en werkbelasting van technici. Zo kan het bedrijf de juiste technicus beter koppelen aan de juiste taak, wat zowel de reactietijd als de klanttevredenheid verbetert. Bovendien zorgde het stroomlijnen van werkprocessen voor een productiviteitsstijging van maar liefst 30%. 

 70% minder voorraadverschillen: Het voorraadbeheer is veel nauwkeuriger geworden. Door de voorraadniveaus te koppelen aan de werkzaamheden in het veld weet het bedrijf precies welke onderdelen zijn gebruikt. Zo is direct duidelijk wat moet worden aangevuld en waar alles zich bevindt, of dat nu in het magazijn is of in de bestelwagen van een technicus. 

 Facturatietermijnen verkort van weken tot dagen: Alles is met elkaar verbonden. Interventies en gebruikte onderdelen worden automatisch gekoppeld aan de juiste klant en opdracht, wat zorgt voor snellere en nauwkeurigere facturatie. Hierdoor zijn vertragingen sterk verminderd, wat de cashflow en klanttevredenheid aanzienlijk verbetert.

 Datagedreven beslissingen dankzij uitgebreide rapportages: Odoo levert gedetailleerde rapporten en dashboards die helpen bij het monitoren van KPI’s, het waarborgen van naleving en het nemen van datagedreven beslissingen. 

 Verbeterde klantbeleving: Klantklachten, vooral over miscommunicatie en opvolging, zijn duidelijk afgenomen. Elke klantinteractie en interventie is realtime te volgen binnen de backoffice. 

"Odoo heeft ons geholpen over te stappen van een reactieve naar een proactieve, gestructureerde en schaalbare servicemethode." - David Gillain - CEO van Allocking

Allocking plant om het gebruik van Odoo’s software voortdurend te optimaliseren, met verschillende projecten in het vooruitzicht. 

Als eerste staat de volledige integratie van Allocking Door Academy in Odoo op de agenda. Door een koppeling tussen techniekerstraining, vaardigheidsniveaus en prestaties in het veld kan de voortgang van elke technicus gevolgd worden en gekoppeld aan interventies, badges en toekomstige loopbaanontwikkeling.

Ten tweede is het verbeteren van offline toegang tot het systeem een belangrijke uitdaging. Veel technici werken in ondergrondse ruimtes of gebouwen met beperkte connectiviteit en moeten erop kunnen vertrouwen dat ingevoerde gegevens automatisch synchroniseren zodra de verbinding hersteld is. 

Daarnaast breidt Allocking de klantgerichte selfservice uit met een klantenportaal waarin gebruikers hun interventiegeschiedenis, conformiteitsdocumenten en servicerapporten kunnen raadplegen. 

Tot slot zet Allocking in op verdere automatisering van workflows zoals contractopvolging, preventief onderhoud, inkoop en onboarding van nieuwe medewerkers. Zo verlopen alle bedrijfsactiviteiten efficiënt, schaalbaar en datagedreven. 

"Odoo is uitgegroeid tot de ruggengraat van onze werking. We kijken ernaar uit om daarop verder te bouwen en zo onze groei en innovatie te blijven ondersteunen." - David Gillain - CEO van Allocking