DVS Seamtech
Succesverhaal van DVS Seamtech
DVS Seamtech is dé specialist in service, afstelling, onderhoud en revisie van felsmachines voor de voedsel- en drankenindustrie. Met een team van ervaren techniekers zorgt DVS Seamtech voor een vlotte en betrouwbare werking van de machines die gebruikt worden bij het produceren van food en beverage cans.
Wat was de aanleiding van de nieuwe ERP-software?
OBS Solutions implementeerde bij DVS Seamtech een volledig geïntegreerd Odoo-systeem om alle bedrijfsprocessen te stroomlijnen. De volgende modules en functionaliteiten werden opgezet:
Producten/Diensten Database
- Alle aangeboden diensten en producten worden centraal beheerd. Dit zorgt voor een uniforme en consistente manier van werken voor zowel offertes, orders als facturatie.
Verkoop (Offertes & Orders)
- Vooraf gedefinieerde offertesjablonen: DVS Seamtech kan snel klant- of project-specifieke offertes aanmaken.
- Automatische projectaanmaak: Zodra een offerte bevestigd wordt, genereert Odoo een project met de benodigde taken en planning.
Projecten & Buitendienst Applicatie
- Timesheets & digitale werkbonnen: Techniekers registreren uren direct op locatie, noteren de uitgevoerde werken en laten de klant digitaal tekenen. Deze data is direct zichtbaar in Odoo.
- Integratie met planning: Techniekers zien welke collega’s aan welke projecten werken, waardoor een optimale afstemming mogelijk is.
Inkoop & Facturatie
- Inkooporders: DVS Seamtech beheert alle orders vanuit Odoo, met directe koppeling naar voorraad en boekhouding.
- Naadloze facturatie: Gefactureerde uren en diensten zijn automatisch gekoppeld aan de verkooporders. Via de bankkoppeling worden betalingen snel en eenvoudig afgeletterd.
- Factoring: Een factoringproces werd opgezet om liquiditeitsstromen vlotter te laten verlopen.
HR Afdeling in Odoo
- Werknemersbeheer: Informatie over medewerkers, contracten en bedrijfswagens wordt centraal beheerd.
- Onkostenvergoedingen: Techniekers trekken op locatie een foto van het ticket/factuur. Via OCR wordt het document herkend en automatisch aan Odoo toegevoegd.
- Vakantie & afwezigheden: Ook verlofperiodes en pauzetijden worden bijgehouden, wat cruciaal is voor een correcte loonberekening en overurenregistratie.
‘Activiteiten’ als Digitale To-Do Lijst
Deze functionaliteit helpt teams om dossiers op te volgen en project-specifieke informatie met elkaar uit te wisselen. Zo blijft iedereen op de hoogte van de voortgang.
Maatwerk en uitgebreide functionaliteiten
DVS Seamtech heeft baat bij een aantal specifieke uitbreidingen en maatwerk in Odoo:
1. Automatische Urenregistratie en Overurenberekening
- Gekoppeld aan uurroosters: Medewerkers loggen hun uren zonder manueel onderscheid te maken tussen 100%, 150% of 200% (weekend/avond) tarief. Het systeem berekent automatisch het correcte tarief op basis van de uurrooster en reeds gepresteerde uren.
- Reistijd & pauzes: Techniekers kunnen reis- en pauzetijden apart ingeven. Deze tijden verschijnen op de verkooporder en worden desgewenst aan de klant doorgerekend.
- Tariefsplitsing op verkooporders: Klanten ontvangen een overzicht waarin duidelijk staat hoeveel uur is gepresteerd aan welk tarief.
2. Transparantie richting de klant
- Digitale werkbonnen: Na afronding van het werk tekent de klant digitaal, waardoor de uitgevoerde prestaties direct verwerkt worden in Odoo.
- Heldere facturatie: De klant krijgt een gespecifieerde factuur waarin precies wordt weergegeven hoeveel uren en reistijd er zijn gefactureerd tegen welk tarief.
Wat waren de belangrijkste voordelen na de Odoo implementatie door OBS Solutions?
1. Geïntegreerd systeem & centraal overzicht
Alle bedrijfsactiviteiten – van verkoop tot HR – worden beheerd binnen één Odoo-platform, wat zorgt voor meer transparantie en minder fouten.
Voordelen:
- Eén centrale omgeving voor alle processen.
- Minder dubbele input en menselijke fouten.
- Betere samenwerking tussen afdelingen.
2. Automatisch berekenen en factureren van gepresteerde uren
Dankzij de geavanceerde uur- en overurentool worden prestaties automatisch geregistreerd én gefactureerd.
Voordelen:
- Tijdsbesparing in administratie.
- Correcte facturatie zonder manuele tussenkomst.
- Lagere foutenmarge bij loon- en klantenverwerking.
3. Volledige HR- en onkostenafhandeling in Odoo
Onkosten worden digitaal ingediend, goedgekeurd en verwerkt in één flow.
Voordelen:
- Snelle goedkeuring door verantwoordelijken.
- Onmiddellijke beschikbaarheid voor de boekhouding.
- Transparante opvolging voor medewerkers en administratie.
4. Professionele offerte- en aankoopopvolging
Offertes, bestellingen en projecten zijn gekoppeld, wat zorgt voor snellere actie en betere opvolging.
Voordelen:
- Geen losse Excel-bestanden meer nodig.
- Duidelijke koppeling tussen verkoop, aankoop en uitvoering.
- Efficiënter orderbeheer en projectplanning.
5. Bankkoppeling en factoring
Financiële processen zijn versneld dankzij de automatische bankintegratie en koppeling met factoringpartners.
Voordelen:
- Snellere verwerking van betalingen.
- Realtime zicht op financiële status.
- Minder handmatige opvolging nodig bij klantenbetalingen.
Conclusie
Met de overstap naar Odoo heeft DVS Seamtech een ingrijpende digitaliseringsslag gemaakt. De samenwerking met OBS Solutions heeft geresulteerd in een schaalbare, gebruiksvriendelijke oplossing die perfect inspeelt op de behoeften van een bedrijf dat onderhouds- en revisiediensten levert.
Dankzij het geïntegreerde systeem kan DVS Seamtech zich richten op wat echt belangrijk is: het leveren van betrouwbare, hoogwaardige service aan de voedings- en drankenindustrie, terwijl de administratie op de achtergrond soepel, transparant en efficiënt verloopt.
