Nom de l'entreprise : Family Twist

Localisation : France, Europe

Secteur d'activité : Leisure

Date de création : 2012

Taille de l'entreprise : <50

Utilisateurs Odoo : <30

Type d'hébergement : Online

Applications: Facturation, Comptabilité, Documents, Discussion, Contacts

Partenaire d'implémentation : WeAdviz

Basée à Paris, en France, l’agence de voyage de luxe Family Twist imagine et planifie des voyages sur mesure pour des familles. Avec une croissance rapide et un grand nombre de transactions, l’entreprise était en quête d’un outil de comptabilité et de facturation apte à suivre le rythme de l’évolution de l’activité tout en offrant une vision claire sur les opérations ainsi que des fonctionnalités de pointe. Odoo fut la solution choisie, et a joué un rôle clé en triplant le chiffre d’affaires de l’agence en 3 ans sans qu’il soit nécessaire d’agrandir l’équipe.

L’agence de voyage de luxe Family Twist propose des solutions aux parents et grands-parents qui désirent profiter d’un voyage en Europe avec des enfants. L’équipe conçoit une expérience unique et sans tracas dans diverses grandes villes européennes telles que Paris, Londres, Amsterdam ou Rome, et se charge de tout (transport, logement, activités et albums photo). 

Au départ, Family Twist a commencé à utiliser Cegid pour gérer l’encodage des données financières, étant donné qu’il s’agissait du logiciel employé par la firme comptable avec laquelle l’agence travaille pour la révision annuelle des comptes. Toutefois, au fil du temps, Family Twist a réalisé que cet outil ne satisfaisait plus l’ensemble de ses besoins, et que certaines améliorations devaient être apportées dans les secteurs suivants : 

 Gestion de l'hyper-croissance

 Structure des processus financiers 

 Maniement d’un volume conséquent de transactions 

 Suivi méticuleux des chiffres

 Contrôle efficient des coûts

Afin de continuer à offrir la meilleure expérience possible aux clients, l’agence a ressenti une vraie nécessité d’implémenter un logiciel de comptabilité et de facturation convivial, avec des fonctionnalités de pointe dans la gestion des données. L’équipe a donc identifié quelques solutions afin de les comparer et de choisir celle la plus appropriée pour répondre à ses besoins. Spendesk, Regate, Pennylane, Libeo et Odoo figurent parmi les outils ayant été pris en considération. 

Après une analyse de marché consciencieuse, Odoo a été la solution retenue pour son incroyable rapport qualité-prix, ses fonctionnalités standard bien pensées et ses possibilités de développements personnalisés. En outre, Odoo permet de gérer un grand volume de données à l’aide de processus automatisés et de fonctions avancées, ce qui s’aligne parfaitement avec l’ambition de croissance de l’agence et simplifie les opérations quotidiennes.

Implémenter un nouvel outil de gestion est une étape stratégique qui requiert une approche rigoureuse et méthodique. Avec l’aide précieuse de WeAdviz, un partenaire d’implémentation, la solution d’Odoo a été mise en place en trois étapes clés, qui ont duré environ 3 mois au total.

La toute première étape fut de mener à bien une analyse de marché minutieuse pour identifier la solution la plus appropriée. WeAdviz a soigneusement étudié les logiciels disponibles afin d’évaluer leur alignement avec les exigences de Family Twist. Les différentes fonctionnalités du logiciel d’Odoo ont été appréhendées, testées et simulées à travers des études de cas réels pour s’assurer de la compatibilité avec les besoins de l’agence.

Le déploiement du logiciel d’Odoo a été réalisé en suivant une feuille de route stratégiquement pensée pour garantir une intégration fluide et efficiente du système au sein de l’organisation. Cette phase a inclus les étapes suivantes :

• Configuration des paramètres de l’entreprise
• Intégration d’une base de données fournisseurs avec des détails importants tels que le nom et les données bancaires
• Mise en place de la configuration technique avec l’équipe comptable
• Définition d’un cadre analytique structuré  
• Synchronisation des comptes bancaires pour automatiser et sécuriser les transactions 
• Formations approfondies pour les équipes afin de favoriser une adoption rapide et optimale du logiciel

Enfin, un challenge conséquent de l’implémentation fut l’optimisation des processus financiers internes. Au cours de cette étape, l’objectif était de :

• Définir des règles d’entrée adaptées aux besoins de l’entreprise, relatives notamment aux multiples devises, aux relations bancaires et aux flux de validation
• Implémenter les paiements XML pour faciliter l’automatisation et le suivi des transactions
• Établir un cadre bancaire structuré pour améliorer la gestion des flux financiers
• Développer un processus de rapprochement bancaire efficace pour garantir la fiabilité et la cohérence des données

Bien sûr, la configuration d’un nouveau logiciel de gestion peut impliquer quelques obstacles. Family Twist et WeAdviz ont travaillé main dans la main pour surmonter quelques complexités et faire en sorte que tout fonctionne correctement pour gérer les opérations avec l’outil le plus performant possible :

• Devises multiples : Family Twist gère des transactions internationales. Il était donc impératif de pouvoir prendre en charge plusieurs devises tout en bénéficiant de rapports financiers précis et de taux de change actualisés. 
• Comptabilité personnalisée : L’agence a des besoins spécifiques en matière de comptabilité générale et analytique. Tirant profit des fonctionnalités de tag d’Odoo, un système de classification harmonieux a été établi pour veiller à harmoniser les rapports et analyses financières.
• Migration des données de Cegid vers Odoo : Les données financières devaient trouver leur chemin entre Odoo et Cegid, en créant des journaux et comptes dédiés et conformes à Cegid. Des adaptations aux plans comptables (Plan Comptable Général, PCG) et une cohérence méthodologique ont été appliquées pour fluidifier le transfert des données entre les plateformes. À l’époque, Cegid était l’outil employé par le bureau comptable externe avec lequel Family Twist travaillait. Il était donc important de concevoir des exports de données pouvant être employés pour la révision annuelle des comptes.
• Gestion et suivi des dépenses : Assurer le suivi des dépenses sur plusieurs périodes et centres de coût nécessitait une structure pour garantir une répartition financière précise. Pour cela, un système robuste de gestion des dépenses différées a été mis en place pour un suivi méticuleux et une distribution automatique des coûts au fil du temps.

Après un rapide processus d’implémentation en 3 mois, et quelques complexités résolues avec l’aide de WeAdviz, Odoo a été complètement intégré dans l’organisation de Family Twist. Employer cet outil puissant à la pointe de la technologie pour gérer la comptabilité a un impact très positif au quotidien. En effet, cela optimise la gestion, offre une meilleure visibilité sur les finances et fait gagner un temps précieux aux équipes, entre autres bénéfices. 

« L’implémentation d’Odoo a amélioré tant l’efficacité que la précision en ce qui concerne les finances. Le résultat ? Un écosystème digital dynamique qui répond aux demandes opérationnelles mais évolue aussi en fonction de la croissance de l'entreprise, en toute simplicité. Le chiffre d’affaires a plus que triplé en 3 ans, avec une équipe toujours composée de deux collaborateurs gérant les finances au jour le jour, comme auparavant. » - Magali Déchelette - CEO & Fondatrice de Family Twist

L’équipe chargée de la comptabilité gère aujourd’hui une charge de travail plus importante, plus rapidement, sans qu’il n’ait été nécessaire de recruter des collaborateurs supplémentaires, et ce, malgré l’hypercroissance. Odoo permet un gain de temps considérable, qui est réinvesti dans d’autres opérations comme le contrôle de gestion, les analyses et rapports financiers, et l’optimisation des processus. 

L’agence tire le meilleur profit d’une transformation digitale fructueuse, améliorant à la fois la performance et l’efficience opérationnelle. Grâce à une interface intuitive ainsi qu’à beaucoup d’adaptabilité, la solution d’Odoo a fluidifié l’ensemble des flux de travail, rendant ainsi les opérations quotidiennes plus souples, précises et compétitives que jamais. 

Aujourd’hui, le département des finances de Family Twist est totalement intégré dans l’ensemble des processus, ce qui en fait un véritable partenaire stratégique plutôt qu’un simple centre de coûts. Les bénéfices de cette vision globale s’étendent aux divers départements de l’entreprise, dont les opérations, le marketing et les ventes, qui ne sont désormais plus en proie à la confusion pour les paiements, les factures, et autres.