En fonction de votre activité et des applications que vous utilisez, il existe différentes façons d'automatiser la création des factures client dans Odoo. Habituellement, les factures brouillon sont créées par le système (avec des informations provenant d'autres documents tels que les commandes client ou les contrats), et le comptable doit juste valider les factures brouillon et envoyer les factures par lots (par la poste ou par courriel).
Selon votre activité, vous pouvez opter pour l'une des façons suivantes pour créer des factures brouillon :
Dans la plupart des entreprises, les commerciaux créent des devis qui deviennent des bons de commande une fois qu'ils sont validés. Ensuite, des factures brouillon sont créées sur la base des bons de commande. Vous avez différentes options comme :
Facturer selon la quantité commandée : facture la commande complète avant l'émission du bordereau de livraison
Facturation selon la quantité expédiée : voir la section suivante
Facturer avant la livraison est habituellement utilisé par l'application de eCommerce lorsque le client paie à la commande et nous expédions ensuite. (prépaiement)
Pour la plupart des autres contextes, il est recommandé de facturer manuellement. Cela permet au vendeur de déclencher la facture à la demande avec des options : facturer seulement quelques lignes de facture, facturer un pourcentage (avance), facturer une avance fixe.
Cette méthode est valable aussi bien pour les services que les marchandises.
Lisez la suite: Facturer à partir des bons de commande.
Les détaillants et les sites de eCommerce facturent habituellement selon la quantité expédiée, plutôt que celle commandée. Cette approche est adaptée pour les entreprises où les quantités livrées peuvent être différentes des quantités commandées : aliments (facturation au poids réel).
Ainsi, si vous n'expédiez qu'une partie d'une commande, vous ne facturez que ce que vous avez vraiment expédié. Si vous gérez les reliquats de commandes (livraison partielle et le reste plus tard), le client recevra deux factures, une pour chaque bordereau de livraison.
Pour les abonnements, une facture est émise périodiquement, automatiquement. La fréquence de la facturation et les services / produits facturés sont définis dans le contrat.
Une commande d'eCommerce déclenchera également la création de la commande lorqu'elle sera entièrement payée. Si vous autorisez le paiement des commandes par chèque ou par virement bancaire, Odoo ne créera que la commande, et la création de la facture ne sera déclenchée qu'une fois le paiement reçu.
Création d'une facture manuellement
Les utilisateurs peuvent aussi créer des factures manuellement sans utiliser des contrats ou des commandes client. C'est l'approche recommandée si vous n'avez pas besoin de gérer le processus de vente (devis), ou la livraison des produits ou services.
Même si vous produisez la facture à partir d'une commande client, vous devrez peut-être créer des factures manuellement dans les cas d'utilisation exceptionnelles :
si vous devez créer un remboursement
Si vous voulez effectuer une remise
si vous voulez modifier une facture créée à partir d'une commande client
si vous voulez facturer quelque chose qui n'est pas en rapport avec votre cœur de métier
Autres
Quelques modules spécifiques peuvent aussi générer des factures brouillon :
Adhésion : facture vos adhérents chaque année
Gestion de la maintenance : facture vos services après-vente