En fonction de votre activité et des applications que vous utilisez, il existe différentes façons d'automatiser la création des factures client dans Odoo. Habituellement, les factures brouillon sont créées par le système (avec des informations provenant d'autres documents tels que les commandes client ou les contrats), et le comptable doit juste valider les factures brouillon et envoyer les factures par lots (par la poste ou par courriel).
Selon votre activité, vous pouvez opter pour l'une des façons suivantes pour créer des factures brouillon :
Ventes
Commandes Client ‣ Facture
Dans la plupart des entreprises, les commerciaux créent des devis qui deviennent des bons de commande une fois qu'ils sont validés. Ensuite, des factures brouillon sont créées sur la base des bons de commande. Vous avez différentes options comme :
Facturation manuelle : utilisez un bouton sur la commande client pour déclencher la facture brouillon
Facturation avant livraison: facturez la commande complète avant le déclenchement de l'ordre de livraison
Facturation fondée sur l'ordre de livraison : voir la section suivante
Facturer avant la livraison est habituellement utilisé par l'application de eCommerce lorsque le client paie à la commande et nous expédions ensuite. (prépaiement)
Pour la plupart des autres cas usuels, il est recommandé de facturer manuellement. Cela permet au vendeur de déclencher la facture à la demande avec les options suivantes : facturer l'intégralité de la commande, facturer un pourcentage (avance), facturer certaines lignes, facturer un montant partiel fixe.
Cette méthode est valable aussi bien pour les services que les marchandises.
Commandes Client ‣ Bon de Livraison ‣ Facture
Les détaillants et les sites de eCommerce pratiquent en général une facturation basée sur le bon de livraison plutôt que sur la commande client. Cette approche est adaptée pour les entreprises où les quantités livrées peuvent différer des quantités commandées : aliments (facture sur le poids réel).
Ainsi, si vous n'expédiez qu'une partie d'une commande, vous ne facturez que ce que vous avez vraiment expédié. Si vous gérez les reliquats de commandes (livraison partielle et le reste plus tard), le client recevra deux factures, une pour chaque bordereau de livraison.
Commande eCommerce ‣ Facturation
Une commande d'eCommerce déclenchera également la création de la commande lorqu'elle sera entièrement payée. Si vous autorisez le paiement des commandes par chèque ou par virement bancaire, Odoo ne créera que la commande, et la création de la facture ne sera déclenchée qu'une fois le paiement reçu.
Contrats
Contrats Ordinaires ‣ Factures
Si vous utilisez des contrats, vous pouvez déclencher les factures en fonction du temps et du matériel utilisé, des dépenses ou des lignes précises de services/produits. Chaque mois, le vendeur déclenchera la création d'une facture en fonction des évenements sur le contrat.
Les évenements peuvent être :
des produits/services précis, provenant d'une commande liée à ce contrat
des matériaux achetés (que vous refacturez)
du temps et du matériel basés sur des feuilles de temps ou des achats (sous-traitance)
des frais de déplacement que vous refacturez au client
Vous pouvez facturer à la fin du contrat ou déclencher des factures intermédiaires. Cette dernière approche est utilisée par les sociétés de services qui facturent la plupart du temps sur la base du temps et du matériel. Quant aux entreprises de services qui facturent un prix fixe, elles utilisent une commande ordinaire.
Contrats Récurrents ‣ Factures
Pour les abonnements, une facture est émise périodiquement, automatiquement. La fréquence de la facturation et les services / produits facturés sont définis dans le contrat.
Autres
Création d'une facture manuellement
Les utilisateurs peuvent aussi créer des factures manuellement sans utiliser des contrats ou des commandes client. C'est l'approche recommandée si vous n'avez pas besoin de gérer le processus de vente (devis), ou la livraison des produits ou services.
Même si vous produisez la facture à partir d'une commande client, vous devrez peut-être créer des factures manuellement dans les cas d'utilisation exceptionnelles :
si vous devez créer un remboursement
Si vous voulez effectuer une remise
si vous voulez modifier une facture créée à partir d'une commande client
si vous voulez facturer quelque chose qui n'est pas en rapport avec votre cœur de métier
Modules spécifiques
Quelques modules spécifiques peuvent aussi générer des factures brouillon :
Adhésion : facture vos adhérents chaque année
Gestion de la maintenance : facture vos services après-vente