Vue d'ensemble
Grâce à la comptabilité analytique, nous pouvons suivre les coûts des achats, des dépenses et de la sous-traitance dans le module de comptabilité.
Nous allons prendre l'exemple suivant. Nous avons vendu une mission de conseil pour un client. Le coût de la mission est tout compris, ce qui signifie qu'aucun coût supplémentaire ne peut être ajouté. Nous aimerions toutefois suivre quels coûts ont été liés à cette mission car nous devons payer les achats, les notes de frais et les coûts de sous-traitance liés au projet.
Configuration
Les modules suivants doivent être installés pour suivre les coûts. Entrez dans le module Aapplication et installez les applications suivantes :
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Notez que les fonctionnalités fournies par ces applications nous permettent seulement le suivi des coûts. Nous ne pourrions pas refacturer automatiquement ces coûts à nos clients. Pour suivre et refacturer les coûts vous devez également installer l'application Gestion des ventes.
Activer la Comptabilité Analytique
La prochaine étape est d'activer la comptabilité analytique. Dans l'application de Comptabilité, sélectionnez et cochez la Comptabilité Analytique.
De plus, faites défiler vers le bas et cocher l'option Comptabilité analytique pour les achats.
N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications
Créer un compte analytique.
Tout d'abord, vous devez créer un compte analytique sur lequel vous pouvez pointer toutes vos dépenses. Entrez dans l'application de Comptabilité, sélectionnez . Créez en un nouveau. Dans cet exemple, nous l'appellerons "mission de conseil" pour notre client Smith&Co.
Nous allons affecter tous nos coûts à ce compte les suivre.
Enregistrer une dépense
Nous commençons en enregistrant une dépense. Notre technicien informatique a dû prendre un train pour aller voir notre client. Il a payé son billet lui-même.
Créer un article de note de frais
Nous devons d'abord créer un article de note de frais. Entrez dans le module Notes de frais, Cliquez sur . Créez un nouvel article appelé Billet de train et fixez le prix à 15,50 euros. Assurez-vous que la case Peut être inséré dans une note de frais est cochée.
Enregistrer la dépense
Entrez dans le module de Notes de frais, cliquez sur . Sélectionnez l'article billet de train et affectez-le au compte analytique discuté ci-dessus.
Soumettez-le au gestionnaire et attendez que le gestionnaire l'approuve et comptabilise la pièce.
Créer une commande d'achat liée au compte analytique
Article acheté
Nous devons également acheter un logiciel pour nos clients. Dans l'application Purchases créez une commande pour le logiciel. (Référez-vous au document suivant : Du bon de commande à la facture et à la réception). Dans la ligne nous pouvons affecter le coût du produit au compte analytique. Spécifiez la ligne de commande et sélectionnez le compte analytique approprié. Confirmez la vente.
Acceptez la livraison et saisissez la facture. Une fois la facture saisie, le prix de revient (champ Prix d'achat) sera affecté au compte analytique.
Sous-traitance
Le module d'achat peut être utilisé de la même manière que celle vue précédemment pour gérer de la sous-traitance. Si nous achetons un service à une autre entreprise, nous pouvons refacturer ce coût en reliant la ligne de commande d'achat au compte analyse concerné. Nous devons juste créer l'article approprié.
Note
Vous pouvez également suivre les coûts avec des feuilles de temps, voir : Comment suivre les coûts de personnels avec des feuilles de temps ?
Suivre les coûts en comptabilité
Maintenant tout est comptabilisé et affecté au compte analytique. Il suffit de l'ouvrir pour vérifier les coûts liés à ce compte.
Entrez dans le module Comptabilité, cliquez sur .
Selectionnez "Mision de conseil - Smith" et cliquez sur le bouton coût et recette pour avoir une vue d'ensemble de tous les coûts liés à ce compte.
Note
Si vous souhaitez avoir également le chiffre d'affaires vous devez facturer la Mission de conseil par le menu Factures clients, et affecter la ligne de facture à ce même compte analytique.