Balcão de Atendimento

O aplicativo Balcão de atendimento do Odoo fornece uma maneira de os visitantes fazerem check-in em um prédio ou local e alertarem a pessoa com quem estão se encontrando sobre sua chegada. Além disso, possibilita pedir uma bebida predefinida enquanto aguardam.

Esse aplicativo é ideal para empresas que não têm alguém trabalhando em uma recepção, locais sem uma área de espera designada disponível para convidados e visitantes.

Configuração

O primeiro item a ser configurado com o aplicativo Balcão de atendimento é a estação, seguido pelas bebidas que serão oferecidas opcionalmente.

Estações

No aplicativo Odoo Balcão de atendimento, uma Estação pode ser considerada como qualquer local onde alguém possa se registrar e esperar por um funcionário. Normalmente, trata-se de algum tipo de sala de espera, como um saguão. Cada estação tem um quiosque onde os visitantes fazem o check-in.

Ao configurar o aplicativo Balcão de atendimento, deve ser configurada pelo menos uma estação, mas não há limite para o número de estações que podem ser criadas e configuradas.

Para criar uma estação, navegue até app Balcão de atendimento ‣ Configuração ‣ Estações e clique em Novo. Quando clicado, um formulário em branco é exibido.

Insira as seguintes informações no formulário:

  • Nome do balcão de atendimento: digite um nome para o local específico do balcão. Ele deve ser curto e facilmente identificável, como Balcão da recepção ou Saguão central. Esse campo é obrigatório para a criação de uma estação.

  • Responsáveis: selecione a pessoa (ou pessoas) que serão alertadas quando um visitante fizer check-in nesse balcão específico. É possível selecionar várias pessoas. Esse campo é obrigatório para a criação de uma estação.

  • URL do quiosque: esse campo é preenchido automaticamente quando o formulário do balcão de atendimento é salvo, com pelo menos os campos Nome do balcão de atendimento e Responsáveis preenchidos. Para salvar manualmente, clique no ícone (nuvem com seta para cima), localizado na parte superior do formulário.

    Depois de salvo, é gerado um URL no campo URL do quiosque. Esse URL é uma forma de acessar o quiosque do balcão de atendimento.

    Para acessar o quiosque, clique no botão Copiar no final do URL e navegue até esse URL em um navegador da Web. Esse URL abre a página de login do balcão de atendimento dessa estação específica.

    Dica

    Para adicionar uma imagem/foto a um formulário do balcão de atendimento, passe o mouse sobre o ícone (câmera com um sinal de ‘+’) no canto superior direito do formulário para revelar um ícone ✏️ (lápis).

    Clique no ícone ✏️ (lápis) para abrir um explorador de arquivos, navegue até o arquivo de imagem/foto desejado e clique em Abrir para selecioná-lo.

    A imagem selecionada para a foto da estação aparece como a imagem de fundo do quiosque da estação.

Aba Opções

  • Seleção do anfitrião: se o visitante estiver participando de uma reunião, essa opção permite que o visitante selecione o anfitrião da reunião em uma lista apresentada e notifique essa pessoa. Quando ativada, são exibidos campos adicionais, conforme detalhado abaixo.

  • Autenticar convidado: se forem necessárias informações adicionais quando um hóspede fizer o check-in, ative essa opção e selecione quais das seguintes opções são necessárias:

    • E-mail: selecione se o endereço de e-mail do hóspede é Obrigatório, Opcional ou se a informação não é solicitada de forma alguma (Nenhum).

    • Telefone: selecione se o número de telefone do hóspede é Obrigatório, Opcional ou se a informação não é solicitada de forma alguma (Nenhum).

    • Organização: selecione se a organização do hóspede é Obrigatório, Opcional ou se a informação não é solicitada de forma alguma (Nenhum).

  • Tema: selecione o modo de cor do quiosque. Escolha entre Claro ou Escuro. A seleção Claro exibe um fundo cinza claro no quiosque, enquanto a seleção Escuro exibe um fundo cinza escuro e preto.

  • Auto check-in: ative essa opção para apresentar um código QR de check-in no quiosque. O código QR permite que os clientes façam o check-in usando seus dispositivos móveis, em vez de usar o quiosque. Essa opção é recomendada para um quiosque movimentado com vários hóspedes fazendo check-in a qualquer momento.

  • Oferecer bebidas: ative essa opção para oferecer uma bebida aos hóspedes no momento do check-in. Se essa opção for ativada, é necessário configurar as bebidas que estão sendo oferecidas pelo link Configurar bebidas que aparece quando a opção é ativada. Depois que todas as opções de bebidas estiverem configuradas, selecione cada bebida a ser oferecida usando o menu suspenso.

Nota

As opções a seguir só estarão visíveis na guia Opções se a opção Seleção do anfitrião estiver ativada.

  • Notificar por e-mail: ative essa opção para que um e-mail seja enviado a quem o visitante está procurando no momento do check-in. Quando ativado, um campo Modelo de e-mail aparece abaixo, com o padrão Modelo de e-mail do Balcão de atendimento selecionado.

    Para alterar o modelo de e-mail padrão, clique no menu suspenso no campo Modelo de e-mail e selecione outro modelo de e-mail.

    Para modificar o modelo atualmente selecionado, clique no ícone Link interno (seta) no final da linha e faça as edições no modelo.

  • Notificar por SMS: ative essa opção para que uma mensagem SMS (texto) seja enviada a quem o visitante está procurando no momento do check-in. Quando ativado, um campo Modelo de SMS aparece abaixo, com o padrão Modelo de SMS do Balcão de atendimento selecionado.

    Para alterar o modelo padrão de SMS, clique no menu suspenso no campo Modelo de SMS e selecione outro modelo de SMS.

    Para modificar o modelo atualmente selecionado, clique no ícone Link interno (seta) no final da linha e faça as edições desejadas no conteúdo do modelo. A mensagem SMS pode ter no máximo 242 caracteres, que cabem em 4 mensagens SMS (UNICODE).

  • Notificar por Mensagens: essa opção é ativada por padrão quando a opção Seleção do anfitrião está ativada. Essa opção abre uma janela de mensagem do aplicativo Mensagens com a pessoa que o visitante está procurando no momento do check-in.

    Quando ativada, uma mensagem padrão é exibida para quem o visitante está procurando. O aplicativo Mensagem deve estar instalado para que essa opção funcione.

Nota

O Mensagens é instalado por padrão ao criar uma base de dados Odoo e não conta para a cobrança. Desde que o aplicativo Mensagens não seja desinstalado intencionalmente, a opção Notificar por Mensagens funciona.

Example

O formato de mensagem padrão para a opção Notificar por Mensagens é: Check-In em (Estação do Balcão de atendimento): (Nome do visitante) (Número de telefone do visitante) (Organização) para encontrar (Nome do funcionário).

Um exemplo de como isso pode aparecer em uma mensagem Mensagens é: Check-In no Saguão Central: John Doe (123-555-1234) (Odoo, Inc.) para encontrar Marc Demo.

Formulário da estação do balcão de atendimento com todas as informações preenchidas.

Aba lateral Mensagens

Digite algum texto que será exibido no quiosque da estação depois que o visitante tiver feito o check-in, como uma saudação de boas-vindas ou instruções necessárias. O texto aparece na página de confirmação, no lado direito da tela, depois que o hóspede tiver concluído o processo de check-in.

Bebidas

Depois que uma estação é criada, a próxima etapa é configurar as bebidas oferecidas aos visitantes, se desejado. Essa etapa não é necessária ou exigida para que o aplicativo Balcão de atendimento funcione, e só precisa ser configurada se forem oferecidas bebidas aos visitantes.

Para adicionar uma opção de bebida, navegue até app Balcão de atendimento ‣ Configuração ‣ Bebidas e clique em Novo. Isso abre um formulário de bebidas em branco.

Insira as seguintes informações no formulário de bebida:

  • Nome da bebida: digite o nome da opção de bebida nesse campo. Esse campo é obrigatório.

  • Quem notificar: use o menu suspenso nesse campo para selecionar quem será notificado quando a bebida for selecionada. Várias pessoas podem ser inseridas nesse campo. Esse campo é obrigatório.

  • Sequência: digite um valor numérico nesse campo para indicar em que posição da lista de opções de bebidas essa opção específica aparece. Quanto menor o número, mais acima na lista aparecerá a bebida. Por exemplo, digitar o número 1 colocaria essa bebida no topo da lista e apareceria em primeiro lugar na sequência.

Dica

Para adicionar uma imagem/foto a um formulário de bebida, passe o mouse sobre o ícone (câmera com um sinal de ‘+’) no canto superior direito do formulário para revelar um ícone ✏️ (lápis).

Clique no ícone ✏️ (lápis) para abrir um explorador de arquivos, navegue até o arquivo de imagem/foto desejado e clique em Abrir para selecioná-lo.

A imagem selecionada agora aparece no campo de imagem e é definida como a imagem da bebida.

Formulário de bebida com as informações de um espresso preenchidas.

Painel da estação

Dica

Para adicionar uma imagem/foto a um formulário de bebida, passe o mouse sobre o ícone (câmera com um sinal de ‘+’) no canto superior direito do formulário para revelar um ícone ✏️ (lápis).

Clique no ícone ✏️ (lápis) para abrir um explorador de arquivos, navegue até o arquivo de imagem/foto desejado e clique em Abrir para selecioná-lo.

A imagem selecionada agora aparece no campo de imagem e é definida como a imagem da bebida.

Configuração do quiosque

Prepare os quiosques para uso depois de configurar as diversas estações. Recomenda-se usar um dispositivo dedicado para cada quiosque de balcão de atendimento, como um tablet.

Navegue até o quiosque de uma das duas maneiras:

  • Navegue até o painel principal do aplicativo Balcão de atendimento e clique no botão Abrir balcão no cartão da estação desejada. O quiosque é carregado em uma nova aba do navegador.

  • Navegue até app Balcão de atendimento ‣ Configuração ‣ Estações e clique na estação desejada. Em seguida, clique no botão Copiar no final da linha URL do quiosque e cole o URL em uma nova aba ou janela do navegador.

Importante

Recomenda-se fazer logout da base de dados e fechar a aba depois de navegar até o quiosque. Dessa forma, não há possibilidade de um visitante acessar o base ao fazer o check-in.

Relatórios

O aplicativo Balcão de atendimento tem dois relatórios disponíveis: Visitantes e Bebidas.

Para acessar qualquer um desses relatórios, navegue até app Balcão de atendimento ‣ Relatórios para exibir um menu suspenso com as opções: Visitantes e Bebidas.

O relatório Visitantes exibe o número de visitantes por mês, no ano atual. O relatório Bebidas mostra o total de pedidos de cada bebida.

Como em todos os relatórios do Odoo, os filtros e agrupamentos podem ser modificados para mostrar outras métricas também.

Veja também