Novos funcionários

Quando um novo funcionário é contratado, a primeira etapa é criar um novo registro de funcionário. Esse registro é um local centralizado onde todas as informações importantes sobre o funcionário são armazenadas, incluindo informações gerais, histórico de trabalho e habilidades, várias informações de trabalho, detalhes pessoais, documentos e muito mais.

Para começar, abra o aplicativo Funcionários e clique no botão Novo no canto superior esquerdo. Isso abre um formulário de funcionário em branco.

Prossiga para preencher as informações necessárias e possíveis detalhes adicionais.

Nota

O número de telefone e o nome da empresa atual são preenchidos nos campos Telefone comercial e Empresa. Se o aplicativo Avaliações estiver instalado, o campo Data da próxima avaliação será preenchido com uma data em seis meses da data atual.

Informações gerais

O formulário do funcionário é salvo automaticamente à medida que os dados são inseridos. No entanto, o formulário pode ser salvo manualmente a qualquer momento, clicando na opção Salvar manualmente, representada por um ícone (nuvem com uma seta para cima).

Os campos obrigatórios

• Nome do funcionário: digite o nome do funcionário.

• Empresa: no menu suspenso desse campo, selecione a empresa pela qual o novo funcionário foi contratado ou crie uma nova empresa digitando o nome no campo e clicando em Criar ou Criar e editar… no mini menu suspenso exibido.

Campos opcionais

• Foto: na caixa de imagem superior direita do formulário do funcionário, clique no ícone de edição ✏️ (lápis) para selecionar uma foto a carregar.

• Cargo: digite o cargo do funcionário abaixo do nome dele ou selecione-o no menu suspenso do campo Cargo abaixo para que o campo superior seja preenchido automaticamente. O campo Cargo sob o nome do funcionário pode ser modificado e não precisa corresponder à seleção feita no menu suspenso Cargo no campo abaixo.

  Example

  Embora seja recomendável que os cargos correspondam, a descrição digitada nesse campo superior pode conter informações mais específicas do que o menu suspenso selecionado Cargo, se desejado.

  Por exemplo, se alguém for contratado para um cargo de representante de vendas configurado como Representante de vendas no aplicativo Recrutamento, isso poderá ser selecionado no campo suspenso Cargo.

  No campo de digitação do Cargo abaixo do campo Nome do funcionário, o cargo poderia ser mais específico, como Representante de vendas - Assinaturas se o funcionário estiver concentrado apenas nas vendas de assinaturas.

  

• Marcadores: selecione um marcador no menu suspenso para adicionar marcadores relevantes ao funcionário. É possível criar qualquer marcador nesse campo, basta digitá-lo. Uma vez criada, o novo marcador estará disponível para todos os registros de funcionários. Não há limite para a quantidade de marcadores que podem ser adicionados.

• Informações de contato profissional: insira o Celular comercial, Telefone comercial, E-mail profissional e/ou Empresa nome do funcionário, se ainda não tiver sido preenchido automaticamente.

• Departamento: Selecione o departamento do funcionário no menu suspenso.

• Cargo: selecione o cargo do funcionário no menu suspenso. Quando uma seleção é feita, o campo Cargo abaixo do campo Nome do funcionário é atualizado automaticamente para refletir o cargo atualmente selecionado. Esses cargos são do aplicativo Recrutamento e refletem os cargos atualmente configurados.

• Gerente: selecione o gerente do funcionário no menu suspenso.

• Treinador: selecione o treinador do funcionário no menu suspenso.

• Data da próxima avaliação: esse campo é somente visível se o aplicativo Avaliações estiver instalado. A data é preenchida automaticamente com uma data que é computada de acordo com as configurações definidas no aplicativo Avaliações. Essa data pode ser modificada usando o seletor de calendário.

Nota

Após um Gerente ser selecionado, se o campo Treinador estiver em branco, o manager selecionado preencherá automaticamente o campo Treinador.

Dica

Para fazer edições no Departamento, Gerente, Treinador ou Empresa selecionado, clique na seta Link interno ao lado da respectiva seleção. A seta Link interno abre o formulário selecionado, permitindo modificações. Clique em Salvar depois que as edições forem feitas.

Guias de informações adicionais

Aba Currículo

Currículo

Em seguida, insira o histórico de trabalho do funcionário na aba Currículo. Cada linha do currículo deve ser inserida individualmente. Ao criar uma entrada pela primeira vez, clique em Criar uma nova entrada e o formulário Criar linhas de currículo será exibido. Depois que uma entrada é adicionada, o botão Criar uma nova entrada é substituído por um botão Adicionar. Digite as seguintes informações em cada entrada.

• Título: digite o título da experiência de trabalho anterior.

• Funcionário: selecione o funcionário no menu suspenso.

• Tipo: no menu suspenso, selecione Experiência, Formação, Projetos paralelos, Certificação interna, Treinamento interno concluído, ou digite uma nova entrada e clique em Criar “(Tipo)”.

• Tipo de exibição: no menu suspenso, escolha Clássico para experiência de trabalho normal, Certificação para experiência obtida por meio de uma certificação ou Curso para aulas não certificadas.

• Duração: digite as datas de início e término da experiência de trabalho. Para selecionar uma data, clique no primeiro campo vazio para exibir uma janela pop-up de calendário. Continue a usar os ícones < (seta para a esquerda) e :guilabel:> (seta para a direita) para rolar até o mês em questão e, em seguida, clique no dia para selecioná-lo. Repita esse processo para localizar e selecionar a data final. Repita esse processo para localizar e selecionar a data final. Quando as datas desejadas tiverem sido selecionadas, clique em ✔️ Aplicar.

• Descrição: insira informações relevantes nesse campo.

Depois que todas as informações forem inseridas, clique no botão Salvar e Fechar se houver apenas uma entrada a ser adicionada, ou clique no botão Salvar e Novo para salvar a entrada atual e criar outra linha de currículo.

Nota

Depois que o formulário do novo funcionário é salvo, o cargo e a empresa atuais são automaticamente adicionados à aba Currículo, com a data de término listada como atual.

Habilidades

As habilidades de um funcionário podem ser inseridas na aba Currículo da mesma forma que uma linha de currículo é criada.

Para adicionar uma habilidade a um registro de funcionário, os tipos de habilidades devem ser configurados primeiro. Se nenhum tipo de habilidade estiver configurado, um botão Criar novas habilidades será exibido na seção Habilidades da aba Currículo. Configure os tipos de habilidades antes de adicionar habilidades ao registro do funcionário.

Se os tipos de habilidade estiverem configurados, será exibido um botão Escolha uma habilidade da lista. Clique no botão Escolha uma habilidade da lista e selecione as seguintes informações para cada habilidade.

• Tipo de habilidade: selecione um tipo de habilidade clicando no botão de opção ao lado do tipo de habilidade.

• Habilidade: depois de selecionar um Tipo de habilidade, as habilidades correspondentes associadas a esse Tipo de habilidade selecionado aparecem em um menu suspenso. Por exemplo, selecionar Idioma como o Tipo de habilidade apresenta uma variedade de idiomas para seleção no campo Habilidades. Selecione a habilidade pré-configurada apropriada ou digite uma nova habilidade e, em seguida, clique em Criar “(nova habilidade)”.

• Nível de habilidade: os níveis de habilidade predefinidos associados ao Tipo de habilidade selecionado aparecem em um menu suspenso. Primeiro, selecione um Nível de habilidade e, em seguida, a barra de progresso exibe automaticamente o progresso predefinido para esse nível de habilidade específico. Os níveis de habilidade e o progresso podem ser modificados no formulário pop-up Nível de habilidade, que é acessado por meio da seta Link interno ao lado do campo Nível de habilidade.

Clique no botão Salvar e Fechar se houver apenas uma habilidade a ser adicionada, ou clique no botão Salvar e Novo para salvar a entrada atual e adicionar imediatamente outra habilidade.

Para excluir qualquer linha da guia Currículo, clique no ícone 🗑️ (lixeira) para excluir a entrada. Adicione uma nova linha clicando no botão Adicionar ao lado da seção correspondente.

Importante

Somente usuários com direitos Oficial: Gerenciar todos os funcionários ou Administrador para o aplicativo Funcionários podem adicionar ou editar habilidades.

Tipos de habilidades

Para adicionar uma habilidade ao formulário de um funcionário, o Tipos de habilidades deve ser configurado. Vá para :menuselection:`app Funcionários –> Configuração –> Funcionário: Tipos de habilidades” para visualizar os tipos de habilidades atualmente configurados e criar novos tipos de habilidades.

Nota

A habilidade padrão de Idioma é pré-configurada como um tipo de habilidade, mas não há habilidades específicas de idioma listadas nesse tipo de habilidade. O tipo de habilidade Idiomas deve ser totalmente configurado antes de poder ser usado.

Clique em Novo e um novo formulário de Tipo de habilidade será exibido. Preencha todos os detalhes do novo tipo de habilidade. Repita isso para todos os tipos de habilidades necessários.

• Tipo de habilidade: digite o nome do tipo de habilidade. Isso serve de categoria principal para habilidades mais específicas e deve ser genérico.

• Habilidades: clique em Adicionar uma linha e digite o Nome para a nova habilidade e, em seguida, repita o procedimento para todas as outras habilidades necessárias.

• Níveis: clique em Adicionar uma linha e digite o Nome do nível. Em seguida, clique no campo Progresso e digite uma porcentagem (0-100) para esse nível. Repita o procedimento para todos os níveis adicionais, conforme necessário.

• Nível padrão: clique no botão de alternância na linha de nível para definir esse nível como padrão. Normalmente, o nível mais baixo é o padrão, mas é possível escolhar qualquer nível. O botão de alternância fica verde, indicando que esse é o nível padrão para a habilidade. Somente um nível pode ser definido como padrão.

  Example

  Para adicionar um conjunto de habilidades matemáticas, digite Matemática no campo Nome. Em seguida, no campo Habilidades, digite Álgebra, Cálculo e Trigonometria. Por último, no campo Níveis, digite Iniciante, Intermediário e Especialista, com o Progresso listado como 25, 50 e 100, respectivamente. Por último, clique em Definir padrão na linha Iniciante para definir esse como o nível de habilidade padrão.

  

O formulário de Tipo de habilidade salva automaticamente os dados inseridos.

Dica

Quando o formulário estiver completamente preenchido, clique no botão Salvar manualmente, representado por um ícone nuvem com uma seta para cima na parte superior da tela, e os Níveis serão reorganizados em ordem decrescente, com o nível mais alto na parte superior e o mais baixo na parte inferior, independentemente do nível padrão e da ordem em que foram inseridos.

Aba de informações de trabalho

A aba Informações profissionais é onde se encontram as informações específicas relacionadas ao trabalho do funcionário. Seu horário de trabalho, várias funções, quem aprova suas solicitações específicas (folgas, planilhas de horas e despesas), o horário de trabalho remoto e detalhes específicos do local de trabalho são listados aqui.

Clique na aba Informações profissionais para acessar essa seção e insira as seguintes informações para o novo funcionário:

• Local: selecione o Endereço profissional no menu suspenso. Para modificar o endereço, passe o mouse sobre a primeira linha (se houver várias linhas) do endereço para revelar uma seta de Link interno. Clique na seta de :guilabel:`Link interno para abrir o formulário da empresa e fazer as edições necessárias.

  Use as trilhas de navegação para voltar ao novo formulário de funcionário quando terminar.

  Se for necessário um novo endereço de trabalho, adicione o endereço digitando-o no campo e, em seguida, clique em Criar (novo endereço) para adicionar o endereço ou Criar e editar… para adicionar o novo endereço e editar o formulário de endereço.

• Aprovadores: para ver essa seção, o usuário deve ter Administrador ou Oficial: Gerenciar todos os funcionários” definidos para o aplicativo *Funcionários*. Nos menus suspensos, selecione os usuários responsáveis pela aprovação de uma :guilabel:`Despesa, uma solicitação de Folga, entradas de Planilha de horas e registros de Controle de presença para o funcionário.

  Passe o mouse sobre qualquer uma das seleções para revelar a seta de Link interno.

  Clique na seta de Link interno para abrir um formulário com os campos Nome, Endereço de e-mail, Empresa, Telefone, Celular e Armazém padrão do aprovador. Eles podem ser modificados, se necessário.

  Use as trilhas de navegação para voltar ao novo formulário de funcionário quando terminar.

  Importante

  Os usuários que aparecem no menu suspenso da seção Aprovadores devem ter direitos de Administrador definidos para a função de recursos humanos correspondente.

  Para verificar quem tem esses direitos, vá para app Definições ‣ Usuários ‣ → Gerenciar usuários. Em seguida, clique em um funcionário e verifique a seção Recursos Humanos da aba Direitos de acesso.

  • Para que o usuário apareça como um aprovador de Despesas, ele deve ter Aprovador da equipe, :guilabel:`Aprovador de todos ou Administrador definidos para a função Despesas.

  • Para que o usuário apareça como um aprovador de Folga, ele deve ter Oficial: Gerenciar todas as solicitações ou Administrador definidos para a função Folga.

  • Para que o usuário apareça como um aprovador de Planilhas de horas, ele deve ter Gerente, Oficial: Gerenciar todos os contratos ou Administrador definidos para a função Folha de pagamento.

• Trabalho remoto: use o menu suspenso para selecionar o local padrão em que o funcionário trabalha a cada dia da semana. As opções padrão são: Casa, Escritório ou Outros.

  Um novo local pode ser digitado no campo e, em seguida, clique em Criar (novo local) para adicionar o local ou Criar e editar… para adicionar o novo local e editar o formulário.

  Depois que as edições forem feitas, clique em Salvar e fechar, e o novo local será adicionado e preencherá o campo.

  Deixe o campo em branco (Não especificado) para dias não úteis, como sábado e domingo.

  Nota

  Também é possível adicionar ou modificar locais de trabalho navegando até :menuselection:`app Funcionários –> Configuração –> Funcionário: Locais de trabalho”. Para modificar um local, clique em um local existente e, em seguida, faça as alterações no formulário.

  Clique em Novo para criar um novo local e, em seguida, insira as seguintes informações no formulário. Todos os campos são obrigatórios.

  • Local de trabalho: digite o nome do local. Ele pode ser geral ou específico, conforme necessário, como Casa ou Prédio 1, segundo andar, respectivamente.

  • Endereço profissional: no menu suspenso, selecione o endereço do local.

  • Imagem de capa: clique no ícone para selecioná-lo como a imagem de capa. As opções são um ícone de casa, um ícone prédio do trabalho e um ícone de :guilabel:`localizador por GPS”.

  • Empresa: no menu suspenso, selecione a empresa à qual o local se aplica. A empresa atual preenche esse campo, por padrão.

  

• Agenda: selecione o Horário de trabalho e Fuso-horário do funcionário. A seta de Link interno abre uma visualização detalhada das horas de trabalho diárias específicas. As horas de trabalho podem ser modificadas ou excluídas aqui.

  Nota

  As horas de trabalho estão relacionadas aos horários de trabalho de uma empresa, e um funcionário não pode ter horas de trabalho que estejam fora do horário de trabalho de uma empresa.

  Cada cronograma de trabalho é específico da empresa. Portanto, em bases de dados multiempresa, cada empresa precisa ter seus próprios horários de trabalho definidos.

  Se as horas de trabalho de um funcionário não estiverem configuradas como cronograma de trabalho da empresa, novos cronogramas de trabalho poderão ser adicionados ou os existentes poderão ser modificados.

  As horas de trabalho podem ser modificadas no aplicativo Folha de pagamento, onde são designadas como Horários de trabalho.

  Para obter mais informações sobre como criar ou modificar Horários de trabalho no aplicativo Folha de pagamento, consulte a documentação Folha de pagamento.

• Planejamento: selecione uma função no menu suspenso para os campos Funções e Função padrão. Se a função padrão for selecionada como uma função, ela será automaticamente adicionada à lista de Funções.

Importante

Os usuários que aparecem no menu suspenso da seção Aprovadores devem ter direitos de Administrador definidos para a função de recursos humanos correspondente.

Para verificar quem tem esses direitos, vá para app Definições ‣ Usuários ‣ → Gerenciar usuários. Clique em um funcionário e verifique a seção Human Resources da aba Recursos Humanos Direitos de acesso.

• Para que o usuário apareça como um aprovador de Despesas, ele deve ter Aprovador da equipe, :guilabel:`Aprovador de todos ou Administrador definidos para a função Despesas.

• Para que o usuário apareça como um aprovador de Folga, ele deve ter Oficial ou Administrador definido para a função Folga.

• Para que o usuário apareça como um aprovador de Planilhas de horas, ele deve ter Gerente, Oficial ou Administrador definidos para a função em Folha de pagamento.

Nota

As horas de trabalho estão relacionadas ao horário de trabalho de uma empresa, e um funcionário não pode ter horários de trabalho fora do horário de trabalho de uma empresa.

Cada horário de trabalho individual é específico da empresa. Portanto, para bases de dados com várias empresas, cada empresa deve ter seu próprio horário de trabalho definido.

Se as horas de trabalho de um funcionário não estiverem configuradas como o horário de trabalho da empresa, novos horários de trabalho poderão ser adicionados ou os existentes poderão ser modificados.

Para adicionar ou modificar as horas de trabalho, vá para o aplicativo Folha de pagamento ‣ Configuração ‣ Horários de trabalho. Em seguida, adicione horas de trabalho clicando em Novo ou edite as já existentes selecionando as horas de trabalho na lista.

Consulte a seção Horários de trabalho da documentação da folha de pagamento para obter detalhes específicos sobre a criação e a edição de horários de trabalho.

Depois que o novo horário de trabalho é criado ou um horário existente é modificado, as horas de trabalho podem ser definidas no formulário do funcionário. Na seção Agenda da aba Informações profissionais, selecione as horas de trabalho do funcionário no menu suspenso.

Aba de informações privadas

Não é necessário inserir nenhuma informação na aba Informações privadas para criar um funcionário; no entanto, algumas informações nessa seção podem ser críticas para o departamento de folha de pagamento da empresa. Para processar adequadamente as folhas de pagamento e garantir que todas as deduções sejam contabilizadas, as informações pessoais do funcionário devem ser inseridas.

Aqui, são inseridas as informações do funcionário Contato pessoal, Situação familiar, Emergência contact, Formação, Autorização de trabalho e Cidadania. Os campos são inseridos pelo menu suspenso, marcando uma caixa de seleção ou digitando as informações.

• Contato pessoal: digite o Endereço, E-mail e Telefone pessoal do funcionário. Em seguida, insira o Número da conta bancária do funcionário no menu suspenso.

  Se o banco ainda não estiver configurado (situação comum ao criar um novo funcionário), digite o número da conta bancária e clique em Criar e editar…. Um formulário Criar número da conta bancária é carregado. Preencha as informações necessárias e clique em Salvar e Fechar.

  Em seguida, selecione o idioma preferido do funcionário no menu suspenso. Em seguida, digite a Distância casa-trabalho no campo. Esse campo só é necessário se o funcionário estiver recebendo algum tipo de benefício de deslocamento para o trabalho.

  Por fim, insira as informações da placa do carro do funcionário no campo Placa do veículo particular.

• Situação familiar: selecione o Estado civil atual usando o menu suspenso, seja Solteiro, Casado, União estável, Viúvo ou Divorciado. Se o funcionário tiver filhos dependentes, digite o Número de filhos dependentes no campo.

• Emergência: digite o Nome e o Telefone de contato de emergência do funcionário nos respectivos campos.

• Formação: selecione o nível mais alto de educação concluído pelo funcionário no menu suspenso Grau de instrução. As opções padrão incluem Graduação, Mestrado, Doutorado ou Outros.

  Digite o Área de formação e o nome da universidade nos respectivos campos.

• Permissão de trabalho: se o funcionário tiver uma permissão de trabalho, insira as informações nessa seção. Digite o Nº do visto e/ou Nº da permissão de trabalho nos campos correspondentes.

  Com o seletor de calendário, selecione a Data de validade do visto e/ou da Permissão de trabalho para inserir a(s) data(s) de expiração do documento.

  Se disponível, carregue uma cópia digital do documento Permissão de trabalho. Clique em Carregar arquivo, navegue até o arquivo da permissão de trabalho no explorador de arquivos e clique em Abrir.

• Cidadania: essa seção contém todas as informações relevantes para a cidadania do funcionário. Alguns campos usam um menu suspenso, como os campos Nacionalidade (País), Gênero e País de nascimento.

  Para selecionar a Data de nascimento, é usado o seletor de calendário. Primeiro, clique no nome do mês e, em seguida, no ano, para acessar os intervalos de anos. Use os ícones de seta < (esquerda) e > (direita), navegue até o intervalo de anos correto e clique no ano. Em seguida, clique no mês. Por último, clique no dia para selecionar a data.

  Digite as informações para os campos Nº de identificação, Nº do passaporte e Local de nascimento.

  Por fim, se o funcionário não for residente do país em que está trabalhando, ative a caixa de seleção ao lado do campo Não residente.

  Nota

  Dependendo da configuração de localização, pode haver outros campos. Por exemplo, para os Estados Unidos, há um campo designado SSN Nº.

Aba de configurações de RH

Esta aba fornece vários campos para informações diferentes, dependendo do país em que a empresa está localizada. Campos diferentes são configurados para locais diferentes, porém algumas seções aparecem independentemente.

• Status: selecione um Tipo de funcionário e, se aplicável, um Usuário relacionado, com os menus suspensos. As opções de Tipo de funcionário incluem Funcionário, Estudante, Trainee, Prestador ou Freelancer.

  Importante

  Funcionários não precisam ser usuários também. Funcionários não contam para a cobrança da assinatura do Odoo, enquanto os Usuários contam para o faturamento. Se o novo funcionário também tiver que ser um usuário, o usuário deve ser criado.

  Depois que o funcionário tiver sido criado, clique no ícone ⚙️ (engrenagem) e, em seguida, clique em Criar usuário. Um formulário Criar usuário será exibido.

  Digite o Nome e o Endereço de e-mail. Em seguida, selecione a Empresa no menu suspenso.

  Em seguida, digite os números de Telefone e Celular nos respectivos campos.

  Se houver uma foto disponível, clique no ícone Editar (que aparece como um ícone de ✏️ (lápis)) no canto inferior esquerdo da caixa de imagem, localizada no canto superior direito do formulário.

  Será exibido um explorador de arquivos. Navegue até o arquivo e clique em Abrir para selecioná-lo. Por fim, clique em Salvar depois que todas as informações forem inseridas, e o registro do funcionário será atualizado automaticamente com o usuário recém-criado preenchendo o campo Usuário relacionado.

  Os usuários também podem ser criados manualmente. Para obter mais informações sobre como adicionar manualmente um usuário, consulte o documento Users.

• Controle de presença/Ponto de Venda/Fabricação: é possível inserir aqui o Código PIN e o ID do crachá dos funcionários, se precisarem ou tiverem um. Clique em Gerar ao lado de ID do crachá para criar um ID de crachá.

  O Código PIN é usado para entrar e sair do quiosque do aplicativo Controle de presença e de um sistema PDV.

• Folha de pagamento: se aplicável, insira o Número de registro do funcionário nessa seção.

  Dependendo da configuração de localização, os outros itens que aparecem nesse campo variam de acordo com o local. Além disso, outras seções podem aparecer nessa aba, de acordo com a localização. Recomenda-se verificar com os departamentos de folha de pagamento e/ou contabilidade para garantir que essa seção, bem como quaisquer outras seções relacionadas à folha de pagamento que possam ser exibidas, sejam preenchidas corretamente.

• Application Settings: enter the employee’s Billing Time Target for the billing rate leader board in the Timesheets application. Next, enter the Hourly Cost in a XX.XX format. This is factored in when the employee is working at a work center.

  Se aplicável, digite o número do Cartão de mobilidade da frota.

Nota

Os custos de fabricação são adicionados aos custos de produção de um produto, se o valor do produto fabricado não for um valor fixo. Esse custo não afeta o aplicativo Folha de pagamento.

Documentos

Todos os documentos relacionados ao funcionário são armazenados no aplicativo Documentos. O número de documentos associados é exibido no botão inteligente Documentos acima do registro do funcionário. Clique no botão inteligente para acessar todos os documentos.

Consulte documentação no aplicativo Documentos para obter mais informações.