ALMA

Van SAP naar de toekomst. Hoe Alma KU Leuven de overstap maakte. Een verouderd systeem, nieuwe wetgeving en een deadline die niet verschuift. Alma KU Leuven stond voor een keuze. Ze kozen slim.

Wie is Alma?

Alma is de cateringorganisatie van KU Leuven en verzorgt dagelijks maaltijden op meerdere locaties in Leuven. Met leveranciers die in stuks factureren, klanten die betalen via Peppol en een administratie die al het inkoop- en financieel verkeer verwerkt, is Alma geen kleine operatie.

De uitdaging: een deadline van buitenaf

Alma werkte al jaren met SAP. Het systeem deed wat het moest doen. Maar twee dingen kwamen tegelijk op hen af.

Ten eerste: de versie van SAP die Alma gebruikte liep tegen het einde van zijn ondersteuning aan. Ten tweede: België maakt facturatie via Peppol per 1 januari 2026 verplicht. De SAP versie die Alma had, ondersteunde Peppol niet.

Investeren in een dure SAP upgrade lag niet voor de hand. Alma koos er bewust voor om de overgang te gebruiken als kans om het hele ICT-landschap opnieuw en beter in te richten. Met Odoo voor de boekhouding en het inkoopproces, en EasyParty voor menucalculaties en evenementenplanning.

Waarom KJ Software?

KJ Software werkt met een vooraf afgesproken prijs. Geen open einden, geen verrassingen achteraf. Voor een organisatie met een harde deadline van 1 januari 2026 was die zekerheid geen bijzaak.

De aanpak: gefaseerd en met een harde livegang als stip

Het traject werd in drie fases opgeknipt, elk met een eigen deadline.

Fase 1 was de zwaarste: per 1 januari 2026 de overstap van SAP naar Odoo voor inkoop en boekhouding. Fase 2 en 3 volgen later met EasyParty voor menucalculatie en evenementenplanning.

Boekhouding en Peppol. Alle verkoopfacturen worden voortaan via Peppol verstuurd. Inkoopfacturen komen via Peppol binnen. Alma stuurt ook facturen naar KU Leuven zelf, wat extra aandacht vroeg: KU Leuven werkt met meerdere Peppol-toegangspunten op basis van GLN-nummers. Dat betekende dat elk toegangspunt als een apart contact in Odoo ingericht moest worden.

Inkoop over meerdere locaties. Alma bestelt voor verschillende locaties tegelijk. Per locatie is in Odoo een eigen magazijn ingericht, met bijbehorend klantnummer en openingstijden zichtbaar op de inkooporder. Zo weet elke leverancier exact waar, wanneer en bij wie hij moet leveren.

Slimme factuurmatching. Dit was de meest complexe uitdaging van het traject. Alma koopt vlees en vis in per stuk, maar ontvangt facturen van leveranciers in kilogram. Een kikkerbil weegt de ene keer 100 gram, de andere keer 120. De prijs op de factuur wijkt daardoor bijna altijd af van de prijs op de inkooporder. Standaard Odoo matcht dan niet automatisch, wat zou betekenen dat Alma elke factuurregel handmatig zou moeten verwerken.

KJ ontwikkelde een slimmere matchingslogica. Odoo zoekt nu eerst op het externe artikelnummer van de leverancier, dat bij Alma altijd op de factuur staat en in Odoo is vastgelegd. Matcht dat, dan wordt de factuurregel gekoppeld, ook als de prijs afwijkt. Afwijkingen worden zichtbaar gemaakt met een kleurmarkering, zodat de administratie in één oogopslag ziet waar actie nodig is.

Alle maatwerk werd ontwikkeld door Nederlandse developers bij KJ. En het werkt naadloos samen met EasyParty, zodat contacten, producten en facturen automatisch tussen beide systemen worden gesynchroniseerd.

Het resultaat

Alma ging per 1 januari 2026 live met Odoo voor boekhouding en inkoop. De Peppol-koppeling werkt. De inkoopfacturen worden automatisch herkend en gematcht. De administratie hoeft niet meer elke regel handmatig te controleren.

Herken je dit?

Organisaties in de zorg, het onderwijs of de foodsector werken vaak met complexe inkoopprocessen, meerdere locaties en strikte boekhoudkundige eisen. En soms zorgt wetgeving voor een deadline die niet wacht.

KJ Software helpt dit soort organisaties om de overstap te maken op een manier die past bij hun processen, met een vaste prijs en een team dat eerlijk is over wat haalbaar is.

Benieuwd wat dat voor jouw organisatie betekent? Ga naar www.kjsoftware.nl en plan een vrijblijvende kennismaking in.