Aanwezigheid¶
De app Aanwezigheid van Odoo functioneert als een prikklok. Werknemers kunnen in- en uitklokken met een toegewijd apparaat in kioskmodus, terwijl gebruikers ook rechtstreeks vanuit de database kunnen in- en uitklokken. Managers kunnen zien wie er op elk moment beschikbaar is, rapporten maken om ieders uren te zien en inzicht krijgen in welke werknemers overuren maken of eerder uitklokken dan verwacht.
Toegangsrechten¶
Toegangsrechten begrijpen is essentieel voor het navigeren in de Aanwezigheid-applicatie.
Elke gebruiker in de database kan rechtstreeks vanuit de database in- en uitchecken, zonder toegang nodig te hebben tot de Aanwezigheid-app. Bovendien hebben alle gebruikers toegang tot hun eigen aanwezigheidsgegevens via hun werknemersformulier in de Werknemers-app.
Toegang tot zowel de Aanwezigheid-applicatie als de verschillende functies binnen de applicatie wordt bepaald door toegangsrechten.
Om te zien welke toegangsrechten een gebruiker heeft, navigeer je naar en klik je op een individuele gebruiker. Het tabblad Toegangsrechten is standaard zichtbaar. Scroll naar beneden naar de sectie HUMAN RESOURCES om de instellingen te bekijken. Voor het veld Aanwezigheid zijn de opties om het veld leeg te laten of Beheerder te selecteren.
Als de optie Beheerder is geselecteerd, heeft de gebruiker volledige toegang tot de gehele Aanwezigheid-applicatie, zonder beperkingen. Ze kunnen alle aanwezigheidsrecords van werknemers bekijken, de Kioskmodus openen vanuit de applicatie, toegang krijgen tot alle rapportagemetrieken en wijzigingen aanbrengen in de instellingen. Als het veld leeg wordt gelaten, heeft de gebruiker geen toegang tot de Aanwezigheid-applicatie.
Notitie
Als een gebruiker geen Beheerder-rechten heeft voor de Aanwezigheid-app, kan hij de app niet openen, ook al verschijnt deze op het hoofddashboard van de database. Er verschijnt een pop-upbericht Toegangsfout met de melding:
Je hebt niet genoeg rechten om toegang te krijgen tot de velden "attendance_manager_id" op Werknemer (hr.employee). Neem contact op met je systeembeheerder.
Gebruikers die geen toegang hebben tot de Aanwezigheid-app kunnen nog steeds in- en uitklokken voor werk binnen de database, met behulp van het (rode cirkel) of (groene cirkel) die altijd bovenaan de database beschikbaar zijn.
Goedkeurders¶
Een goedkeurder is een gebruiker die is aangewezen om de aanwezigheidsgegevens van een werknemer te beoordelen en beheren. Een goedkeurder is doorgaans een manager, hoewel dat niet vereist is. Goedkeurders zonder beheerdersrechten hebben alleen toegang tot en kunnen aanwezigheidsgegevens wijzigen voor de werknemers die aan hen zijn toegewezen. Dit is de enige uitzondering waarbij gebruikers zonder beheerdersrechten gegevens kunnen bekijken in de Aanwezigheid-app.
Om te zien wie de goedkeurder voor aanwezigheid van een werknemer is, navigeer naar de en klik op de specifieke werknemer. Klik op het tabblad Werkinformatie, scroll naar de sectie GOEDKEURDERS en controleer het veld Aanwezigheid. De geselecteerde persoon kan de aanwezigheidsregistraties van die werknemer bekijken, zowel op het Aanwezigheid-applicatiedashboard als in de aanwezigheidsrapporten, en kan wijzigingen aanbrengen in hun registraties.
Configuratie¶
Er zijn weinig configuraties nodig in de Aanwezigheid-app. Bepalen hoe werknemers in- en uitklokken, definiëren hoe de kiosken functioneren en bepalen hoe extra uren worden berekend, worden allemaal ingesteld in het Configuratiemenu. Navigeer naar om toegang te krijgen tot het configuratiemenu.
Notitie
Elk configuratie-item met een (gebouw)-icoon is een bedrijfsspecifieke configuratie. Items zonder een (gebouw)-icoon zijn van toepassing op alle bedrijven binnen de database.
Modes¶
Aanwezigheid vanuit Backend : Activeer deze functie om gebruikers toe te staan om direct vanuit de Odoo-database in en uit te klokken. Als dit niet is geactiveerd, moeten gebruikers een kiosk gebruiken om in en uit te klokken.
Automatisch uitklokken : Activeer deze functie om werknemers automatisch uit te klokken volgens hun werkrooster, nadat een buffertijd is verstreken.
Tolerantie: Dit veld verschijnt alleen wanneer de Automatisch uitklokken -functie is ingeschakeld. Voer de hoeveelheid tijd in uren in die moet verstrijken nadat de werkuren van een werknemer zijn afgelopen, voordat ze automatisch worden uitgeklokt.
Example
Met de optie Automatisch Uitklokken ingeschakeld en de Tolerantie ingesteld op 2,00 uur, klokt een werknemer om 9:00 uur in en vergeet om 17:00 uur uit te klokken. Om 19:00 uur wordt hij automatisch uitgeklokt.
Afwezigheidsbeheer : Activeer deze functie om afwezigheden die niet gekoppeld zijn aan een verlofaanvraag, zoals vakantietijd of ziekteverlof, te registreren op het aanwezigheidsrapport.
Extra uren¶
Deze sectie specificeert hoe extra tijd (soms aangeduid als overuren) wordt berekend, inclusief wanneer extra tijd wordt geteld en welke tijd niet wordt geregistreerd.
Tolerantietijd in het Voordeel van het Bedrijf: Voer de hoeveelheid tijd in, in minuten, die niet meetelt voor de overuren van een werknemer. Wanneer een werknemer uitklokt en de extra geregistreerde tijd onder de opgegeven minuten ligt, telt de extra tijd niet als overuren voor de werknemer. Wanneer een werknemer uitklokt en de extra geregistreerde tijd meer is dan de opgegeven minuten, telt de extra tijd wel als overuren voor de werknemer.
Example
Een bedrijf stelt de Tolerantietijd in het Voordeel van het Bedrijf in op
15minuten en de werkuren voor het hele bedrijf zijn ingesteld van 9:00 uur tot 17:00 uur.Een werknemer klokt om 9:00 uur in. Als de werknemer om 17:14 uur uitklokt, tellen de extra 14 minuten niet mee voor zijn overuren. Als de werknemer om 17:17 uur uitklokt, verdient hij 17 minuten aan overuren.
Tolerantietijd in het Voordeel van de Werknemer: Voer de hoeveelheid tijd in, in minuten, die een werknemer krijgt en die geen negatieve invloed heeft op zijn aanwezigheid als hij minder tijd registreert dan zijn werkuren. Wanneer een werknemer uitklokt en de totale tijd die voor de dag is geregistreerd minder is dan zijn opgegeven werkuren en minder dan deze opgegeven coulanceperiode, wordt hij niet bestraft voor zijn verminderde uren. Wanneer een werknemer uitklokt en de totale tijd die voor de dag is geregistreerd minder is dan zijn opgegeven werkuren en meer dan deze opgegeven coulanceperiode, wordt hij wel bestraft voor zijn verminderde uren.
Example
Een bedrijf stelt de velden Tolerantietijd in het Voordeel van de Werknemer in op
15minuten en de werkuren voor het hele bedrijf zijn ingesteld van 9:00 uur tot 17:00 uur.Een werknemer klokt om 9:05 uur in. Als de werknemer om 16:55 uur uitklokt, wordt hij niet bestraft voor dit verschil, ook al heeft hij in totaal 10 minuten minder geregistreerd dan zijn volledige werkuren, en wordt hij geregistreerd als iemand die een volledige werkdag van acht uur heeft gewerkt. Als de werknemer om 16:40 uur uitklokt, wordt hij wel bestraft en wordt hij geregistreerd als iemand die slechts 7 uur en 35 minuten heeft gewerkt.
Validatie van Extra Uren : Klik op het keuzerondje naast Automatisch Goedgekeurd om alle extra tijd automatisch te laten goedkeuren, of Goedgekeurd door Manager als alle extra tijd moet worden beoordeeld en goedgekeurd door een manager.
Extra Uren Weergeven: Activeer dit vakje om de extra uren weer te geven die door een werknemer zijn geregistreerd wanneer hij uitklokt met een kiosk of wanneer een gebruiker uitklokt in de database.
Notitie
Goedgekeurde extra uren kunnen worden afgetrokken van een goedgekeurd verlofverzoek.
Overzicht¶
Bij het openen van de Aanwezigheid-applicatie wordt het Overzicht-dashboard gepresenteerd, met alle inklok- en uitklokinformatie van de gebruiker. Als de gebruiker de vereiste toegangsrechten heeft of een goedkeurder is voor specifieke werknemers, verschijnt de inklok- en uitklokinformatie van die werknemers ook op het Overzicht-dashboard.
Het Aanwezigheid-dashboard maakt het mogelijk om te schakelen tussen (Gantt) en (Lijst) weergaven, en om een periode te selecteren voor analyse. De huidige periode wordt automatisch geel gemarkeerd voor realtime aanwezigheidsrecords, terwijl de knop (Focus vandaag) het dashboard direct terugbrengt naar de huidige datum.
Notitie
Alle items met fouten verschijnen in rood, wat aangeeft dat ze moeten worden opgelost door een gebruiker met de juiste toegangsrechten en/of die goedkeurders zijn voor de werknemers met de fouten.
Filters en groepen¶
Soms moeten aanwezigheidsmedewerkers en managers specifieke gegevens bekijken, zoals alle automatische uitkloksessies, om te bepalen welke werknemers chronisch vergeten uit te klokken, of per afdeling om te bepalen welk team de meeste overuren werkt.
Gebruik voor deze gevallen de zoekbalk om een Filter of Groeperen op te selecteren, of combineer beide om de gewenste informatie weer te geven.
Waardevolle filters¶
Filter |
Veelvoorkomend gebruiksscenario |
|---|---|
Op kantoor |
Controleer welke werknemers zich nog op locatie bevinden voordat het gebouw voor de nacht wordt afgesloten, of om een telling uit te voeren. |
Fouten |
Bekijk alle fouten om ze te corrigeren vóór de verwerking van de loonadministratie. |
Automatisch uitgecheckt |
Voer een audit uit om werknemers te identificeren die chronisch vergeten uit te checken. |
Datum |
Beperk resultaten tot een specifieke betaalperiode of auditvenster. |
Actieve/Gearchiveerde Werknemers |
Schakel tussen huidig personeel en voormalige werknemers bij het auditen van historische gegevens. |
Inzichtelijke groeperingen¶
Groeperen op |
Wanneer het helpt |
|---|---|
Werknemer |
Bekijk individuele aanwezigheidsrecords tijdens een een-op-een afspraak. |
Afdeling |
Vergelijk bezettingsniveaus en werkuren om overbelaste en onderbelaste teams te identificeren. |
Manager |
Bepaal waar opvolgingsvragen over aanwezigheid voor een werknemer naartoe kunnen worden gestuurd. |
Methode |
Ontdek trends in aanwezigheidsmethoden om mogelijk hardwareproblemen op te lossen. |
Datum (Dag/Week/Maand) |
Identificeer pieken in absenteïsme of seizoensgebonden patronen. |
Details van aanwezigheidslogboek¶
Odoo registreert zowel de tijd als de locatie voor elke in- en uitkloksessie, waarbij de velden variëren per gebruikte methode. Deze gedetailleerde aanwezigheidslogboeken kunnen bevestigen waar een werknemer op een bepaalde werkdag was. Dit kan nuttig zijn voor bedrijven met hybride werkschema’s, die mogelijk audits moeten uitvoeren om naleving te waarborgen.
Het gedetailleerde aanwezigheidslogboek bevat de volgende informatie:
Hoofdgegevens¶
Werknemer: De naam van de werknemer.
Inklokken: De datum en tijd waarop de werknemer is ingeklokt.
Uitklokken: De datum en tijd waarop de werknemer is uitgeklokt. Dit verschijnt alleen als de werknemer is uitgeklokt.
Gewerkte tijd: De totale hoeveelheid tijd die de werknemer voor de dag heeft geregistreerd, over meerdere in- en uitklokmomenten, in een uur- en minuutformaat (UU:MM).
Gewerkte extra uren: Onbetaalde overuren die zijn gewerkt boven het verwachte werkrooster (wordt alleen getoond wanneer aanwezig voor de werknemer).
Extra uren: Goedgekeurde overuren (de Gewerkte tijd minus de goedgekeurde Gewerkte extra uren).
Inchecken/uitchecken details¶
Dezelfde informatie wordt weergegeven voor zowel de sectie Inklokken als Uitklokken.
Modus: Aanwezigheidsinvoermethode. Kan Systeemvak, Kiosk of Handmatige invoer zijn.
IP-adres: Het IP-adres van het apparaat dat is gebruikt om in of uit te klokken.
Browser: De webbrowser die de werknemer heeft gebruikt om in of uit te klokken.
Locatie: De stad en het land die zijn gekoppeld aan het IP-adres van de computer.
GPS-coördinaten: De coördinaten wanneer de gebruiker in- of uitklokte. Om de coördinaten op een kaart te bekijken, klik op de Bekijk op kaarten-knop onder de GPS-coördinaten. Dit opent een kaart in een nieuw browsertabblad, met de locatie aangegeven.
Aanwezigheidsfouten¶
Items die een fout bevatten, worden op het overzichtsdashboard in rood weergegeven. In de (Gantt)-weergave verschijnt het item met een rode achtergrond; in de (Lijst)-weergave verschijnt de tekst van het item in rood.
Een fout treedt op wanneer een werknemer heeft ingecheckt maar niet heeft uitgecheckt binnen 24 uur, of wanneer een enkele inchecksessie langer duurt dan 16 uur.
Om de fout te herstellen, moet de aanwezigheidsregistratie worden gewijzigd of verwijderd. Klik op de registratie om een pop-up te openen met de details voor die specifieke registratie. Om de Inklokken- en/of Uitklokken-informatie te wijzigen, klik op het Inklokken- of Uitklokken-veld, en er verschijnt een kalenderselector. Klik op de gewenste datum en gebruik vervolgens de tijdselector onder de agenda om de specifieke tijd voor de registratie te selecteren. Wanneer de informatie correct is, klik op Toepassen.
Wanneer alle informatie in het pop-upvenster correct is, klik op Opslaan & Sluiten. Wanneer de registratie geen fout meer bevat, verschijnt de registratie in grijs in plaats van rood.
Klik op de rode knop Verwijderen in het pop-upvenster in plaats van wijzigingen aan te brengen in de registratie om een registratie te verwijderen.
Zie ook