Agendar entrevistas

An in-person, virtual, or phone interview can be scheduled in one of two ways through the Recruitment app, either by the recruitment team, or by the applicant.

With one drag-and-drop, Odoo emails the candidate with a self-service link, the candidate books the time slot, and sends the meeting to everyone’s calendar. No more back-and-forth emails or calls.

A equipe de recrutamento marcou entrevistas

Quando um candidato chega ao estágio de entrevista, a equipe de recrutamento deve marcá-la conciliando uma data e hora adequadas entre o candidato e os entrevistadores.

Para marcar a entrevista, navegue até ao cartão do candidato, indo primeiro ao app Recrutamento, e clicando no cartão em questão. Isto abre a página Candidaturas para esse cargo. Em seguida, clique no cartão do candidato desejado para ver o formulário de candidatura detalhado.

To schedule an phone, virtual, or in-person interview, click the No Meeting smart button at the top of the applicant’s record.

Nota

The Meetings smart button displays No Meeting if no meetings are currently scheduled. For applicants who are new to the First Interview stage, this is the default.

Se já houver uma reunião agendada, o botão inteligente exibirá 1 reunião, com a data da próxima reunião abaixo dele. Se mais de uma reunião estiver agendada, o botão exibirá Próxima reunião, com a data da primeira reunião futura abaixo dele.

Clicking the Meetings smart button loads a calendar, showing the scheduled meetings and events for the currently signed-in user, as well as the employees who are listed under the Attendees section, located to the right of the calendar.

Para alterar as reuniões e eventos atualmente carregados que estão a ser apresentados, desmarque um participante cujos eventos do calendário devem ser ocultados. Apenas os participantes marcados são visíveis no calendário.

Para adicionar uma reunião ao calendário na vista Dia ou Semana, clique na hora de início da reunião e arraste para baixo até à hora de fim. Fazer isso seleciona a data, a hora e a duração da reunião.

Também é possível adicionar reuniões nesta visão, clicando no dia e na faixa horária pretendidos.

Ambos os métodos fazem aparecer uma janela pop-up Novo evento.

Janela pop-up de novo evento

Clicar em uma grade correspondente à hora e data abre a janela pop-up Novo evento para marcar uma reunião.

Insira as informações no formulário. Os únicos campos obrigatórios são o título da reunião e os campos Início (e data/hora de fim).

Uma vez inseridos os dados do cartão, clique em Salvar e Fechar para guardar as alterações e criar a entrevista.

Depois de inserir o nome obrigatório da reunião, os campos disponíveis para modificação no cartão Novo evento são os seguintes:

• Meeting Title: Enter the subject for the meeting. This should clearly indicate the purpose of the meeting. The default subject is the Candidate name entered on the applicant’s card.

• Start: Configure the start and end date and times for the meeting. Clicking either of these fields opens a calendar pop-up window. Click on the desired date to select it, and then enter the time in the corresponding field. Click Apply to close the window.

• All Day: Tick the box to schedule an all-day interview. If this box is ticked, the Start field changes to Start Date.

• Attendees: Select the people who should attend the meeting. The default attendees are the prospective candidate, and the assigned recruiter for the job position. Add as many other people as desired.

• Videocall URL: If the meeting is virtual, or if there is a virtual option available, click Odoo meeting, and a URL is automatically created for the meeting, which populates the field.

• Description: Enter a brief description in this field. There is an option to enter formatted text, such as numbered lists, headings, tables, links, photos, and more. Use the powerbox feature, by typing a / to reveal a list of options.

  Percorra as opções e clique no item desejado. O item é exibido no campo e pode ser modificado. Cada comando apresenta uma janela pop-up diferente. Siga as instruções de cada comando para completar a entrada.

Mais opções

Para acrescentar informações adicionais à reunião, clique no botão Mais opções no canto inferior direito da janela pop-up Novo evento. Preencha qualquer um dos seguintes campos adicionais:

• Duração: este campo é preenchido automaticamente com base na data e hora de Início (e fim). Se a hora da reunião for ajustada, este campo é ajustado automaticamente para a duração correta. A duração padrão de uma reunião é de uma hora.

• Recorrente: se a reunião deve se repetir em um intervalo determinado (o que não é comum de uma primeira entrevista), assinale a caixa de verificação junto a Recorrente. Quando esta opção é habilitada, vários campos adicionais são exibidos:

  • Fuso horário: no menu suspenso, selecione o Fuso horário das reuniões recorrentes.

  • Repetir: escolha Diariamente, Semanalmente, Mensalmente, Anualmente, ou Custom reuniões recorrentes. Se Personalizado for selecionado, um campo Repetir a cada aparece abaixo, juntamente com outro parâmetro de frequência de tempo (Dias, Semanas, Meses, ou Anos). Insira um número no campo em branco e, em seguida, selecione o período de tempo no menu suspenso.

  • Repetir em: ativado quando a opção Semanalmente é selecionada no campo Repetir. Escolhe o dia em que a reunião semanal é realizada.

  • Dia do mês: configure as duas opções do menu suspenso para selecionar um dia específico do mês, independentemente da data (ex.: a primeira terça-feira de cada mês). Para definir uma data específica do calendário, selecione Data do mês e insira a data do calendário no campo (ex.: 15 para definir a reunião para ocorrer no dia 15 de cada mês).

  • Until: using the drop-down menu, select when the meetings stop repeating. The available options are Number of repetitions, End date, and Forever. If Number of repetitions is selected, enter the number of total meetings to occur in the blank field to the right. If End date is selected, specify the date using the calendar pop-up window, or type in a date in a MM/DD/YYYY format. Forever schedules meetings indefinitely.

• Local: digite o local da reunião.

• Marcadores: selecione marcadores para a reunião no menu suspenso, ou adicione um novo marcador digitando e clicando em Criar “marcador”. Não há limite para o número de marcadores que podem ser utilizados.

• Privacidade: no menu suspenso, selecione se o organizador aparecerá como Disponível ou Ocupado durante a reunião. Em seguida, selecione a visibilidade dessa reunião, usando o menu suspenso à direita da primeira seleção. As opções são: Público, Privado e Somente usuários internos. Público permite que todos vejam a reunião, Privado permite que apenas os participantes listados na reunião vejam a reunião e Somente usuários internos permite que qualquer pessoa conectada à base de dados da empresa veja a reunião.

• Organizador: o funcionário que criou a reunião é preenchido nesse campo. Use o menu suspenso para alterar o funcionário selecionado.

• Lembretes: selecione um lembrete no menu suspenso. As opções padrão incluem Notificações, E-mail e Mensagem de texto SMS, cada uma com um período de tempo específico antes do evento (horas, dias, etc.). O lembrete escolhido alerta os participantes da reunião por meio da opção selecionada no horário especificado. Vários lembretes podem ser selecionados nesse campo.

Enviar a reunião para os participantes

Uma vez inseridas as alterações na janela pop-up Novo evento e os detalhes da reunião estiverem corretos, a reunião pode ser enviada aos participantes, por e-mail ou mensagem de texto, a partir do formulário de evento expandido (o que é visto ao clicar no botão Mais opções na janela pop-up Novo evento).

To send the meeting via email, click the EMAIL button next to the Attendees field on the expanded meeting form.

Uma janela pop-up de configuração do e-mail Contatar Participantes é exibida. Uma mensagem de e-mail pré-formatada, usando o modelo padrão :guilabel:`Calendário: Atualização de eventos”, preenche o campo do corpo da mensagem.

The applicant, followers of the job application, as well as the user who created the meeting, are added to the To by default. Make any desired changes to the email.

To send the meeting via text message, click the SMS button next to the Attendees field on the expanded meeting form. A Send SMS pop-up window appears.

Na parte superior, uma banner azul aparecerá se algum participante não tiver um número de celular válido e listará quantos registros são inválidos. Se um contato não tiver um número de celular válido listado, clique em Fechar e edite o registro do participante e, em seguida, repita essas etapas.

Quando não aparecer nenhuma mensagem de aviso, escreva a mensagem a ser enviada aos participantes no campo Mensagem. Para adicionar emojis à mensagem, clique no ícone (adicionar sorriso) no lado direito da janela pop-up.

The number of characters, and amount of text messages required to send the message (according to GSM7 criteria) appears beneath the Message field. Click Put in queue to have the text sent later, after any other messages are scheduled, or click Send Now to send the message immediately.

Nota

O envio de mensagens de texto não é uma capacidade padrão no Odoo. Para enviar mensagens de texto, são necessários créditos, que precisam de ser comprados. Para mais informações sobre créditos e planos IAP, consulte a documentação IAP – In-App Purchase (Compras no aplicativo).

Entrevistas agendadas pelos candidatos

Coordinating interview times typically requires several email exchanges and can slow the recruitment process. Enabling Odoo’s self-service scheduling removes that bottleneck: when an applicant is moved to an interview stage, the system automatically sends a scheduling link, records the selected slot, and updates all relevant calendars.

This automation is turned off by default. To activate it, assign the Recruitment: Schedule Interview email template to either the First Interview or Second Interview stage (see Modificar estágio).

Modificar estágio

Modify either the First Interview or Second Interview stage so the stage’s Email Template field is set to Recruitment: Schedule interview.

Enviar e-mail

After configuring the First Interview or Second Interview stages to send emails, drag-and-drop the applicant card into one of these stages to send the email.

Self-scheduled interview

When the applicant received the email, they click the Schedule my interview button at the bottom of the email. This navigates the applicant to a private online scheduling page, which is only accessible through the emailed link.

Esta página apresenta os DETALHES DA REUNIÃO no lado direito da tela. Isto inclui o formato e a duração da reunião. Neste exemplo, a entrevista é virtual ( Online) e a duração é de meia hora ( 30 minutos).

Then the applicant clicks on an available day on the calendar, signified by purple text. Once a day is selected, they click on one of the available times to select that date and time.

Dica

Não se esqueça de verificar o campo Fuso horário, abaixo do calendário, para garantir que está definido no fuso horário correto. A alteração do fuso horário pode alterar as horas disponíveis apresentadas.

Uma vez selecionada a data e a hora, o candidato é conduzido a uma página Adicione mais detalhes sobre você. Esta página solicita que o candidato introduza o seu Nome completo, E-mail e Número de telefone. A informação de contato inserida neste formulário é a forma como o candidato é contatado para lembrá-lo da entrevista agendada.

Quando tudo for inserido na página Adicione mais detalhes sobre você, o candidato clica no botão Confirmar compromisso e a entrevista é marcada.

Depois de confirmar a entrevista, o candidato é encaminhado para uma página de confirmação, onde são apresentados todos os detalhes da entrevista. A opção de adicionar a reunião aos calendários pessoais do candidato está disponível, através dos botões Adicionar ao iCal/Outlook e Adicionar ao Google Agenda, abaixo dos detalhes da entrevista.

The applicant is also able to cancel or reschedule the interview, if necessary, with the Cancel your appointment link at the bottom of the confirmation.