Acidentes

Ao administrar uma frota, acidentes são inevitáveis. O rastreamento de acidentes é fundamental para entender os custos de manutenção dos veículos e identificar motoristas seguros.

Odoo’s Fleet app offers multiple ways of tracking accidents. Below are step-by-step instructions for one possible method to monitor accidents and repair costs.

Estrutura

For this use case, go to Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. On the service form, two service types are created: Accident - Driver's Fault and Accident - No Fault.

This setup records repairs associated with accidents and organizes them by fault.

Quando ocorre um acidente, é criado um registro de serviço. Os reparos específicos necessários para o acidente são registrados na Descrição do registro de serviço, e os detalhes sobre o acidente são registrados na seção Notas.

Com essa estrutura organizacional, é possível visualizar todos os acidentes organizados por culpado, carro, motorista ou custo.

Nota

Para gerenciar acidentes, a criação de registros de serviço é obrigatória.

Refer to the Serviços documentation for detailed instructions on creating service records in Odoo’s Fleet app.

Registrar acidentes e reparos

To log an accident and initiate the repair process, the first step is to create a service record detailing the specific repairs needed.

Nota

Some accidents require multiple repairs with several different vendors. For these scenarios, a separate service record is needed for each vendor performing repairs. To keep records organized, it is recommended to keep the Notes field identical, and attach the same important documentation, such as a police report.

Navegue até app Frota ‣ Frota ‣ Serviços para visualizar o painel principal Serviços. Clique em Novo no canto superior esquerdo e um formulário de serviço em branco será carregado.

Insira as seguintes informações no formulário:

• Descrição: digite a descrição dos reparos necessários para consertar totalmente o veículo, como Carroceria, Substituição de para-brisa ou Substituição de para-choques, pneus e janelas.

• Tipo de serviço: neste exemplo, selecione Acidente - Motorista culpado ou Acidente - Nenhum culpado, dependendo da situação.

  Ao entrar em um desses dois Tipos de serviço pela primeira vez, digite-o clique em Criar (novo tipo de serviço). Uma janela pop-up Criar tipo de serviço é exibida, com o novo tipo de serviço preenchendo o campo Nome. No campo Categoria, selecione Serviço no menu suspenso e, em seguida, clique no botão Salvar e fechar.

  Depois que um tipo de serviço de acidente for adicionado à base de dados, ele estará disponível para seleção no menu suspenso do campo Tipo de serviço.

• Data: pela janela pop-over do calendário, selecione a data em que o acidente ocorreu. Navegue até o mês desejado usando os ícones (seta) e, em seguida, clique na data para selecioná-la.

• Custo: deixe esse campo em branco, pois ainda não se sabe qual o custo do reparo.

• Fornecedor: selecione o fornecedor que está realizando os reparos usando o menu suspenso. Se o fornecedor ainda não tiver sido inserido no sistema, digite o nome dele e clique em Criar para adicioná-lo ou Criar e editar… para adicionar e configurar o fornecedor.

• Veículo: selecione o veículo que estava no acidente no menu suspenso. Quando o veículo é selecionado, o campo Motorista é preenchido e a unidade de medida do campo Valor do odômetro é exibida.

• Motorista: esse campo é preenchido com o motorista atual listado para o veículo selecionado quando o Veículo é selecionado. Se um motorista diferente estava operando o veículo quando o acidente ocorreu, selecione o motorista correto no menu suspenso.

• Valor do odômetro: insira a leitura do odômetro quando o acidente ocorreu. As unidades de medida são em quilômetros (km) ou milhas (mi), dependendo de como o veículo selecionado foi configurado.

• NOTAS: insira os detalhes específicos do acidente na parte inferior do formulário de serviço, como Atropelou um animal ou Bateram na traseira em um cruzamento enquanto estava parado.

O Odoo permite anexar qualquer documento importante, como estimativas de reparos e relatórios policiais, ao registro de serviço. Para fazer isso, clique no ícone (clipe de papel), localizado no chatter do formulário, e uma janela pop-up do explorador de arquivos será exibida. Navegue até o registro desejado e clique em Abrir para carregar o arquivo.

Nota

Quando um arquivo é adicionado a um registro de serviço, uma seção Arquivos aparece no chatter. Para anexar mais registros, clique em Anexar arquivos para adicionar mais documentos.

Estágios de serviço

In Odoo’s Fleet app, there are four default service stages:

NewRunningCompletedCancelled

O estágio padrão quando um registro de serviço é criado. O serviço foi solicitado, mas os reparos não foram iniciados. O campo Custo para esse estágio permanece zero.

Durante o processo de reparo, altere o status do serviço para refletir o estado atual do veículo de duas maneiras: no registro de serviço individual ou na visão Kanban de serviços.

Registro de serviços

Abra o painel principal Serviços navegando até app Frota ‣ Frota ‣ Serviços. Em seguida, clique no registro de serviço individual para abrir o formulário de serviço detalhado. Clique no estágio desejado no canto superior direito, acima do formulário de serviço, para alterar o status.

Visualização Kanban

Abra o painel principal Serviços, navegando até app Frota ‣ Frota ‣ Serviços. Primeiro, clique no ícone Kanban no canto superior direito da tela, que organiza todos os reparos por veículo.

Em seguida, remova o filtro padrão Tipo de serviço na barra de pesquisa. Ao fazer isso, todos os serviços aparecem em um modo de visualização Kanban, organizados por seus respectivos Status.

Arraste e solte o registro de serviço para o estágio desejado.

Relatórios de acidentes

Um dos principais motivos para rastrear acidentes usando o método descrito nesta documentação é a capacidade de visualizar o custo total do acidente, determinar os motoristas mais seguros e calcular o custo total real para veículos específicos.

O painel principal Painel de serviços exibe todas as diversas informações sobre acidentes, enquanto o Painel de relatórios exibe o custo total de veículos específicos.

Painel de serviços

Navegue até app Frota ‣ Frota ‣ Serviços para visualizar o painel Serviços. Todos os registros de serviço são exibidos em uma (Lista) visualização, agrupados em ordem alfabética, por Tipo de serviço.

Os dois tipos de serviço criados para o rastreamento de acidentes aparecem na lista: Acidente - Motorista culpado e Acidente - Nenhum culpado.

Cada agrupamento exibe o número de registros dentro de cada tipo e lista os registros individuais abaixo do título dos agrupamentos.

Example

In this example, there are three accidents where the driver was at fault, and one accident that was not the driver’s fault. This dashboard also displays the estimated total Cost for all the accidents in each group.

An estimated $3,284.00 dollars are costs from driver-caused accident repairs. The no-fault accident has no cost associated with it, since the repair has not been completed, and no estimate exists yet.

Nota

O total Custo calcula todos os custos no formulário de reparo, incluindo os custos estimados, bem como os custos finais do reparo. Esse número pode não ser exato se houver algum reparo no estágio Em execução e a conta final ainda não tiver sido calculada.

Painel de relatórios

Navegue até app Frota ‣ Relatórios ‣ Custos para visualizar o relatório Análise de custos. Esse relatório exibe um (gráfico de barras) de todos os custos de Contratos e Serviços do ano atual, organizados por mês (Data : (ano)), por padrão. A Soma, representada por uma linha pontilhada cinza, é o total combinado dos custos de Contrato e de Serviço.

To view the total cost by vehicle, click the (Toggle Search Bar) icon at the right of the search bar, revealing a drop-down menu. Click Vehicle in the Group By column, and the data is organized by vehicle.

Isso exibe o custo real de cada veículo, incluindo o custo do contrato (como o custo mensal do aluguel do veículo) e todos os custos de serviço, incluindo todos os acidentes. Passe o mouse sobre uma coluna para revelar uma janela pop-over de dados, que exibe o nome do veículo e o custo total. Isso permite uma visão mais completa do custo do veículo.

Para visualizar os detalhes de custo individuais para os custos de contrato e reparos, clique no ícone (Pivô) no canto superior direito do painel Análise de custos. Isso exibe cada veículo em uma linha separada e mostra o Custo do contrato e o Custo de reparos, bem como o Custo total.

Nota

A visualização (Pivô) organiza os dados por veículo, por padrão, portanto, não é necessário agrupar os dados por Veículo. Se esse filtro já estiver ativado, não afetará os dados apresentados.

Gerenciar reparos de acidentes

Para empresas com vários funcionários e que administram uma grande frota de veículos, exibir apenas registros de serviços nos estágios Novo e Em execução pode economizar tempo, se houver um grande número de registros no painel Serviços.

Navigate to Fleet app ‣ Fleet ‣ Services, where all service requests are organized by Service Type. Next, click the (Toggle Search Panel) icon at the right of the search bar, revealing a drop-down menu. Click Add Custom Filter in the Filters column, and a Add Custom Filter pop-up window appears.

Três campos suspensos devem ser configurados na janela pop-up.

No primeiro campo, role a tela para baixo e selecione Estágio.

Deixe o segundo campo definido como =.

Selecione Em execução no menu suspenso do último campo.

Em seguida, clique no ícone (adição) à direita do último campo, e uma regra idêntica será exibida abaixo da regra atual.

Então, altere de Em execução para Novo no terceiro campo da segunda regra, deixando os outros campos como estão.

Clique no botão Adicionar na parte inferior para adicionar o novo filtro personalizado.

Essa pequena modificação apresenta apenas os serviços nos estágios Novo e Em execução. Esse é um relatório útil para uma empresa que administra um grande número de reparos em determinados momentos.

To have this report appear as the default report when opening the Services dashboard, click the (Toggle Search Panel) icon at the far-right of the search bar. Next, click Save current search, beneath the Favorites column, which reveals another drop-down column beneath it. Tick the checkbox beside Default Filter, then click Save. Then, this customized Services dashboard appears, by default, any time the Services dashboard is accessed.