Visitantes¶
In the Odoo Frontdesk application, a visitor refers to any non-employee (e.g., repair person, job candidate, auditor, etc.). Visitor arrivals and departures can be logged for security purposes, ensuring an accurate record of who is on the premises.
Lista de visitantes¶
Para acessar uma lista completa de visitantes que fizeram check-in, navegue até .
Nota
Por padrão, os filtros Planejado ou Check-in realizado e Hoje aparecem na barra Pesquisar….
Todos os visitantes são apresentados em uma visualização de lista, com os seguintes detalhes que foram inseridos no momento do check-in:
Nome: o nome do visitante.
Empresa do visitante: a empresa que o visitante representa.
Telefone: o número de telefone do visitante.
Bebidas*: a bebida que o visitante solicitou.
Anfitrião: quem o visitante está esperando para ver.
Check-In: a data e a hora em que o visitante fez o check-in.
Checkout*: the date and time the guest checked out. In the default view, only guests with a Checked-In or Planned status are visible. Guests with check-out times are only visible if the Today filter is removed.
Duração: o período de tempo do check-in do visitante.
Estação: a localização de onde o visitante fez o check-in.
Status: o status do hóspede. As opções são: Entrada registrada, Planejado, Saída registrada ou Cancelado.
E-mail*: o endereço de e-mail do hóspede.
Company*: the company the guest is there to visit. This field is only available if in a multi-company database.
* These fields are not visible in the default Visitor list. These must be enabled using the (adjust settings) icon in the top-right corner of the list.
Na extremidade direita das colunas com título na página Visitantes, há uma coluna sem título, na qual o status do hóspede pode ser atualizado.
Quando um visitante sair, clique no botão disponível Check out para atualizar o registro e registrar a data e a hora em que ele saiu.
If a scheduled guest arrives, and they did not check in using a Frontdesk kiosk, they can be checked in from this list, by clicking the available Check in button to log the date and time they arrived.
Ao lado da coluna de status sem título, aparece um botão Bebida servida, mas somente se esse visitante específico tiver solicitado uma bebida.
Quando a bebida tiver sido servida, clique no botão Bebida servida para indicar que a bebida foi entregue ao visitante. Depois de clicado, esse botão desaparece.
On the far-right of the line, a Print Badge button appears for planned visitors only. Click this button to download a PDF file of the visitor’s badge. The badge displays the date and time the visitor checked in, the visitor’s name and company, who they are visiting, and the logo of the company they are visiting.
Nota
The PDF badge can be printed onto adhesive labels for the visitor to wear, or onto paper that can be placed into a plastic badge holder.
If any column is not visible, or if a visible column is preferred to be hidden, click the (adjust settings) icon, located at the end of the top line. Doing so, reveals a drop-down menu of column options to enable or disable. A (check) icon indicates the column is visible.
Visitantes planejados¶
When guests are expected, such as job candidates, government officials, or new suppliers, it can be helpful to enter the visitor information in advance. When the visitors arrive, they can utilize the Quick Check In option on the kiosk, rather than entering all their information manually upon arrival.
Enter expected guest information in advance by creating a planned guest in the Frontdesk app.
Para criar um visitante planejado, navegue até e clique em Novo. Em seguida, insira as mesmas informações que qualquer outro visitante no formulário de convidado que será exibido. Os únicos campos obrigatórios são o Nome do visitante e a Estação na qual ele deve chegar.
Importante
If a guest is planned in advance, they must be checked in from the list on the Visitors page in the Frontdesk application (). If a planned guest checks in using a kiosk, they are checked in separately from their planned visitor entry, and their planned visitor entry remains listed as Planned.
O status Planejado de um hóspede planejado somente muda para Entrada registrada quando ele faz o check-in dentro da lista Visitantes do aplicativo.
Se um visitante fizer o check-in usando um quiosque, verifique se todos os registros estão atualizados e se a lista de visitantes que estão atualmente no local está correta. Certifique-se de fazer o check-in e/ou check-out das entradas corretas, para que a lista de visitantes reflita corretamente quem está no local no momento.
Certifique-se de que os visitantes planejados sejam informados de que não devem fazer o check-in pelo quiosque se estiverem listados como visitas planejadas com antecedência.
Fluxo de visitantes¶
Check-in do visitante¶
When a visitor arrives at a facility, they approach a Frontdesk kiosk, and click Check in. The information requested from the visitor is what was configured for that specific Frontdesk station. If any information is required, the field displays a red asterisk (*). The visitor must enter the required information in order to check in.
Depois que todas as informações são inseridas, o visitante toca no botão Check-In.
Nota
Em qualquer ponto do processo de check-in, se passarem dez segundos sem nenhuma seleção, o quiosque retornará à tela principal de boas-vindas.
Planned visitor check in¶
When a planned visitor arrives at a facility, they first approach a Frontdesk kiosk. If there are planned visitors for that day, a Quick Check In panel appears on the right-side of the kiosk, asking Are you one of these people? Beneath the question is a list of all visitors schedule to arrive that day.
Click on the corresponding name in the list to check-in.
Bebidas¶
Se houver bebidas configuradas para a estação, após tocar em Check-in, uma tela de confirmação de registro será carregada, juntamente com a pergunta: Quer uma bebida?
O visitante pode tocar em Sim, por favor ou Não, obrigado.
If they select Yes, please, a drink selection screen appears, and the preconfigured options are listed. The visitor then taps the desired selection, or, if they do not want anything, they can tap the Nothing, thanks button at the bottom of the screen.
Se uma seleção de bebida tiver sido feita, é exibida a mensagem Obrigado por se registrar! Sua bebida está a caminho.
Notificações¶
Depois que o visitante faz o check-in, uma notificação é enviada para a pessoa que está visitando e para todos os outros usuários que devem ser notificados dos check-ins no quiosque. A notificação é feita por e-mail, SMS, chat em Mensagens ou qualquer combinação dessas três opções.
If the visitor requested a drink, the users configured as the People to Notify on the drink form are notified, via the Discuss application. The message that appears is: (Visitor Name) just checked-in. They requested (Drink Name).
Depois que a bebida é entregue ao visitante, a pessoa que a entregou é responsável por marcar a bebida como entregue.
Para marcar uma bebida como entregue, navegue até e escolha o cartão da estação desejada que exibe (Nº) Bebidas a serem servidas.
Isso abre uma lista de todos os visitantes que fizeram check-in nessa estação e estão esperando por uma bebida. Clique no botão Bebida servida no final da linha do visitante que foi servido. Assim que ele for marcado como tendo sua bebida servida, o visitante desaparecerá da lista.
Check-out¶
Depois que o visitante tiver concluído seus negócios e deixado o local, é importante fazer o check-out para manter os registros precisos.
Para fazer o check-out dos visitantes corretamente, navegue até e escolha o cartão da estação desejada, que exibe (Nº) Bebidas a serem servidas. Isso abre uma lista de todos os visitantes que estão atualmente fazendo check-in nessa estação.
Clique no botão Check-out próximo ao final da linha para o visitante que saiu. Depois de ser marcado como check-out, o visitante desaparece da lista.
Importante
Visitors do not check themselves out when they leave. It is important for Frontdesk users to check out visitors for accurate record keeping.
Mantenha sempre uma lista exata de quem está no local em um determinado momento. Isso é importante para fins de segurança e no caso de emergências.