Phileas80 – Internationale HR- en payroll-specialist kiest voor één geïntegreerd Odoo-platform

Phileas80 ondersteunt internationale organisaties bij cross-border payroll- en HR-processen. Met een team van circa twaalf professionals, aangevuld met consultants in o.a. Portugal en de Filipijnen, werkte het bedrijf jarenlang met een versnipperd IT-landschap. Voor CRM, projecten, uren, HR, contractondertekening, financiële administratie en rapportages werden zes verschillende systemen gebruikt. Dit leidde tot dubbele invoer, foutgevoeligheid en gebrek aan realtime inzicht in projectmarges en klantresultaten.

Uitdaging

De belangrijkste wens van Phileas80 was om alle kernprocessen te verenigen in één platform. Uren werden bijvoorbeeld in Bitrix24 geregistreerd maar handmatig overgezet naar Exact Online voor facturatie, wat vertragingen en discussies met klanten veroorzaakte. Ook declaraties en kosten liepen via meerdere tools en werden niet altijd consistent aan projecten gekoppeld. Daarnaast was er een sterke behoefte aan betrouwbare dashboards, financiële rapportages en een professionele workflow voor offertes en contracten.

De keuze voor Odoo

Na een uitgebreide evaluatie koos Phileas80 voor Odoo om de belangrijkste systemen te vervangen:

Exact Online, Bitrix24, SignNow en Speedbooks.

In Fase 1 worden de kernprocessen geïntegreerd met onder andere de apps:

• CRM & Verkoop
• Projecten & Urenregistratie
• Facturatie & Abonnementen
• Declaraties, HR (basis) & Documenten
• Dashboards & Spreadsheets
• Odoo Studio voor lichte aanpassingen

Salarisverwerking blijft in Nmbrs; in latere fases volgt integratie.

Resultaat

Met Odoo beschikt Phileas80 nu over één geïntegreerd platform waarin projecten, uren, declaraties, contracten, klantgegevens en financiële administratie naadloos samenwerken. Dit levert:

• Realtime marge-inzicht per project en klant
• Snellere facturatie dankzij directe koppeling met uren en declaraties
• Kortere doorlooptijd van offerte tot ondertekend contract
• Veel minder dubbele invoer
• Professionele documentprocessen inclusief digitale handtekeningen
• Betere stuurinformatie via dashboards en rapportages

Toekomst

In Fase 2 volgt verdere uitbouw van HR-processen.

In Fase 3 wordt LearnWorlds vervangen door Odoo eLearning, gecombineerd met website, helpdesk en internationalisering — waardoor Phileas80 volledig vanuit één Odoo-omgeving kan opereren.