Document Solution Wallonie

DS Wallonie accompagne les entreprises dans la gestion de leurs solutions documentaires, de leurs imprimantes, de leurs multifonctions et de leurs services associés. À travers Document Solution Liège et Euroburotic, l’entreprise met son expertise Xerox au service des organisations wallonnes afin de les aider à optimiser leurs flux d’impression, de numérisation, de gestion documentaire, de support technique et de services IT.

Dans le cadre de son évolution digitale, DS Wallonie a choisi Odoo afin de centraliser un périmètre très large de processus internes dans une solution unique. L’objectif était de remplacer progressivement une organisation éclatée entre plusieurs outils, notamment Modulo, Winbooks, Excel, Outlook et DocuShare, par une plateforme intégrée capable de relier les équipes commerciales, administratives, comptables, techniques et support.

Beone a accompagné DS Wallonie dans la mise en place d’un environnement Odoo complet, couvrant notamment les modules Calendrier, Connaissances, CRM, Ventes, Tableaux de bord, Abonnements, Comptabilité, Projet, Feuilles de temps, Service sur site, Assistance, Site Web, E-mail Marketing, Achats, Inventaire, Signature, Employés et Live Chat. Cette approche permet à l’entreprise de disposer d’un socle commun pour gérer ses clients, ses contrats, ses abonnements, ses interventions, ses stocks, ses achats, ses projets, ses équipes et sa relation client.

Le CRM et les Ventes structurent le cycle commercial, depuis la réception d’un lead jusqu’à la création d’une offre, la validation d’un contrat et la transmission du dossier aux équipes administratives ou techniques. Les opportunités sont centralisées, les canaux d’entrée mieux identifiés et les informations clients mieux encadrées, ce qui améliore la traçabilité commerciale et réduit les risques de ressaisie ou de perte d’information.

La Comptabilité, les Abonnements et la Facturation constituent un axe majeur du projet. DS Wallonie devait sortir d’une gestion complexe entre plusieurs outils afin de sécuriser les flux financiers, automatiser les rappels de paiement, simplifier le lettrage, structurer les domiciliations et améliorer le suivi des contrats récurrents. Odoo permet de connecter plus efficacement les abonnements, les factures, les paiements, les relances et l’historique comptable des clients.

Le projet intègre également un volet métier spécifique autour des imprimantes et de la facturation des clics. Le module personnalisé Imprimantes et achat de clics permet d’adapter Odoo aux réalités propres à DS Wallonie : suivi du parc installé, gestion des machines, lien avec les contrats, relevés de compteurs, volumes de clics et éléments nécessaires à la facturation récurrente. Cette personnalisation permet de transformer un processus historiquement lourd et manuel en un flux plus automatisé, plus traçable et mieux intégré avec les abonnements et la comptabilité.

Les modules Projet, Service sur site, Feuilles de temps et Assistance permettent de structurer les opérations techniques. Les installations, interventions, tickets clients et demandes de support peuvent être suivis dans un environnement centralisé, avec un historique clair par client, par équipement ou par dossier. Cette organisation améliore la coordination entre les services commerciaux, techniques et administratifs, tout en réduisant la dépendance aux échanges informels, aux fichiers séparés et aux bons d’intervention papier.

Les modules Achats et Inventaire soutiennent la gestion logistique et l’approvisionnement. DS Wallonie peut mieux structurer ses articles, ses fournisseurs, ses transferts, ses commandes et ses mouvements de stock. Cette mise en place apporte une meilleure visibilité sur les équipements, les consommables, les besoins liés aux ventes et les flux entre entités, tout en réduisant les doublons et les incohérences de données.

La Signature permet de fluidifier la validation des documents commerciaux et contractuels. Les devis, contrats ou documents associés peuvent être envoyés, suivis et archivés directement depuis Odoo, avec une meilleure traçabilité des validations. Cette dématérialisation permet de réduire les impressions, les scans et les manipulations manuelles, tout en accélérant le traitement administratif des dossiers.

Les modules Connaissances, Employés, Calendrier, Tableaux de bord, Site Web, E-mail Marketing et Live Chat complètent le dispositif en apportant des outils de documentation interne, de gestion des collaborateurs, de planification, de pilotage, de communication digitale et d’interaction client. Odoo devient ainsi un point d’entrée unique pour partager l’information, suivre les performances, gérer les échanges et professionnaliser l’organisation interne.

Grâce à cette mise en place, DS Wallonie dispose d’un environnement Odoo complet et évolutif, capable de soutenir ses activités commerciales, administratives, comptables, techniques et opérationnelles. La solution permet de gagner en efficacité, de réduire les doubles encodages, d’améliorer la qualité des données, de renforcer la traçabilité des processus et d’accompagner la croissance de l’entreprise avec une organisation plus structurée et plus connectée.