Athesys
Settore: Consulenza per la trasformazione digitale e gestione del ciclo di vita del database
Sito web: Athesys (https://www.athesys.it/)
La sfida
Athesys S.r.l. è una società con sede a Padova, fondata nel 2010, che assiste le aziende nella trasformazione digitale attraverso la gestione dell'intero ciclo di vita del database. Con oltre 50 professionisti e presenza operativa anche a Milano, opera in contesti dove il controllo dei processi interni e la qualità della reportistica sono fattori critici.
L'azienda disponeva già di Odoo Online, acquisito tramite Odoo SA, ma la formazione ricevuta si era rivelata insufficiente sull'area contabile. Il team aveva perso fiducia nello strumento e aveva smesso di usarlo per i processi che avrebbe dovuto coprire: le competenze di fatturato finivano su fogli Excel, le approvazioni delle offerte via email con il CEO, le presenze su carta. Il management si trovava senza strumenti per analizzare il venduto.
La soluzione
Digital Automations ha avviato il progetto ad aprile 2025 partendo da un'analisi approfondita della configurazione esistente. Oltre alle impostazioni errate e alla formazione insufficiente sull'area contabile, l'analisi ha evidenziato che alcuni processi, gestiti fino a quel momento con Excel o carta, richiedevano personalizzazioni che Odoo Online, nella sua versione standard, non permetteva di realizzare. Per abilitarle è stato necessario migrare a Odoo SH in versione Enterprise. Il passaggio alla versione 18 ha permesso inoltre di sfruttare appieno le funzionalità più recenti della piattaforma.
Il progetto ha adottato una metodologia Agile con sprint di due settimane, che ha permesso ad Athesys di essere coinvolta in ogni fase e di verificare progressivamente che i moduli configurati coprissero correttamente i propri processi operativi. Sono stati attivati CRM, Vendite, Progetti, Timesheet, Contabilità e Ferie e Permessi.
Sul fronte custom sono stati sviluppati quattro moduli proprietari: gestione degli abbonamenti, visualizzazione delle fatture XML, analisi del fatturato per competenze e workflow di approvazione delle offerte da parte del CEO, affiancati dal modulo OCA (Odoo Community Association) per la revisione delle offerte. Il go-live è avvenuto a fine settembre 2025, dopo sei mesi di progetto.
I risultati
I fogli Excel per le competenze sono stati eliminati e il flusso di approvazioni via email è stato sostituito da un processo tracciato nel gestionale. La gestione delle presenze è interamente digitalizzata. Il management dispone ora di dashboard e report di analisi del fatturato in tempo reale, con visibilità su dati che in precedenza richiedevano elaborazioni manuali.
La migrazione a Odoo SH ha posto le basi per l'allineamento dei processi con Monokee S.r.l., società controllata già operante sulla stessa piattaforma.
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