Contacts

Contacts are created in the Contacts application for customers the company does business with through Odoo. A contact is a repository of vital business information, facilitating communication and business transactions.

Formulaire de contact

Pour créer un nouveau contact, aller à application Contacts, et cliquer sur Nouveau. Un nouveau formulaire apparaît où diverses informations de contact peuvent être ajoutées.

Note

Some fields may be slightly different depending on the fiscal localization that is installed on the databse.

Type de contrat

Odoo allows for both Individual and Company contacts. Select either Individual or Company, depending on the type of contact that is being added.

Nom

First, fill in the name of the contact. This is how the name appears throughout the database. This field is mandatory.

Astuce

Individual contacts can have a Company contact linked to it. After selecting Individual, a new Company Name… field appears below the first name field.

Adresse

Next, enter the Address of the contact. If the Individual option is chosen, then the type of address can be chosen from a drop-down menu. Options for this drop-down menu include: Contact, Invoice Address, Delivery Address, Follow-up Address, and Other Address.

The contact type drop-down on a new contact creation form.

Champs supplémentaires

Des détails supplémentaires sont inclus dans le formulaire initial. Les champs suivants sont disponibles :

  • Job Position: list the contact’s job position (only available on Individual).

  • Tax ID: the identification number used for tax and accounting purposes. This may appear as Identification Number or Citizen ID depending on the country.

  • Niveau de partenaire : sélectionner le niveau de partenaire désigné pour ce contact dans le menu déroulant.

  • Site Web : saisir l’adresse complète du site web, en commençant par http ou https.

  • Langue : saisir la langue utilisée par le contact. Tous les e-mails et documents envoyés à ce contact sont alors traduits dans la langue sélectionnée.

  • Étiquettes : saisir des étiquettes préconfigurées en les tapant dans le champ ou en cliquant sur le menu déroulant et en sélectionnant une étiquette. Pour en créer une nouvelle, taper la nouvelle étiquette dans le champ et cliquer sur Créer dans le menu déroulant qui s’affiche.

Contacts & Addresses tab

At the bottom of the contact form are several tabs. On the Contacts & Addresses tab, contacts can be added that are associated with a Company and related addresses. For example, a specific contact person for the company can be listed here.

Multiple addresses can be added to contacts. To do so, click Add in the Contacts & Addresses tab. Doing so reveals a Create Contact pop-up form, in which additional addresses can be configured.

On the Create Contact pop-up form, select one of the following options for the address type:

  • Contact : ajoute un autre contact au formulaire de contact existant.

  • Adresse de facturation : ajoute une adresse de facturation spécifique à un formulaire de contact existant.

  • Adresse de livraison : ajoute une adresse de livraison spécifique au formulaire de contact existant.

  • Follow-up Address: adds a preferred address for follow-up reports and reminders about overdue invoices.

  • Other Address: adds an alternate address for the company, such as a subsidiary.

Ajoutez un contact/une adresse au formulaire de contact.

Une fois qu’une option est sélectionnée, saisir les coordonnées correspondantes à utiliser pour le type d’adresse spécifié.

Add the Contact Name, Address, Email, along with the Phone and Mobile numbers below.

Set the Job Position, which appears if the Contact address type has been selected. This is similar to the Individual contact.

Pour ajouter une note, cliquer sur le champ de texte à côté de Notes et saisir tout ce qui s’applique au client ou au contact.

Cliquer ensuite sur Enregistrer & Fermer pour enregistrer l’adresse et fermer la fenêtre Créer un contact. Ou cliquer sur Enregistrer & Nouveau pour enregistrer l’adresse et en saisir immédiatement une autre.

Onglet Ventes & Achats

Next, is the Sales & Purchases tab, which only appears when the Sales, Purchase, or Point of Sale applications are installed.

La Position fiscale peut être définie dans l’onglet Ventes & Achats. Sélectionner une Position fiscale dans le menu déroulant.

Section Ventes

Sous l’en-tête Ventes, un Vendeur spécifique peut être assigné à un contact. Pour ce faire, cliquer sur le champ déroulant Vendeur et en sélectionner un. Créer un nouveau Vendeur en tapant le nom de l’utilisateur et en faisant la sélection appropriée.

Certain Payment Terms, a Payment Method, or a specific Pricelist, can also be set, if needed. Click the drop-down menu next to Payment Terms, and change it to one of the preselected Payment Terms, or Create a new one. Select the Pricelist drop-down menu to choose the appropriate Pricelist.

Cliquer dans le champ Méthode de livraison pour sélectionner une option dans le menu déroulant.

Section Point de Vente

Sous l’en-tête Point de Vente, saisir un Code-barres qui peut être utilisé pour identifier le contact.

Section Achats

Specify Payment Terms, 1099 Box information, and a preferred Payment Method here. A Receipt Reminder can be set here, as well.

Section divers

Under the Misc. heading, enter a Citizen Identification number, if necessary for tax purposes. Use the Reference field to add any additional information for this contact.

If this contact should only be accessible for one company in a multi-company database, select it from the Company field drop-down list. Use the Website drop-down menu to restrict the publishing of this contact to one website (if working on a database with multiple websites). Select one or more Website Tags to assist in filtering published customers on the /customers website page.

Select an Industry for this contact from the drop-down menu. Use the SLA Policies field to assign a Helpdesk SLA policy to this contact.

Onglet comptabilité

The Accounting tab appears when the Accounting application is installed. Here, a user can add any related Bank Accounts, or set default Accounting entries.

Under the Miscellaneous heading, use the LEI field to enter a Legal Entity Identifier, if necessary.

Onglet notes internes

Après l’onglet Comptabilité se trouve l’onglet Notes internes, où des notes peuvent être laissées sur ce formulaire de contact, tout comme sur le formulaire de contact mentionné ci-dessus.

Onglet affectation de partenaire

Next is the Partner Assignment tab, which by default includes a Geolocation section, and other partner options, including Partner Activation and Partner Review configurations. These are only present when the Resellers module is installed.

Voir également

Consulter la documentation Revendeurs pour plus d’informations sur la publication de partenaires sur le site web.

Boutons intelligents

En haut du formulaire de contact, des options supplémentaires sont disponibles, connues sous le nom de boutons intelligents.

Ici, Odoo affiche une variété d’enregistrements, liés à ce contact, qui ont été créés dans d’autres applications. Odoo intègre les informations de chaque application, donc il existe de nombreux boutons intelligents.

Example

For example, there is an Opportunities smart button, where all the opportunities related to this customer from the CRM app are accessible.

Astuce

Si les applications correspondantes sont installées, leurs boutons intelligents associés apparaissent automatiquement sur un formulaire de contact.

Un utilisateur peut voir les Réunions, les Ventes, les Commandes Point de Vente, les Abonnements, les Tâches de projet, et le bouton intelligent Plus révèle des options supplémentaires, via un menu déroulant. Un utilisateur peut même accéder rapidement aux Achats, aux tâches Assistance, au Taux de ponctualité pour les livraisons, aux informations Facturées, aux Factures fournisseurs, et au Grand livre partenaire associé à ce contact.

Deliveries, documents, loyalty cards, and direct debits are also linked to smart buttons, like this, should there be any related to this contact.

Si le contact est un partenaire, l’utilisateur peut visiter sa page partenaire sur le site web créé avec Odoo en cliquant sur le bouton intelligent Aller au site web.

Archiver des contacts

Si un utilisateur décide qu’il ne souhaite plus avoir ce contact actif, l’enregistrement peut être archivé. Pour ce faire, aller dans le menu Action en haut du formulaire de contact, et cliquer sur Archiver.

Ensuite, cliquer sur Archiver dans la fenêtre contextuelle Confirmation qui s’affiche.

Une fois ce contact archivé avec succès, comme indiqué par une bannière en haut, il n’apparaît pas dans la page principale des contacts, mais il peut toujours être recherché avec le filtre Archivé.

Astuce

Un contact peut être désarchivé, si l’utilisateur décide de travailler à nouveau avec lui. Pour ce faire, cliquer simplement sur le menu Action à nouveau en haut du formulaire de contact archivé, et cliquer sur Désarchiver. Ce faisant, la bannière Archivé est supprimée, et le contact est restauré.

Voir également