Contacten

Contacts are created in the Contacts application for customers the company does business with through Odoo. A contact is a repository of vital business information, facilitating communication and business transactions.

Contactformulier

Om een nieuw contact aan te maken, navigeer je naar de Contacten-app en klik je op Nieuw. Er verschijnt een nieuw formulier waar je verschillende contactgegevens kunt toevoegen.

Notitie

Some fields may be slightly different depending on the fiscal localization that is installed on the databse.

Contacttype

Odoo allows for both Individual and Company contacts. Select either Individual or Company, depending on the type of contact that is being added.

Naam

First, fill in the name of the contact. This is how the name appears throughout the database. This field is mandatory.

Tip

Individual contacts can have a Company contact linked to it. After selecting Individual, a new Company Name… field appears below the first name field.

Adres

Next, enter the Address of the contact. If the Individual option is chosen, then the type of address can be chosen from a drop-down menu. Options for this drop-down menu include: Contact, Invoice Address, Delivery Address, Follow-up Address, and Other Address.

The contact type drop-down on a new contact creation form.

Extra velden

Additional details are included on the initial form. The following fields are available:

  • Job Position: list the contact’s job position (only available on Individual).

  • Tax ID: the identification number used for tax and accounting purposes. This may appear as Identification Number or Citizen ID depending on the country.

  • Partnerniveau: selecteer het correcte partner-niveau voor dit contact uit het vervolgkeuzemenu.

  • Website: voer het volledige webadres in, beginnend met http of https.

  • Taal: voer de taal in die door het contact wordt gebruikt. Alle e-mails en documenten die naar dit contact worden verzonden, worden dan vertaald naar de geselecteerde taal.

  • Labels: voer vooraf geconfigureerde labels in door ze in het veld te typen of klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer er één. Om een nieuw label aan te maken, typ je het nieuwe label in het veld en klik je op Aanmaken in het resulterende vervolgkeuzemenu.

Contacts & Addresses tab

At the bottom of the contact form are several tabs. On the Contacts & Addresses tab, contacts can be added that are associated with a Company and related addresses. For example, a specific contact person for the company can be listed here.

Multiple addresses can be added to contacts. To do so, click Add in the Contacts & Addresses tab. Doing so reveals a Create Contact pop-up form, in which additional addresses can be configured.

On the Create Contact pop-up form, select one of the following options for the address type:

  • Contact: voegt nog een contact toe aan het bestaande contactformulier.

  • Factuuradres: voegt een specifiek factuuradres toe aan het bestaande contactformulier.

  • Afleveradres: voegt een specifiek afleveradres toe aan het bestaande contactformulier.

  • Follow-up Address: adds a preferred address for follow-up reports and reminders about overdue invoices.

  • Other Address: adds an alternate address for the company, such as a subsidiary.

Voeg een contact/adres toe aan het contactformulier.

Zodra een optie is geselecteerd, voer je de bijbehorende contactinformatie in die gebruikt moet worden voor het opgegeven adrestype.

Add the Contact Name, Address, Email, along with the Phone and Mobile numbers below.

Set the Job Position, which appears if the Contact address type has been selected. This is similar to the Individual contact.

Om een notitie toe te voegen, klik je op het tekstveld naast Notities en schrijf je alles wat van toepassing is op de klant of het contact.

Klik vervolgens op Opslaan & sluiten om het adres op te slaan en het venster Contact aanmaken te sluiten. Of klik op Opslaan & Nieuw om het adres op te slaan en direct een nieuwe in te voeren.

Tabblad ‘Verkoop & Inkoop’

Next, is the Sales & Purchases tab, which only appears when the Sales, Purchase, or Point of Sale applications are installed.

De Fiscale positie kan worden ingesteld op het tabblad Verkoop & Inkoop. Selecteer een Fiscale positie uit het vervolgkeuzemenu.

Verkoopgedeelte

Onder de titel Verkoop kan een specifieke Verkoper aan een contact worden toegewezen. Klik hiervoor op het vervolgkeuzeveld Verkoper en selecteer er een. Maak een nieuwe Verkoper aan door de naam van de gebruiker te typen en de juiste selectie te maken.

Certain Payment Terms, a Payment Method, or a specific Pricelist, can also be set, if needed. Click the drop-down menu next to Payment Terms, and change it to one of the preselected Payment Terms, or Create a new one. Select the Pricelist drop-down menu to choose the appropriate Pricelist.

Click into the Delivery Method field to select an option from the drop-down menu.

Sectie ‘Kassa’

Voer onder de kop Kassa een Barcode in die gebruikt kan worden om het contact te identificeren.

Sectie ‘Inkoop’

Specify Payment Terms, 1099 Box information, and a preferred Payment Method here. A Receipt Reminder can be set here, as well.

Sectie ‘Overige’

Under the Misc. heading, enter a Citizen Identification number, if necessary for tax purposes. Use the Reference field to add any additional information for this contact.

If this contact should only be accessible for one company in a multi-company database, select it from the Company field drop-down list. Use the Website drop-down menu to restrict the publishing of this contact to one website (if working on a database with multiple websites). Select one or more Website Tags to assist in filtering published customers on the /customers website page.

Select an Industry for this contact from the drop-down menu. Use the SLA Policies field to assign a Helpdesk SLA policy to this contact.

Tabblad ‘Boekhouding’

The Accounting tab appears when the Accounting application is installed. Here, a user can add any related Bank Accounts, or set default Accounting entries.

Under the Miscellaneous heading, use the LEI field to enter a Legal Entity Identifier, if necessary.

Tabblad interne ‘Notities’

Vervolgens is er het tabblad Interne notities waar notities op dit contactformulier kunnen worden achtergelaten, net zoals op het hierboven vermelde contactformulier.

Tabblad ‘Partnertoekenning’

Next is the Partner Assignment tab, which by default includes a Geolocation section, and other partner options, including Partner Activation and Partner Review configurations. These are only present when the Resellers module is installed.

Zie ook

Volg de Reseller-documentatie voor meer informatie over het publiceren van partners op de website.

Slimme knoppen

Bovenaan het contactformulier zijn er enkele extra opties beschikbaar, die we slimme knoppen noemen.

Hier toont Odoo een verscheidenheid aan records, gerelateerd aan dit contact, die in andere apps zijn aangemaakt. Odoo integreert informatie van elke app, dus er zijn veel slimme knoppen.

Example

For example, there is an Opportunities smart button, where all the opportunities related to this customer from the CRM app are accessible.

Tip

Als de bijbehorende applicaties zijn geïnstalleerd, verschijnen hun gerelateerde slimme knoppen automatisch op een contactformulier.

Een gebruiker kan Afspraken, Verkoop, Kassa-orders, Abonnementen, project-taken zien, en de slimme knop Meer toont extra opties via een vervolgkeuzemenu. Een gebruiker kan zelfs snel toegang krijgen tot Inkoop, Helpdesk-taken, Tijdigheidspercentage voor leveringen, informatie over gefactureerd, Leveranciersfacturen en het Partnergrootboek die gekoppeld zijn aan dit contact.

Deliveries, documents, loyalty cards, and direct debits are also linked to smart buttons, like this, should there be any related to this contact.

Als het contact een partner is, kan de gebruiker zijn partnerpagina op de Odoo-website bezoeken door op de slimme knop Ga naar website te klikken.

Contacten archiveren

Als een gebruiker besluit dat hij dit contact niet langer actief wil houden, kan het record worden gearchiveerd. Ga hiervoor naar het menu Actie bovenaan het contactformulier en klik op Archiveren.

Klik vervolgens op Archiveren in het resulterende Confirmatie-pop-upvenster.

Nu dit contact succesvol is gearchiveerd, zoals aangegeven door een banner bovenaan, verschijnt het niet meer op de hoofdpagina van de contacten, maar kan het nog steeds worden gezocht met de filter Gearchiveerd.

Tip

Een contactpersoon kan worden gedearchiveerd als de gebruiker besluit er weer mee te werken. Klik daarvoor gewoon opnieuw op het Actie-menu bovenaan het gearchiveerde contactformulier en klik op Dearchiveren. De banner Gearchiveerd wordt dan verwijderd en het contact wordt hersteld.

Zie ook