Activités

Les activités sont des tâches de suivi liées à un enregistrement dans une base de données Odoo.

L’icône utilisée pour afficher les activités varie en fonction du type d’activité :

• Icône (horloge) : l’icône d’activités par défaut.

• Icône (téléphone) : un appel téléphonique est planifié.

• Icône (enveloppe) : un e-mail est planifié.

• Icône (coche) : un « to-do » est planifié.

• (users) icon: a meeting is scheduled.

• Icône (téléchargement) : un document doit être téléchargé.

• Icône (demande de signature) : une demande de signature est planifiée.

Planifier des activités

Les activités peuvent être planifiées sur n’importe quelle page de la base de données qui contient un fil de discussion chatter, une vue Kanban, une vue en liste, ou une vue d’activités d’une application.

Chatter

Les activités peuvent être créées depuis le chatter sur n’importe quel enregistrement.

To schedule a new activity, click the Activity button, located at the top of the chatter. In the Schedule Activity pop-up window that appears, fill out the Schedule Activity form.

Vue kanban

Les activités peuvent également être créées depuis la vue (Kanban).

Pour ce faire, cliquer sur l’icône (clock) icon située en bas d’un enregistrement individuel.

Cliquer sur + Planifier une activité, puis procéder au remplissage du formulaire Planifier une activité.

Note

Si un enregistrement a déjà une activité planifiée, l’icône (clock) icon est remplacée par l’icône qui représente l’activité planifiée existante. Cliquer sur l’icône du type d’activité pour planifier une autre activité.

Vue de liste

Les activités peuvent également être créées depuis une vue (liste).

Si la colonne Activités est masquée, l’afficher en utilisant l’icône (ajuster les paramètres) à l’extrémité droite de la ligne supérieure.

Ensuite, cliquer sur l’icône (clock) icon pour l’enregistrement auquel l’activité est ajoutée, et cliquer sur + Planifier une activité. Procéder au remplissage du formulaire Planifier une activité qui apparaît.

Note

Si un enregistrement a déjà une activité planifiée, l’icône (clock) icon est remplacée par l’icône qui représente l’activité planifiée existante. Cliquer sur l’icône du type d’activité pour planifier une autre activité.

Vue d’activité

La plupart des applications dans Odoo ont une vue Activité disponible. Si disponible, une icône (clock) icon est visible dans le coin supérieur droit de la barre de menu principale, parmi les autres icônes d’options de vue.

Pour ouvrir la vue d’activités, cliquer sur l’icône (clock) icon.

Dans cette vue, toutes les activités disponibles sont listées dans les colonnes, tandis que les entrées horizontales représentent tous les enregistrements individuels.

Les activités qui apparaissent en vert ont une date d’échéance dans le futur, les activités qui apparaissent en orange sont à échéance aujourd’hui, tandis que les activités qui apparaissent en rouge sont en retard.

Colored bars in each column represent records for specific activity types, and display a number indicating how many activities are scheduled for that type.

Si plusieurs types d’activités sont planifiés pour un enregistrement, un nombre apparaît dans la case, indiquant le nombre total d’activités planifiées.

Note

Les couleurs des activités, et leur relation avec la date d’échéance d’une activité, sont cohérentes dans tout Odoo, quel que soit le type d’activité ou la vue.

To schedule an activity for a record, hover over the corresponding field. Click the (plus) icon, and then fill out the Schedule Activity form.

Formulaire de planification d’activité

Les activités peuvent être planifiées depuis de nombreux endroits différents, comme depuis le chatter d’un enregistrement, ou depuis l’une des multiples vues d’une application, lorsqu’elles sont disponibles : la vue kanban, la vue liste, ou la vue activités.

First, select an activity type:

• To-Do

• Email

• Call

• Meeting

• Do Stuff

• Document

• Signature

• Grant Approval

Then, enter the following information:

• Summary: enter a short title for the activity, such as Discuss Proposal.

• Date d’échéance : à l’aide du calendrier contextuel, sélectionner la date limite de l’activité.

• Assigné à : par défaut, l’utilisateur actuel remplit ce champ. Pour assigner un utilisateur différent à l’activité, le sélectionner dans le menu déroulant.

• Log a note: add any additional information for the activity in this field.

Click Save to schedule the activity, and add the activity to the chatter under Planned Activities. Click Mark Done to add the details of the activity to the chatter under Today.

Schedule a meeting

If Meeting is selected as the activity type, enter the information as instructed above, then click Schedule. This opens the user’s calendar to add and schedule the activity.

Cliquer sur la date et l’heure souhaitées pour l’activité, et une fenêtre contextuelle Nouvel événement apparaît. Le résumé de la fenêtre contextuelle Planifier une activité remplit le champ Titre.

Saisir les informations dans la fenêtre contextuelle Nouvel événement, puis cliquer sur Enregistrer & Fermer pour la planifier. Une fois planifiée, l’activité est ajoutée au chatter sous la section Activités planifiées.

Toutes les activités planifiées

Pour afficher une liste consolidée des activités, organisées par application, cliquer sur (clock) icon dans le menu d’en-tête, situé dans le coin supérieur droit.

If any activities are scheduled, the number of activities appears in a red bubble on the (clock) icon.

Toutes les activités de chaque application sont ensuite divisées en sous-sections, indiquant où dans l’application l’activité doit être effectuée. Chaque sous-section liste le nombre d’activités planifiées qui sont En retard, à échéance Aujourd’hui, et planifiées dans le Futur.

Example

In the Time Off application, one activity is scheduled to be done in the All Time Off requests dashboard, and six activities are scheduled to be done in the Allocations dashboard.

Ces demandes apparaissent dans deux listes séparées dans le menu déroulant de toutes les activités : l’une intitulée Congés et l’autre intitulée Allocation de congés.

Astuce

L’option Demander un document est disponible en bas de la liste de toutes les activités planifiées.

Types d’activité

Pour afficher les types d’activités actuellement configurés dans la base de données, aller à application Paramètres ‣ section Discussion ‣ paramètre Activités ‣ Types d’activités.

La page des Types d’activité s’ouvre et affiche les types d’activité existants.

Astuce

Individual applications have a list of Activity Types dedicated to that application. For example, to view and edit the activities available for the CRM application, go to CRM app ‣ Configuration ‣ Activity Types.

Modifier les types d’activités

Pour modifier un type d’activité existant, cliquer sur le type d’activité, et le formulaire de type d’activité se charge.

Apporter les modifications souhaitées au formulaire de type d’activité. Le formulaire s’enregistre automatiquement, mais il peut être enregistré manuellement à tout moment en cliquant sur l’option Enregistrer manuellement, représentée par une icône (téléchargement cloud), située dans le coin supérieur gauche de la page.

Créer de nouveaux types d’activité

To create a new activity type, click New from the Activity Types page, and a blank activity type form loads. Enter a Name for the activity type at the top of the form, then enter the following information on the form.

Section paramètres d’activité

• Action : À l’aide du menu déroulant, sélectionner une action associée à ce nouveau type d’activité. Certaines actions déclenchent des comportements spécifiques après la planification d’une activité, tels que :

  • Upload Document : Si sélectionné, un lien pour téléverser un document est automatiquement ajouté à l’activité planifiée dans le fil de discussion.

  • Call: If selected, call information is logged in the chatter and displayed on relevant records.

  • Meeting: If selected, a meeting is created in the chatter and displayed on relevant records.

  • Request Signature: If selected, a link to open a signature request pop-up window is automatically added to the planned activity in the chatter. This requires the Odoo Sign application to be installed.

  Note

  Les types d’activité disponibles varient en fonction des applications installées dans la base de données.

• Folder : Sélectionner un dossier spécifique dans lequel enregistrer un document. Ce champ apparaît uniquement si Upload Document est sélectionné pour l”Action.

• Default User : Sélectionner un utilisateur dans le menu déroulant pour assigner automatiquement cette activité à l’utilisateur sélectionné lors de la planification de ce type d’activité. Si ce champ est laissé vide, l’activité est assignée à l’utilisateur qui crée l’activité.

• Default Summary : saisir une note à inclure chaque fois que ce type d’activité est créé.

  Note

  Les informations dans les champs Utilisateur par défaut et Résumé par défaut sont incluses lors de la création d’une activité. Toutefois, elles peuvent être modifiées avant que l’activité ne soit planifiée ou enregistrée.

• Keep Done : Cocher cette case pour garder visibles les activités qui ont été marquées comme Done dans la vue d’activité.

• Default Note : saisir les notes à afficher avec l’activité.

Section activité suivante

Il est possible de suggérer ou de déclencher une autre activité. Pour ce faire, configurer la section Next Activity.

• Chaining Type : sélectionner soit Suggest Next Activity soit Trigger Next Activity dans le menu déroulant. Selon l’option sélectionnée, le champ Suggest ou Trigger s’affiche.

  Note

  Le champ Chaining Type n’apparaît pas si Upload Document est sélectionné pour l”Action.

• Suggest/Trigger : selon ce qui est sélectionné pour le Chaining Type, ce champ affiche soit Suggest soit Trigger. À l’aide du menu déroulant, sélectionner l’activité à recommander ou à planifier comme tâche de suivi du type d’activité.

• Schedule : configurer quand l’activité suivante est suggérée ou déclenchée.

  Saisir d’abord une valeur numérique indiquant quand l’activité est suggérée ou déclenchée.

  À côté de ce champ, un champ Days est visible. Cliquer sur Days, l’option par défaut, pour afficher un menu déroulant. Sélectionner l’option de période souhaitée dans la liste. Les options sont Days, Weeks ou Months.

  Enfin, à l’aide du menu déroulant, sélectionner si l’activité est planifiée ou déclenchée soit after previous activity deadline soit after completion date.

Voir également

• Discussion

• Use channels for team communication

• Utilize activities for sales teams