Wolvis

Wolvis vindt succes na OBS-solutions Odoo implementatie

Wolvis, een Belgisch merk gespecialiseerd in poëtisch breigoed, staat bekend om zijn unieke kleurencombinaties en luxueuze texturen. Met een focus op beperkte edities en vakmanschap, groeide het bedrijf uit tot een gevestigde naam in België, Nederland, Duitsland en Luxemburg. Ondanks deze groei werden alle bedrijfsprocessen beheerd in Excel-bestanden, wat leidde tot inefficiënties, fouten en een gebrek aan overzicht.

Wat was de aanleiding van het nieuwe ERP-pakket?

Tot voor kort werden alle aankopen, verkopen en voorraadbeheer manueel bijgehouden in Excel, verspreid over verschillende 'master files'. Dit bracht de volgende problemen met zich mee:

1. Onvoldoende overzicht: Gegevens waren verspreid over meerdere tabbladen, waardoor het moeilijk was om snel een accuraat beeld van de bedrijfsvoering te krijgen.
2. Menselijke fouten: Handmatige invoer zorgde voor inconsistenties in voorraadbeheer en facturatie.
3. Inefficiënte interne communicatie: Bestellingen en opvolging gebeurden via e-mail, wat resulteerde in misverstanden en dubbel werk.
4. Geen real-time inzicht: Er was geen centrale plek om de actuele voorraadstatus, verkoopcijfers en bestellingen in te zien.

De oplossing: een geïntegreerd Odoo-systeem

Om verdere groei mogelijk te maken, koos Wolvis voor Odoo, geïmplementeerd door OBS-Solutions. Het nieuwe ERP-systeem biedt een centrale oplossing voor alle kernprocessen:

1. B2C & B2B-verkoop: Orders worden automatisch in Odoo verwerkt, zonder risico op invoerfouten. Dankzij het nieuwe B2B-portaal kunnen wholesale klanten zelf bestellingen plaatsen en hun facturen opvolgen.
2. Voorraadbeheer: Realtime inzicht in stockniveaus, inclusief geautomatiseerde waarschuwingen voor herbevoorrading en een verbeterde tracking van uitgeleende producten.
3. Facturatie & betalingen: Facturen worden automatisch gegenereerd en gekoppeld aan banktransacties, wat zorgt voor snellere verwerking en betere opvolging van openstaande betalingen.
4. Aankoopbeheer: Bestellingen bij leveranciers worden gecentraliseerd en eenvoudig opgevolgd, waardoor leveringen efficiënter verlopen.
5. Interne communicatie & KPI’s: Dashboards in Odoo bieden realtime inzicht in verkoopcijfers en prestaties, waardoor strategische beslissingen eenvoudiger worden.

Wat waren de belangrijkste voordelen na de implementatie?

Na de implementatie van het nieuwe geïntegreerde softwarepakket heeft Wolvis aanzienlijke verbeteringen en voordelen ervaren in de dagelijkse bedrijfsvoering. Hieronder worden de belangrijkste voordelen toegelicht:

1. Efficiënter voorraadbeheer

• Actuele stockgegevens zijn altijd beschikbaar voor interne teams en agenten.
• Geautomatiseerde waarschuwingen zorgen voor tijdige herbevoorrading.
• Betere prognoses door een geïntegreerd overzicht van voorraad en verkoop.

2. Minder fouten en dubbel werk

• Gegevens worden automatisch in Odoo verwerkt, waardoor handmatige invoer en fouten worden verminderd.
• Orderbeheer is nu geïntegreerd, waardoor bestellingen en facturen direct correct worden gekoppeld.
• Betalingen worden automatisch afgepunt met banktransacties.

3. Verbeterde samenwerking met wholesale klanten

• Het B2B-portaal stelt klanten in staat om zelf bestellingen te plaatsen en facturen te bekijken.
• Minder e-mailverkeer nodig tussen klanten en verkoopagenten.
• Lagere commissiekosten dankzij geautomatiseerde orderverwerking.

4. Snellere en accuratere facturatie

• Automatische factuurgeneratie gekoppeld aan verkooporders.
• Duidelijk overzicht van openstaande betalingen en snellere opvolging van wanbetalers.
• Realtime integratie met het banksysteem voor directe verwerking van betalingen.

5. Betere strategische inzichten

• KPI-dashboards in Odoo geven realtime inzicht in verkoopcijfers en productprestaties.
• Geavanceerde rapportagefuncties helpen bij het maken van datagedreven beslissingen.
• Verbeterde analyse van klanten- en leveranciersprestaties

Conclusie

Hoewel de implementatie enige vertraging opliep door de complexiteit van het project, was de overstap naar het nieuwe systeem uiteindelijk een groot succes. Dankzij Odoo kan Wolvis zich nu volledig focussen op groei en het perfectioneren van hun breigoedcollecties, zonder zich zorgen te maken over administratieve rompslomp.

Met OBS-Solutions als Odoo-partner heeft Wolvis een sterke digitale basis gelegd voor de toekomst.