Herbage Bernard

Herbage Bernard est active dans la distribution de boissons et la location de matériel pour salles, festivités et événements. L’entreprise accompagne ses clients dans la préparation de leurs événements en mettant à disposition des boissons et différents équipements tels que tables, bancs, frigos, pompes ou verres, avec une organisation orientée service, disponibilité et suivi pratique des besoins liés aux réceptions.

Dans le cadre de son évolution digitale, Herbage Bernard a choisi Odoo afin de simplifier et centraliser la gestion de ses commandes, de ses dépôts de marchandises, de ses retours, de ses locations, de son stock, de sa facturation et de ses paiements. L’objectif était de remplacer une organisation largement manuelle, reposant sur des fichiers Excel, des bons papier et des saisies répétitives, par un système plus fiable, plus rapide et mieux structuré.

Beone a accompagné Herbage Bernard dans la mise en place d’un périmètre Odoo couvrant notamment les modules Ventes, Inventaire, Facturation, Location, Comptabilité, Rappels de paiement et Service sur site. Cette couverture fonctionnelle permet à l’entreprise de regrouper ses flux commerciaux, logistiques et financiers dans une solution unique, avec une meilleure visibilité sur les commandes à préparer, les marchandises déposées, les quantités récupérées, les factures émises et les paiements attendus.

Le module Ventes permet de structurer les commandes reçues par mail et de les encoder sous forme de bons de commande dans Odoo. Chaque commande reprend les produits, les quantités et les prix unitaires, afin de servir de base à la préparation des marchandises, au dépôt dans les salles et au suivi après événement. Cette organisation limite les ressaisies manuelles et améliore la fiabilité du processus commercial.

Un point clé du projet concerne la facturation sur base des consommations réelles. Après un événement, les quantités réellement consommées peuvent être encodées afin de générer automatiquement la facture correspondante. Odoo permet ainsi de calculer les montants à facturer à partir des prix unitaires définis, tout en conservant un historique clair de la commande, des quantités déposées, des retours et de la facture finale.

Le module Inventaire permet de centraliser le stock de boissons et de matériel dans un entrepôt unique. Les quantités sont mises à jour en fonction des ventes, des consommations et des retours, ce qui apporte une meilleure visibilité sur les articles disponibles. La mise en place de règles de stock minimum et maximum permet également de soutenir les réapprovisionnements et de réduire les risques de rupture.

Le projet intègre un développement personnalisé pour gérer les retours après événement. Cette fonctionnalité permet d’enregistrer les marchandises récupérées, de les réintégrer dans le stock lorsque nécessaire et de maintenir une cohérence entre les quantités déposées, les quantités consommées et les quantités retournées. Cette adaptation est essentielle pour refléter le fonctionnement réel de l’activité, où la facturation dépend de la consommation effective après la festivité.

Le module Location permet de structurer la mise à disposition du matériel loué, comme les bancs, tables, frigos, pompes et verres. Chaque article peut disposer de sa fiche produit, de ses conditions et de ses tarifs. La réservation, la sortie et le retour du matériel sont suivis dans Odoo, ce qui permet de mieux connaître la disponibilité des équipements et d’éviter les oublis lors de la préparation des événements.

Le module Service sur site est utilisé pour organiser les livraisons et événements à venir. Chaque commande peut générer une intervention liée à la date de l’événement, au client, aux produits commandés et aux informations utiles à la préparation. Les vues calendrier et kanban permettent d’identifier rapidement les événements du week-end ou de la semaine, remplaçant progressivement les casiers papier et les suivis manuels.

La Facturation et la Comptabilité permettent de structurer le suivi financier sans mettre en place une comptabilité complète en interne. Odoo centralise les factures, facilite le suivi des paiements, permet la connexion bancaire, le rapprochement automatique et la gestion d’un journal d’espèces. Cette approche apporte au client une vision plus claire des factures ouvertes, des montants encaissés et des paiements en retard.

Les rappels de paiement automatisés complètent cette organisation en structurant le suivi des factures impayées. Un scénario progressif par e-mail permet d’envoyer plusieurs rappels selon des délais définis, puis de créer une activité interne lorsque le dossier nécessite une action plus formelle. Cette automatisation réduit les oublis, améliore le suivi des créances et évite d’attendre les retours tardifs du comptable pour identifier les impayés.

Grâce à cette mise en place, Herbage Bernard dispose d’un environnement Odoo adapté aux réalités de son activité événementielle et logistique. La solution permet de gagner du temps, de fiabiliser les commandes, de mieux suivre les stocks et locations, d’automatiser la facturation sur base des consommations réelles et d’améliorer la visibilité sur les paiements, tout en conservant un fonctionnement simple et aligné avec les besoins du terrain.