Van Eijck Specials B.V.

Een nieuwe divisie, meteen goed ingericht. Hoe Van Eijck Specials de digitaliseringssprong maakt. Van Eijck startte een nieuwe afdeling. Eentje die vrachtwagens omgebouwd met bergingsinstallaties. Complexe projecten van 700 tot 1400 uur per stuk. En alles werd bijgehouden in Excel en losse notities. Dat kon anders.

Wie is Van Eijck Specials?

Van Eijck Specials is een divisie die zich richt op de ombouw van vrachtwagens met bergingsinstallaties. Externe chassis, maatwerk per project, zowel nieuwbouw voor klanten als onderhoud en reparatie van het eigen wagenpark. Naar verwachting 15 tot 20 voertuigen per jaar, elk een fors project met meerdere medewerkers en veel materiaal.

De uitdaging: groeiende complexiteit zonder digitaal fundament

De afdeling stond aan het begin. Nog geen systeem, nog geen structuur. Werkorders werden handmatig opgesteld. Onderdelen besteld via webshops en op papier genoteerd. Voorraad bijgehouden in Excel. Uren geschreven buiten elk systeem om. En facturatie achteraf, op basis van nacalculatie waarbij niemand precies wist hoeveel uren en materiaal er per project waren verbruikt.

Voor 1 of 2 projecten is dat werkbaar. Voor 15 tot 20 per jaar, met groeiende teams, niet.

De aanpak: van verkooporder tot factuur in één systeem

KJ startte met een grondige inventarisatie van de werkprocessen. Daarna werd Odoo ingericht als centraal platform voor de hele specials afdeling.

Verkooporders worden aangemaakt vanuit CRM-leads en vormen automatisch de basis voor projecten en taken. Per project zijn standaard takenpakketten ingericht, zodat herhalende projecten snel en consistent worden opgestart. Medewerkers registreren hun uren direct op taken en projecten. Materiaalverbruik wordt automatisch gekoppeld aan werkorders en projecten, zodat er realtime inzicht is in kosten en voortgang. Inkoop en voorraadbeheer zijn geïntegreerd, zodat bestelde onderdelen direct zichtbaar zijn in het systeem. Verkoopfacturen worden gesynchroniseerd met Microsoft Business Central, het bestaande ERP-systeem van Van Eijck.

Het resultaat

Van Eijck Specials werkt nu met één systeem voor verkoop, projectbeheer, urenregistratie, voorraadbeheer en facturatie. Elk project is inzichtelijk, van eerste offerte tot laatste factuur. Nacalculatie op basis van losse notities behoort tot het verleden.

Herken je dit?

Bedrijven die een nieuwe divisie opstarten of snel groeien, lopen snel vast als de processen niet meegroeien. KJ Software helpt je om direct een goed fundament te leggen, zodat groei beheersbaar blijft.

Benieuwd wat dat voor jouw organisatie betekent? Ga naar www.kjsoftware.nl en plan een vrijblijvende kennismaking in.