Grapeness

Succesverhaal van Grapeness

Grapeness is een wijnhandel gevestigd in Genk, ontstaan uit de fusie van twee gerenommeerde Limburgse wijnzaken: ‘Wineplus’ van Koen Claes en ‘Grapes House of Wines’ van Maxim Geurden. Na een succesvolle samenwerking sinds 2021 besloten zij in 2023 kun krachten definitief te bundelen onder de naam Grapeness. De grootste uitdaging waar we bij Grapeness mee te maken hadden was het opzetten van een accijnzenmodule en een overzichtelijke voorraad module.

Wat was de aanleiding naar een Odoo implementatie van OBS Solutions?

De keuze viel op OBS vanwege hun erkende expertise als officiële Odoo-partner, gecombineerd met een sterk trackrecord in het implementeren van ERP-oplossingen specifiek binnen de wijnhandel.

Wat een wijnhandel zoals Grapeness uniek maakt, is de nood aan gespecialiseerde administratie en rapportage rond accijnzen. De accijnzenaangifte vormt een complex en streng gereguleerd onderdeel van de bedrijfsvoering, met specifieke uitdagingen zoals:

• Strikte regelgeving: accijnsrapportage moet voldoen aan nauw omschreven wettelijke vereisten
• Nood aan nauwkeurigheid: kleine fouten kunnen grote financiële en juridische gevolgen hebben
• Behoefte aan transparantie: duidelijke en controleerbare gegevens zijn essentieel voor audits en fiscale controles
• Gebrek aan standaard ondersteuning: de meeste ERP-systemen bieden geen ingebouwde functionaliteit voor accijnzen
• Geen naadloze integratie: als accijnsrapportage al mogelijk is, gebeurt dit vaak via manuele of externe systemen, wat foutgevoelig is

Net op dit vlak kon OBS Solutions, dankzij hun ervaring in de sector en hun diepgaande kennis van Odoo, het verschil maken door een volledig geïntegreerde oplossing te bieden die perfect aansluit bij deze specifieke behoeften.

Oplossing en Odoo implementatie

De oplossing die we hiervoor ontwikkeld hebben, bestond uit een gerichte uitbreiding van de productfiche binnen Odoo. Elke wijn of alcoholisch product kreeg een verrijkte fiche waarin bijkomende informatie kan worden geregistreerd, zoals:

• De accijnzencategorie waartoe het product behoort
• Bijhorende transportkosten en andere logistieke parameters
• Fiscale gegevens die relevant zijn voor aangiftes en rapportering

Door deze gegevens structureel vast te leggen op productniveau, wordt het mogelijk om:

• Duidelijke en gestructureerde rapportages op te maken van de accijnzenaangifte
• Tijdswinst te realiseren door het automatiseren van een voorheen manueel proces
• Correcte en conforme aangiftes te garanderen, in lijn met de complexe regelgeving binnen de sector

Deze aanpak zorgt ervoor dat Grapeness hun accijnsverplichtingen efficiënt kan beheren, met maximale controle en minimale foutmarge.

Welke processen zitten er in Odoo?

Wat waren de belangrijkste voordelen na de implementatie van het ERP-pakket door OBS Solutions?

1. Geïntegreerde accijnsadministratie

Met Odoo werd accijnsbeheer bij Grapeness een geautomatiseerd en controleerbaar proces, volledig ingebed in het bredere ERP-systeem.

Voordelen:

• Geen manueel werk meer via Excel.
• Accijnsgegevens per product worden centraal opgeslagen.
• Snelle en foutloze rapportage, steeds up-to-date.

2. Centraal systeem voor boekhouding, voorraad en webshop

Grapeness beheert nu al zijn kernprocessen in één geïntegreerd platform.

Voordelen:

• Geen versnippering over verschillende tools.
• Nauwkeurige voorraadwaardering per locatie.
• Vlotte samenwerking tussen administratie, verkoop en logistiek.

3. Uitgebreide productfiche voor volledige kostopvolging

De productfiche in Odoo werd uitgebreid met extra velden voor accijnzen, transportkosten en verpakking.

Voordelen:

• Betere zichtbaarheid van de koststructuur per product.
• Volledig overzicht bij verkoop en aankoop.
• Voorbereid op toekomstige automatiseringen.

Conclusie

Dankzij de implementatie van Odoo door OBS Solutions beschikt Grapeness nu over een flexibel en toekomstgericht systeem, afgestemd op de specifieke noden van de wijnhandel. Boekhouding, voorraadbeheer, accijnzen en webshopbeheer zijn nu volledig geïntegreerd, wat zorgt voor transparantie, efficiëntie en schaalbaarheid. Deze digitale transformatie ondersteunt niet alleen de dagelijkse werking, maar vormt ook een stevige basis voor verdere groei.