Reglas de aprobación

Las reglas de aprobación se usan para automatizar el proceso de aprobación para acciones. Permiten definir criterios para cuando sea necesario antes de que se pueda realizar una acción con un botón.

Configuración

Para añadir reglas de aprobación con Studio, siga los siguientes pasos:

  1. Abra Studio y cambie a la vista requerida.

  2. Seleccione el botón de la regla a la que se debe aplicar.

  3. Haga clic en Agregar un paso de aprobación en la pestaña Propiedades.

  4. Especifique qué usuarios son responsables de la aprobación con uno o dos de los siguientes campos:

    • Aprobadores para especificar a uno o varios usuarios.

    • Grupo de aprobadores para especificar un grupo de usuarios.

      Nota

      Se crea una actividad para todos los usuarios que sean Aprobadores cuando se solicite su aprobación.

  5. (opcional) Seleccione los Usuarios a notificar con una nota interna cuando la acción se apruebe o rechace.

  6. (opcional) Agregue una Descripción que se muestre en el botón.

Truco

Puede especificar en qué condiciones se debe aplicar un paso de aprobación, solo debe hacer clic en el icono (filtro) a un lado del campo Aprobadores.

Para añadir otro paso de aprobación, haga clic en Añadir un paso de aprobación. Cuando haya varios pasos, puede:

  • Activar la Aprobación exclusiva en cualquier paso para que un usuario que apruebe un paso no pueda aprobar el siguiente paso del mismo registro.

  • Change the Approval Order of the steps by selecting a number, 1 being the first step, 2 the second step, and so on. A user responsible for a higher step can approve/reject previous step(s) unless Exclusive Approval is selected.

Click the (trash) icon next to the Approvers field to remove an approval step.

Truco

Puede crear grupos de usuarios específicamente para aprobaciones.

Uso

Once an approval rule has been defined for a button, a user avatar icon is displayed next to the button’s label for each approval step. Clicking an icon reveals the step(s).

Confirm button with two approval steps

Nota

If an unauthorized user clicks the button, an error message is displayed and an activity is created for the users specified in the Approvers field, if any.

Los usuarios autorizados pueden:

  • Perform the action directly by clicking the button if it is the last/only approval step.

  • Approve the action and let another user perform it - or move it to the next approval step - by clicking the user avatar icon next to the button’s label, then clicking the (approve).

  • Reject the action by clicking the user avatar icon next to the button’s label and then the (reject) button.

  • (only for users selected under the Approvers field) Delegate their approval rights to one or several users for all records by:

    • Clicking the (kanban view) icon and then Delegate.

    • Selecting one or several Approvers, Until when they will have approval rights (forever if left empty), and, optionally, the user(s) who should be notified via an internal note using the Notify to field.

      Delegate to dialog

Truco

  • A user who approves/rejects an action can revoke their decision by clicking the user avatar icon next to the button’s label and then the (revoke) button. They can also revoke the decision of other users for steps with a lower Approval Order unless Exclusive Approval is enabled.

  • Approvals are tracked in the record’s chatter. An approval entry is also created every time a Studio approval-related action is performed. To access approval entries, activate the developer mode and go to Settings ‣ Technical ‣ Studio Approval Entries.