Workinprogress2014 srls
Settore: Consulenza di facility management per amministratori di condominio
Sito web: Work In Progress 2014 (https://workinprogress2014.odoo.com/)
La sfida
Work In Progress 2014 è una società di consulenza specializzata in facility management per amministratori di condominio, con sede in Friuli-Venezia Giulia. L'azienda offre soluzioni integrate pensate per rispondere alle principali esigenze operative e normative del settore: dalla gestione della privacy e del GDPR alla sicurezza sul lavoro, dalla formazione obbligatoria alla consulenza per ristrutturazioni, fino ai servizi legali.
Nel 2022, l'azienda aveva già adottato Odoo come ERP, ma l'implementazione non era andata a buon fine: il sistema era stato configurato in modo inadeguato e il team non aveva ricevuto la formazione necessaria per utilizzarlo correttamente.
Sul fronte contabile, le registrazioni erano errate e la gestione delle ritenute d'acconto presentava criticità significative. La riconciliazione bancaria era di fatto impossibile da eseguire e si era accumulato un arretrato di fatture non saldate. I clienti ricevevano documenti con importi poco chiari, con inevitabili ripercussioni sulla puntualità dei pagamenti.
A livello operativo, il team faticava a utilizzare funzionalità essenziali come gli ordini di vendita e gli abbonamenti. A complicare ulteriormente il quadro, l'istanza Odoo SH era ancora intestata al precedente partner: l'azienda non aveva il controllo sui propri dati.
La soluzione
Digital Automations ha avviato il progetto nel marzo 2023 con un approccio strutturato in quattro fasi, implementando Odoo Enterprise su hosting Odoo SH con due utenze attive.
La prima fase ha dato priorità alla messa in sicurezza: migrazione completa dell'istanza SH verso la proprietà diretta del cliente, analisi tecnica approfondita delle configurazioni errate e normalizzazione della contabilità secondo la localizzazione italiana. Sono stati configurati correttamente i moduli Contatti, Vendite, Fatturazione, Contabilità, Sito Web e un modulo personalizzato per la gestione condominiale. In parallelo, è stato istituito un piano di assistenza continuativa con ticketing e formazione continua. Il primo go-live è stato raggiunto dopo due mesi.
Nella seconda fase è stato introdotto il modulo Abbonamenti, automatizzando la generazione ricorrente delle fatture.
La terza fase ha integrato il software proprietario per la gestione della privacy, eliminando l'inserimento manuale dei dati.
La quarta fase, realizzata a luglio 2025, ha completato l'aggiornamento a Odoo 18 con l'invio diretto delle fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio e l'implementazione del modulo Firma Digitale.
I risultati
Work In Progress 2014 è passata da un sistema fonte di errori sistematici a una piattaforma che li elimina completamente. Il management dispone ora di accesso in tempo reale al conto economico, allo stato dei pagamenti e all'elenco dei clienti inadempienti. La riconciliazione bancaria è diventata rapida e precisa. L'automazione delle fatture e l'integrazione con il software privacy hanno insieme azzerato decine di minuti di lavoro manuale per documento, liberando il team da attività ripetitive per concentrarsi su ciò che genera valore.
Il team, distribuito tra due sedi, coordina ora le attività con efficacia. Oggi, l'azienda sta valutando l'implementazione dei moduli CRM e Progetti per supportare la prossima fase di crescita.
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