Ubicación: Guadalajara, México
Industria: Telecomunicaciones
Aplicaciones implementadas: Compras e Inventario
Número de usuarios: 30+
Número de empleados: 1,000+
Tipo de alojamiento: SH
En la industria de las telecomunicaciones, gestionar la cadena de suministro y los trabajos de campo de forma eficiente es fundamental. Para QiORA Conecta, una empresa con más de 15 años de experiencia, más de mil empleados y que ya usaba Odoo, el crecimiento constante exigió reducir la dependencia de procesos manuales, estandarizar la operación y resolver inconsistencias en sus datos . Descubre cómo QiORA logró cambiar por completo su forma de operar y permitió que Odoo se convirtiera en el núcleo de sus procesos.
De la dispersión de datos a la confianza operativa
QiORA Conecta es una empresa mexicana con más de 15 años de experiencia que tiene dos ramas principales de negocio. La primera es la prestación de servicios B2B para grandes empresas del sector. También se dedican al despliegue e instalación de fibra óptica e internet en localidades donde no hay cobertura a lo largo de la república mexicana.
Antes de reestructurar sus procesos internos, QiORA se enfrentaba a retos comunes en una empresa que crece de forma rápida y dinámica:
Información fragmentada: La operación dependía de hojas de cálculo independientes. Cada departamento tenía su propia información y procesos que no se comunicaban y terminaban fragmentando más la operación.
Inconsistencias en el catálogo del producto: Existían diferencias de nomenclatura de almacenes, números de producto, códigos duplicados e información dispersa. Esto dificultaba la operación de una empresa que necesita tener la información de sus productos y de los activos que presta a sus empleados actualizada en todo momento.
Validaciones manuales: La falta de certeza en la información obligaba al equipo de QiORA Conecta a realizar conteos físicos constantes y revisiones externas.
Para solucionar todos estos problemas, el equipo de QiORA Conecta ya había decidido buscar un ERP: Odoo. Sin embargo, cuando Dorian López, Coordinador de Planeación y Compras y Líder de Inteligencia Operativa , llegó a la empresa, los colaboradores seguían dependiendo de procesos manuales y no confiaban en la información que les daba este nuevo sistema.
Fue entonces cuando Dorian decidió comenzar a trabajar en una verdadera implementación de un ERP. Sabía que la solución no era un cambio de sistema, lo que la empresa necesitaba era una transformación y estandarización de procesos.
Para llevar esta transformación a la operación diaria, Dorian trabajó de la mano con Jenifer Gonzalez, Analista de planeación y compras, quien participó activamente en la implementación y adopción de los nuevos procesos. Su conocimiento de la operación permitió identificar necesidades de los usuarios, dar seguimiento a los cambios y apoyar en la estandarización y uso de Odoo dentro de la organización.
" Cambiar de sistema habría significado trasladar los mismos problemas a otra plataforma. Decidimos apostar por arreglar los procesos de raíz y aprovechar la flexibilidad que nos ofrecía Odoo. "
Estandarización, capacitación e integración
Para lograr la adopción efectiva del sistema, Dorian formuló un plan integral de reorganización y aprovechó las herramientas de la plataforma:
Limpieza y gobierno de datos
Se rediseñó el catálogo de artículos, se agregaron categorías y subcategorías, unidades de medida y reglas claras para la nomenclatura. Esto permitió estandarizar las operaciones de ventas, inventario y compras. Al corregir los datos de sus productos, la información en Odoo se volvió más confiable de inmediato.
Formación continua sin barreras
El problema de QiORA Conecta no era la falta de tecnología, era la falta de adopción de la misma. Para superar la resistencia natural al cambio, Dorian usó la aplicación Documentos para implementar una biblioteca llena de conocimientos y procesos de la empresa, que pudo apoyar con videos.
Además, con la aplicación Encuestas, pudo evaluar el conocimiento del personal y certificar a los trabajadores que aprendían a usar Odoo.
Había empleados que seguían sin creer que la información que les mostraba Odoo fuera verdad. Dorian se enfocó en depurar los catálogos, actualizar la información y así mejorar la calidad de la información dentro del sistema. Al tener la información correcta, los usuarios poco a poco fueron dejando las hojas de cálculo y empezaron a confiar en la información dentro de Odoo.
Automatización de alertas operativas
Para asegurarse de que la intervención manual fuera mínima, Dorian implementó una serie de una serie de bots que consultan información de Odoo, generan alertas automáticas y automatizan diferentes procesos operativos. Estos bots se conectan mediante API con la herramienta n8n, una plataforma de automatización de flujos de trabajo de código abierto. Con la ayuda de n8n y la API de Odoo, Dorian pudo configurar bots que envían notificaciones constantes por correo electrónico y Telegram para:
Identificar inventarios en negativo o errores de inventario y corregirlos al momento.
Notificar las órdenes de compra en tránsito a los trabajadores del almacén.
Dar seguimiento al material que se transporta entre almacenes.
Hacer auditorías en campo sobre el equipo asignado a cada trabajador.
Un ecosistema completamente conectado con bots de apoyo y analítica
Uno de los puntos más interesantes de la operación de QiORA Conecta con Odoo son los bots de Telegram conectados a Odoo mediante API para dar soporte a las cuadrillas que trabajan en las calles:
Bot para recursos humanos: Con este bot, el personal de recursos humanos puede dar de alta a nuevos técnicos de fibra óptica. De esta manera, el personal encargado de preparar el equipo técnico sabe bien cuándo llegará un técnico nuevo y podrá dejar todo el material listo.
Bot para la gestión patrimonial: Este equipo que se asigna a todos los técnicos requiere mucho cuidado y es parte de los activos de la empresa. Con la ayuda de la información de Odoo, el bot puede consultar la fecha de asignación, el folio y quién fue el responsable de la entrega del equipo. De esta manera la empresa puede realizar auditorías y pueden cambiar los equipos de protección personal cuando sea necesario.
Bot para la gestión de uniformes: Este bot permite que el equipo de capital humano consulte los movimientos de uniformes y botas. Así pueden verificar la antigüedad de los insumos y determinar cuándo es necesario realizar un cambio.
Además, toda la información de Odoo se conecta con Power BI, lo que permite realizar tableros ejecutivos que brindan una visibilidad precisa de los consumos, proyecciones de abastecimiento y el presupuesto de compras.
Cortesía de QiORA Conecta
Un cambio de cultura empresarial orientado a datos
Más allá de los logros técnicos,la transformación impulsada en la empresa fue el cambio en la dinámica de trabajo de la organización. El personal dejó de lado el ingreso manual de datos y hoy en día puede confiar en que las decisiones que toman están respaldadas por datos reales y correctos.
" Odoo no fue el destino, fue el punto de partida para la evolución. "
Hoy en día, QiORA Conecta cuenta con una estructura operativa sólida en la que Odoo se ha consolidado como el núcleo transaccional de gran parte de la operación . Pueden tener una mayor trazabilidad y control de su inventario y han logrado crear un ecosistema tecnológico que les da una visibilidad y seguridad que los procesos manuales jamás les hubieran podido dar.
