¿Cansado de registrar manualmente cada gasto de empresa para gestionar los reembolsos y la contabilidad? ¿Harto de las infinitas aprobaciones y controles cada vez que un empleado incurre un gasto? Odoo, Mastercard y Stripe han estado trabajando muy duro para ofrecer una funcionalidad única: una tarjeta de gastos disponible en la plataforma de Odoo en Europa. Esta herramienta hará que la gestión de gastos sea mucho más sencilla y segura, gracias a una mayor automatización y conciliación.

Revolucionando la manera en la que las empresas gestionan sus gastos 

Gestionar los gastos generalmente implica que la empresa debe establecer un sistema para controlar los gastos de los empleados, procesar los reembolsos cuando corresponda y llevar el registro de todas esas operaciones a efectos contables. 

A menudo, la empresa también tiene que gestionar la administración de las políticas y de los recursos asignados (software y tarjetas físicas), limitándose a definir importes máximos de gasto. Por otro lado, los empleados deben utilizar la tarjeta proporcionada siguiendo unas pautas estrictas o, de forma alternativa, registrar cada gasto manualmente para poder solicitar un reembolso. Por último, el contable debe conciliar todas las operaciones al realizar el registro contable, sin disponer de visibilidad en tiempo real. Esto suele dar lugar a errores, frustración entre los usuarios, un mayor riesgo de fraude y una pérdida de tiempo que podría evitarse y destinarse a tareas con fines más estratégicos.

¿Te imaginas poder simplificar y automatizar la manera en la que supervisas los gastos de los empleados? Eso es precisamente en lo que Odoo, Mastercard y Stripe han estado trabajando sin descanso durante los últimos meses: ofrecer una tarjeta de gastos, tanto virtual como física, que permita una mayor automatización y control. 

Esta funcionalidad, por ahora, solo está disponible para empresas europeas, pero lo estará muy pronto en los Estados Unidos.

¿Cómo funciona la tarjeta de gastos? 

A partir de ahora, los clientes de Odoo pueden configurar tarjetas de gastos para sus usuarios. El objetivo es simple: emitir una tarjeta de gastos para el empleado, cuyo uso quede automáticamente vinculado a la aplicación Gastos de Odoo a través de Stripe Issuing.

Ya no es necesario pagar por adelantado ni solicitar reembolsos. Tampoco gestionar una carga administrativa adicional. Todo lo que tienes que hacer es configurar y asignar tu tarjeta de gastos, y Odoo, Mastercard y Stripe se encargan del resto.

Usar la funcionalidad de la tarjeta de gastos proporciona numerosas ventajas tanto para la empresa, como para el empleado y el departamento de contabilidad: 

• Para la empresa: con solo unos clics se puede configurar una tarjeta según categorías de comercio específicas, países, franjas horarias y límites de gasto. Las tarjetas virtuales están disponibles al instante para que los empleados puedan utilizarlas, sin necesidad de tener que esperar a que llegue la tarjeta física y tener que activarla. La empresa obtiene un control más preciso y en tiempo real de los gastos, así como una visión general más clara y completa de las operaciones. Además, se refuerza la seguridad y se optimizan los flujos de aprobación asociados a la gestión de gastos.

• Para el empleado: ya no es necesario introducir manualmente el gasto, pues este está vinculado a la tarjeta y se crea automáticamente en la aplicación de Odoo. Lo único que queda por hacer es subir el justificante mediante la herramienta integrada de captura automática. ¡Y eso es todo! Esta funcionalidad ofrece una experiencia más cómoda y sencilla para los empleados que realizan gastos empresariales.

• Para el departamento de contabilidad: todas las transacciones se concilian automáticamente, lo que hace que el trabajo del contable sea más sencillo. La funcionalidad de la tarjeta de gastos está integrada en las aplicaciones Gastos y Contabilidad, lo que garantiza un flujo de trabajo continuo. 

Buenas prácticas para sacar el máximo partido a la tarjeta de gastos

La funcionaidad de tarjeta de gastos se puede configurar en unos pocos pasos y resulta muy fácil de utilizar:

Crea una cuenta de Stripe Connect: activa la funcionalidad «tarjeta de gastos» y crea una cuenta de Stripe Connect. Stripe revisa y valida el cuestionario  «Know Your Customer» (KYC) en las siguientes 24 horas.

Recarga tu monedero: envía fondos a tu Stripe Issuing Balance (el saldo utilizado para financiar las tarjetas de gastos) mediante el botón de recarga disponible en el diario contable de Stripe. Todas las tarjetas (virtuales y físicas) utilizan este mismo saldo.

Crea una tarjeta de gastos: el siguiente paso es crear una tarjeta de gastos para un empleado o departamento y configurar las categorías de comercio, los límites de gasto y las franjas horarias de uso.

Uso de la tarjeta de gastos: el empleado simplemente utiliza la tarjeta de gastos para sus compras, según la configuración preestablecida de la tarjeta. De hecho, el empleado no podrá utilizar la tarjeta para gastos que superen el importe máximo por transacción o por período definido, ni para compras que no estén permitidas en las categorías de comercio. Después de usar la tarjeta, se solicitará al empleado que suba inmediatamente el ticket a Odoo. 

Automatización de la transferencia de datos: cada vez que se usa la tarjeta, se crea automáticamente un gasto y una transacción. Una vez aprobados, todo se concilia de forma directa, lo que facilita el trabajo del empleador, del contable y del empleado. Incluso las transacciones rechazadas se registran, lo que ofrece una visión completa de toda la actividad de la tarjeta virtual. 

Bloqueo o suspensión de la tarjeta de gastos: con un solo clic es posible bloquear la tarjeta permanentemente o congelarla durante un período de tiempo específico. 

¿Quieres saber más sobre esta nueva funcionalidad de tarjeta de gastos dentro del sistema de gestión de Odoo?

Contacta con nosotros para obtener más información sobre la tarjeta de gastos disponible en la aplicación Gastos de Odoo. Nuestro equipo de expertos está a tu disposición para resolver cualquier duda yofrecerte una demostración de esta funcionalidad.

Por ahora, échale un vistazo a esta demo sobre la nueva funcionalidad.