Reportes de gastos¶
Una vez que los gastos estén listos su envío (por ejemplo, al final de un viaje de negocios o una vez al mes), debes crear un reporte de gastos. Abre el tablero principal de la aplicación Gastos que mostrará el tablero Mis gastos de forma predeterminada o ve a .
Todos los gastos tienen un código de color según su estado. Los gastos con el estado Por reportar (es decir, los gastos que aún debes agregar a un reporte de gastos) aparecen en azul, mientras que el resto de los estados (Por enviar, Enviado y Aprobado) aparecen en negro.
Crear reportes de gastos¶
Primero, selecciona la casilla de cada gasto que quieres agregar al reporte en el tablero Mis gastos.
Nota
Es posible seleccionar cualquier gasto de la lista Mis gastos a excepción de los que están en estado Aprobado.
El botón Crear reporte aparecerá siempre y cuando haya al menos un gasto en la lista con el estado Por reportar o Por enviar.
Al hacer clic en el botón Crear reporte, todos los gastos con estado Por enviar que no están en otro reporte aparecen en el reporte recién creado.
Si todos los gastos del reporte Mis gastos ya están asociados con otro, entonces aparecerá la ventana emergente Operación no válida indicando que no tiene gastos por reportar.
Haz clic en el botón Crear reporte después de seleccionar los gastos.
Truco
Otra forma de agregar todos los gastos que no están en un reporte consiste en hacer clic en el botón Crear reporte sin seleccionar ningún gasto. Odoo seleccionará de forma automática todos los gastos con estado Por enviar que no están en un reporte.
El nuevo reporte carga todos los gastos en la pestaña Gasto. Si un gasto tiene un recibo adjunto, el icono (clip) aparecerá en la línea del gasto.
Al crear el reporte, el rango de fechas de los gastos aparece como el resumen del reporte de gastos de forma predeterminada. Es recomendable que edites este campo y agregues un breve resumen para cada reporte y así mantener los gastos organizados. Escribe una descripción para el reporte, como Viaje con cliente a Nueva York o Artículos de oficina para presentación, en el campo Resumen del reporte de gastos.
Los campos Empleado, Pagado por y Empresa se completan con la información de cada gasto.
Nota
El campo Empresa solo aparece en las bases de datos multiempresa.
Luego, elige un gerente con el menú desplegable para asignar a quien revisará el reporte. Si lo necesitas, actualiza el campo Diario con el menú desplegable.
Si faltan algunos gastos en el reporte podrá agregarlos desde este formulario. Para ello, haga clic en Agregar una línea en la parte inferior de la pestaña Gastos.
La ventana emergente Agregar: Líneas de gastos aparecerá y mostrará todos los gastos disponibles (con estado Por enviar) que puedes agregar al reporte. Si necesitas agregar un gasto que no aparece en la lista, haz clic en Nuevo para crear un nuevo gasto y agregarlo al reporte.
Selecciona la casilla junto a cada gasto a agregar y luego haz clic en Seleccionar. Esa acción cierra la ventana emergente y hace que los elementos aparezcan en el reporte.
Truco
Puedes crear reportes de gastos de dos formas:
Ve al tablero principal de la (al que también puedes entrar desde ) y haz clic en Crear reporte.
Ve a y haz clic en Nuevo.
Enviar reportes de gastos¶
Una vez que el reporte de gastos está completo, el siguiente paso es enviárselo a un gerente para que lo apruebe. Vaya a para ver todos los reportes y abra el reporte correspondiente desde la lista que aparece.
Nota
Es necesario que envíe los reportes de forma individual, no es posible hacerlo por lotes.
Si la lista es muy larga, agrupar los resultados por estado podría ser útil porque solo necesitas enviar los reportes en el estado Por enviar y no los que están en estado Aprobado o Enviado. Identificas los gastos Por enviar por su estado y porque aparecen en azul, mientras que los demás aparecen en negro.
Haz clic en un reporte para abrirlo y luego haz clic en Enviar al gerente. Después de enviar un reporte, la gerencia lo revisa y lo aprueba.
Nota
El estado de cada reporte aparece en la columna Estado. Si esta columna está oculta, haga clic en el icono (opciones adicionales) que se ubica al final de la fila y seleccione la casilla junto a Estado en el menú desplegable.
Importante
Solo los usuarios con los permisos de acceso adecuados pueden aprobar, registrar y reembolsar gastos.