向客戶重新開立開支發票

為客戶執行專案工作期間,員工不時需要先自掏腰包,支付與專案相關的各種費用及開支。

舉例,員工為客戶提供上門服務時,可能需要動用自己的錢,先墊支酒店住宿費用。以公司的角度而言,這筆費用應該向客戶重新開立發票。有了 Odoo 系統,各項與專案相關的開支及費用,都可快速向客戶重新開立發票。

開支應用程式

要使用向客戶重新開立開支發票的功能, 必須 先安裝 開支 應用程式。

要安裝 開支 應用程式,請前往 Odoo 主Dashboard ‣ 應用程式,然後在 開支 應用程式區塊上,按一下 安裝。按下後,Odoo 會安裝該應用程式,重新載入頁面,並返回 Odoo 主Dashboard。

將開支/費用加入至銷售訂單

首先,在 銷售 應用程式中確認銷售訂單,這類訂單可加入重新開立發票的開支。或者,你可從頭開始建立新的銷售訂單。要執行此操作,請前往 銷售應用程式 ‣ 新增,系統會顯示一張空白的報價單。

之後,加入 客戶,並按下 加入產品,將產品加入至 訂單資料行 分頁。然後,從下拉式選單中選擇產品。

最後,按一下 確認 以確認銷售訂單。

這是已確認的銷售訂單在 Odoo 銷售應用程式中的外觀。

銷售訂單確認後,就要建立開支了。

要執行此操作,請前往 Odoo 主Dashboard ‣ 開支,並導航至 開支 應用程式。

之後,在 開支 Dashboard中,按一下 新增,以顯示一張空白的開支表單。

Odoo 開支應用程式中的空白開支表單。

在開支表單加入 描述,讓你日後可輕易查找這是甚麼費用。

然後,在 類別 欄位中,從下拉式選單選擇以下其中一個選項:

  • 通訊:與專案項目或訂單相關、任何形式的溝通。

  • 其他:不屬於任何其他類別的開支。

  • 餐飲:與專案項目或訂單相關、任何形式的餐飲/餐膳開支。

  • 禮品:與專案項目/訂單相關、任何形式的禮物開支。

  • 里程:與專案項目或訂單相關、任何形式的行程里程(例如汽油)成本。

  • 旅遊及住宿:與專案項目或訂單相關、任何旅程或住宿的費用。

小訣竅

你可在開支表單建立新的開支類別,方法是按一下 類別 欄位的下拉式選單,選擇 查看全部,然後在 搜尋:類別 彈出視窗中,按一下 新增

Odoo 開支應用程式中,空白開支表單的「搜尋:類別」開支彈出視窗。

在此範例流程中(要為酒店短暫住宿費用,向客戶重新開立發票),此例子的 類別 應 為 [TRANS & ACC] 旅遊及住宿

備註

下列範例需要 銷售會計開支 應用程式,以檢視/修改工作流程中提及的所有欄位。

類別 欄位下方的 總計 欄位中,輸入要報銷的開支金額。

之後,設定 總計 金額是否 連稅。如果 包括的稅項 欄位中選擇了預先配置的稅額,Odoo 會根據 總計 欄位中輸入的金額,自動計算稅款金額。

之後,選擇負責該項開支的 員工,並在 付款者 欄位中選擇一個選項:員工(待發還)公司

在這種情況下,我們的員工用了自己的錢支付酒店費用,因此應選擇 員工(待發還) 選項。

在開支表單右方,你可選擇加入 賬單參考。在該處下方,也可使用自動填入的 開支日期賬戶 欄位。

備註

如有需要,可修改 開支日期賬戶 欄位。

之後,在 要重新開立發票的客戶 欄位中,按一下空白欄位,以顯示下拉式選單。在此下拉式選單中,選擇此項開支/費用應附加至的適當銷售訂單。要向客戶重新開立開支發票, 必須 填寫此欄位。

最後,可以選擇修改 分析分佈公司 欄位。向客戶重新開立開支發票時,這些欄位 並非 必須填寫,但可以根據需要進行修改。

此外,在開支表格底部,有一個 備註⋯ 部份。如有需要,可在該處加入與此項費用相關的任何註釋。

Odoo 開支應用程式中填寫的開支費用表格。

在開支表單頂部,有 附加收據建立報表分拆開支 等按鈕。

如果開支應附有實體或數碼收據,請按一下 附加收據

如果需要分拆此費用的成本,請按一下 分拆開支。使用此功能的原因可以有很多(與其他員工分擔費用、適應不同的稅率等)。

如果這兩個選項都不需要,請按一下 建立報告,以鎖定剛剛配置的開支報告。

這樣做會顯示新費用的 開支報告摘要

Odoo 開支應用程式中的開支報告摘要。

在此處,確認與費用相關的詳細資訊後,按一下 提交給經理。這會將開支報告傳送給審批經理,讓他審核費用。

負責審核和批准費用的經理,將會檢查與費用相關的詳細資料。如果沒有問題,他們將會按下 批准 按鈕。該按鈕 只會 員工提交給經理的 開支報告摘要 檢視畫面中出現。

經理將透過「批准」按鈕批准的開支報告摘要。

如果獲得批准,開支報告摘要 頂部的按鈕會再次變更。此時,開支報告摘要 頂部的按鈕會是:過賬日記賬記項下期工資單才報告拒絕重設為草稿

開支報告摘要,表格頂部有過賬日記賬記項按鈕。

若經理滿意 開支報告摘要,會按下 過賬日記賬記項

按下 過賬日記賬記項 後,該按鈕會消失,而 開支 分頁中的 分析分配 欄位,將會填入最初為 要重新開立發票的客戶 欄位中的開支配置的銷售訂單。

為開支重新開立發票

完成這些步驟後,就可以返回銷售訂單,以完成向客戶重新開立開支發票了。

要執行此操作,請前往 Odoo 主Dashboard ‣ 銷售應用程式,然後選擇應為開支重新開立發票的相應銷售訂單。

在銷售表單上,新配置的費用現在會位於 訂單資料行 分頁內,並已填寫了 已交付 直欄,準備好開立發票。

已配置開支的銷售訂單,已準備好在「訂單資料行」分頁中開立發票。

確認費用詳情後,按一下銷售訂單頂部的 建立發票。按下時,會出現 建立發票 彈出視窗。

按下「建立發票」時會出現「建立發票」彈出視窗。

在此彈出視窗中,將 建立發票 欄位保留為預設的 一般發票 選項,然後按一下 建立草稿發票

這樣做會顯示 客戶發票草稿,並 只會發票資料行 分頁內顯示費用。

客戶發票草稿,其中費用位於表單的發票資料行分頁中。

如果與費用相關的所有資訊均正確,請按一下 確認 以確認發票。這樣做會將發票的狀態,由 草稿 變更為 已過賬

若要將發票傳送給客戶,請按一下 傳送並列印。這樣做會顯示一個 傳送 彈出視窗,其中包含預先配置的訊息,以及在訊息正文中包括 PDF 發票。如有需要,你可核實和修改訊息內容。

準備好後,按一下 傳送並列印,將發票傳送給客戶。按下後,彈出視窗會消失,而 Odoo 會將訊息/發票發送給客戶。此外,系統也會自動下載 PDF 格式的發票,供保存記錄及/或列印之用。

客戶發票 上,當客戶支付發票費用時,請按一下 登記付款 按鈕。

客戶發票上有可供點按的登記付款按鈕

按下 登記付款 時,會出現 登記付款 彈出視窗。在此彈出視窗中,必要的欄位會自動填入正確的資訊。檢查資訊後,請按一下 建立付款

Odoo 銷售應用程式中,客戶發票上的登記付款彈出視窗。

按下 建立付款 後,彈出視窗會消失,發票右上角會出現綠色的 已付款 橫幅,表示發票已全額付款。至此,整個工作流程完成。

Odoo 銷售應用程式中,客戶發票上的登記付款彈出視窗。