Manage vendor Bills

Додаток Закупівлі дозволяє вам керувати замовленнями на покупку, вхідними товарами та рахунками постачальників у єдиному місці.

Якщо ви хочете налаштувати процес контролю над рахунками постачальника, перше, що вам потрібно зробити - це мати дані про купівлю в Odoo. Знання того, що було придбано та отримано, є першим кроком до розуміння процесів управління купівлею.

Ось стандартний робочий процес в Odoo:

  1. Ви починаєте із Запиту на комерційну пропозицію (ЗНКП), щоб надіслати її вашим продавцям.

  2. Після того, як постачальник прийняв ЗНКП, підтвердіть ЗНКП в Замовленні на купівлю (ЗНК).

  3. Підтвердження ЗНК створює Вхідну відправку, якщо ви придбали будь-які запаковані товари.

  4. Отримавши Рахунок постачальника, підтвердіть рахунок за допомогою товарів, отриманих на попередньому кроці, щоб забезпечити точність.

Цей процес може виконуватися трьома різними людьми всередині компанії або лише однією особою.

Налаштування

Встановлення додатків Купівлі та Складу

З модуля Додатки, знайдіть модуль Купівлі та встановіть його. Через певні залежності, встановлення Купівлі автоматично встановить модулі Склад та Бухоблік.

Створення товарів

Створення товарів в Odoo має важливе значення для швидкої та ефективної купівлі в Odoo. Просто перейдіть до підменю Товари в розділі Купівлі та натисніть Створити.

../../../../../_images/manage01.png

Під час створення товару, зверніть увагу на поле Тип товару, оскільки це важливо:

  • Товари, які встановлюються як Зберігаються на складі або Витратні, дозволять вам стежити за рівнями їх запасу. Ці параметри передбачають управління запасами та дозволять отримувати такі види продукції.

  • І навпаки, товари, які встановлюються як Послуга або Цифровий товар, не будуть означати управління складом, просто через відсутність складу для управління. Ви не зможете отримувати товари під будь-яким із цих позначень.

Порада

Рекомендується створити товар Різне для всіх купівель, які відбуваються нечасто і не потребують оцінки запасів або управління. Якщо ви створюєте такий товар, рекомендується встановити тип товару Послуга.

Управління рахунками постачальника

Закупівля товарів або послуг

З програми покупки ви можете створювати замовлення на купівлю з такою кількістю товарів, якою вам потрібно. Якщо постачальник надсилає вам підтвердження або комерційну пропозицію для замовлення, ви можете записати номер посиланням на замовлення у полі Референс постачальника. Це дозволить вам легко узгодити замовлення з рахунком постачальника пізніше (оскільки рахунок постачальника, ймовірно, включатиме посилання постачальника)

../../../../../_images/manage02.png

Підтвердіть замовлення на придбання та отримання товарів у додатку Склад.

Прийом товару

Якщо ви придбали будь-які товари, що зберігаються, якими ви керуєте на складі, вам потрібно буде отримати товари з модуля Склад після підтвердження замовлення на купівлю. На Панелі приладів Складу ви побачите кнопку, що безпосередньо посилає вас на переміщення товарів. Ця кнопка окреслена червоним кольором внизу:

../../../../../_images/manage03.png

Навігація цього маршруту переведе вас до списку всіх замовлень, які необхідно отримати.

../../../../../_images/manage04.png

Якщо у вас є багато очікуваних замовлень, застосуйте фільтр за допомогою панелі пошуку вгорі праворуч. За допомогою цієї панелі пошуку ви можете фільтрувати на основі постачальника (партнера), товару або вихідного документа (також відомого як референс вашого замовлення на купівлю). Ви також можете групувати замовлення за різними критеріями в розділі Групувати за. Вибравши елемент із цього списку, відкриється наступний екран, де ви отримаєте товари.

../../../../../_images/manage05.png

Закупівля послуги як товару не запускають замовлення на доставку.

Управління рахунками постачальників

Коли ви отримуєте рахунок постачальника на попередню купівлю, переконайтеся у цьому записі в модулі Купівлі під Меню Контролю. Вам необхідно створити новий рахунок постачальника, навіть, якщо ви вже зареєстрували замовлення на купівлю.

../../../../../_images/manage06.png

Перше, що вам потрібно буде зробити при створенні рахунка постачальника - це вибрати відповідного постачальника, оскільки це також дозволить отримати будь-яку пов’язану інформацію з бухгалтерського обліку чи прайс-листа. Звідти ви можете вказати одне або кілька замовлень на купівлю, щоби заповнити рахунок постачальника. Коли ви вибираєте зі списку Замовлення на купівлю, Odoo витягає будь-які не виставлені в рахунку товари, пов’язані з цим Замовленням, та автоматично заповнить цю інформацію нижче. Якщо вам важко знайти відповідний рахунок постачальника, ви можете здійснити пошук у списку, ввівши довідковий номер постачальника або внутрішній номер замовлення на купівлю.

../../../../../_images/manage07.png

Поки рахунок-фактура знаходиться у стані чернетки, ви можете вносити будь-які необхідні зміни (тобто видаляти або додавати рядки товару, змінювати кількість та змінювати ціни).

Примітка

Ваш постачальник може надіслати вам кілька рахунків за те саме замовлення на купівлю, якщо:

  1. Ваш постачальник знаходиться у зворотному порядку і надсилає вам рахунки-фактури, коли вони відправляють товари.

  2. Ваш постачальник надсилає вам частковий рахунок або запит на депозит.

Щоразу, коли ви записуєте новий рахунок постачальника, Odoo буде автоматично заповнювати кількість товару на основі того, що було отримано від постачальника. Якщо це значення показує нуль, це означає, що ви ще не отримали цей товар, і просто слугує нагадуванням, що товар не знаходиться «на руках», і вам, можливо, доведеться додатково розбиратися в цьому. У будь-який момент часу, перш ніж перевіряти рахунок постачальника, ви можете перевизначити цю нульову кількість.

Відповідність рахунка постачальника

Що робити, якщо рахунок вашого постачальника не відповідає тому, що ви отримали

Якщо рахунок, який ви отримуєте від постачальника, містить кількість, що не відповідає кількості, автоматично заповненій Odoo, це може бути пов’язано з кількома причинами:

  • Постачальник неправильно вказує товари та/або послуги, які ви не замовляли.

  • Постачальник виставляє рахунки за товари, які ви, можливо, ще не отримали, оскільки контроль за рахунками-фактурами може базуватися на замовлених або отриманих кількостях.

  • Постачальник не виставляв вам рахунки за раніше придбані товари.

У цих випадках рекомендується перевірити, чи є рахунок та будь-яке пов’язане замовлення на купівлю з постачальником правильним, і ви розумієте, що ви замовили та що ви вже отримали.

Якщо ви не можете знайти замовлення на купівлю, пов’язане з рахунком постачальника, це може бути пов’язано з однією з кількох причин.

  • Постачальник уже виставляв рахунок за це замовлення на купівлю; тому він не з’явиться у виборі.

  • Хтось у компанії забув записати замовлення на купівлю для цього постачальника.

  • Постачальник стягує плату з вас за те, що ви не замовляли.

Яким чином регулюється кількість товару

За замовчуванням послуги керуються на основі замовлених кількостей, а запаси та витратні матеріали управляються на основі отриманих кількостей.

Якщо вам потрібно керувати товарами на основі замовлених кількостей та отриманими кількостями, вам потрібно буде належати до групи Менеджер купівлі. Попросіть системного адміністратора увімкнути цей доступ у Налаштування ‣ Користувачі ‣ Користувачі ‣ Права доступу. Коли ви належатимете до правильної групи, виберіть товар, який ви хочете змінити, і ви побачите нове поле, яке відображатиметься під назвою Контроль рахунків закупівлі.

../../../../../_images/manage08.png

Потім ви можете змінити метод керування за замовчуванням для вибраного товару на основі:

  • Замовлені кількості

  • або отримані величини

Групова оплата

Створюючи рахунок постачальника та вибираючи відповідне замовлення на купівлю, ви можете продовжувати вибирати додаткові замовлення на купівлю. Odoo додасть додаткові елементи рядка з вибраних замовлень на купівлю. Якщо ви не видалили попередні елементи з першого замовлення на купівлю, рахунок буде пов’язаний з усіма відповідними замовленнями на купівлю.