Overzicht van de factureringsprocessen¶
Afhankelijk van de zaak en de applicatie die u gebruikt zijn er verschillende manieren om het facturatieproces te automatiseren naar klanten. Meestal worden concept facturen aangemaakt door het systeem (met informatie komende van andere documenten zoals verkooporders of contracten) en moet de boekhouder enkel de concept facturen valideren en de facturen in batchen uitzenden (via reguliere mail of e-mail).
Afhankelijk van uw zaak kan u kiezen voor één van de volgende manieren om conceptfacturen te maken:
Verkoop¶
Verkooporder ‣ Factuur¶
In de meeste bedrijven maken verkopers offertes die vervolgens verkooporders worden wanneer ze gevalideerd worden. Vervolgens worden conceptfacturen aangemaakt gebaseerd op de verkooporders. U heeft verschillende opties zoals:
Invoice manually: use a button on the sale order to trigger the draft invoice
Invoice before delivery: invoice the full order before triggering the delivery order
Factuur gebaseerd op lever order: zie volgende sectie
Factureren voor levering wordt meestal gebruikt door de e-commerce applicatie wanneer de klant het order betaald en wij hierna leveren. (pre-paid)
For most other use cases, it’s recommended to invoice manually. It allows the salesperson to trigger the invoice on demand with options: invoice the whole order, invoice a percentage (advance), invoice some lines, invoice a fixed advance.
Het proces is goed voor beide diensten en fysieke producten.
Sales Order ‣ Delivery Order ‣ Invoice¶
Retailers and eCommerce usually invoice based on delivery orders, instead of sales order. This approach is suitable for businesses where the quantities you deliver may differs from the ordered quantities: foods (invoice based on actual Kg).
Op deze manier, indien u een deel van een order levert, factureert u enkel wat echt geleverd is. Indien u backorders doet (deels leveren en de rest later), zal de klant twee facturen ontvangen, één voor elke leveringsorder.
eCommerce Order ‣ Factuur¶
Een e-commerce order doet ook het aanmaken van het order afgaan wanneer deze volledig betaald is. Indien u toestaat dat Orders betaald worden via cheque of overschrijving zal Odoo enkel een order aanmaken en wordt de factuur aangemaakt wanneer de betaling ontvangen is.
Contracten¶
Reguliere contracten ‣ Facturen¶
If you use contracts, you can trigger invoice based on time and material spent, expenses or fixed lines of services/products. Every month, the salesperson will trigger invoice based on activities on the contract.
Activiteiten kunnen zijn:
fixed products/services, coming from a sale order linked to this contract
aangekochte materialen (die u her-factureert)
time and material based on timesheets or purchases (subcontracting)
kosten zoals reizen en verblijf die u door factureert naar de klant
You can invoice at the end of the contract or trigger intermediate invoices. This approach is used by services companies that invoice mostly based on time and material. For services companies that invoice on fix price, they use a regular sales order.
Herhalende contracten ‣ Facturen¶
Voor abonnementen wordt er automatisch, periodiek, een factuur aangemaakt. De frequentie van het factuur en de diensten/producten die gefactureerd worden zijn gedefinieerd op het contract.
Andere¶
Manueel een factuur aanmaken¶
Gebruikers kunnen ook manueel facturen of orders aanmaken zonder contracten te gebruiken. Het is een aanbevolen aanpak indien u niet het beheerproces moet beheren (offertes), of de levering van de producten of diensten.
Zelfs als u het factuur genereert van een verkooporder moet u mogelijk nog manueel factureren aanmaken in uitzonderlijke situaties:
Indien u een terugbetaling moet aanmaken
Indien u een korting moet geven
Indien u een aangemaakte factuur moet wijzigen vanuit een verkooporder
Indien u iets moet factureren dat niet gerelateerd is met de hoofdzaken
Specifieke modules¶
Sommige specifieke modules kunnen ook concept facturen aanmaken:
lidmaatschap: Factuur uw leden elk jaar
repairs: invoice your after-sale services